П р а к т и ч е с к о е з а н я т и е 3

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Цель работы. Изучить правила оформления, структуру, состав реквизитов различных видов писем. Приобрести практические навыки составления основных видов писем.

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является служебное письмо.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста ( почтой, телеграфом, факсом, электронной почтой и др.).

Структура служебного письма

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т.е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются, письма , не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекты необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма – это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы ) , послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

К служебному письму предъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТ Р 6.30-2003. Для писем установлен специальный бланк – бланк письма. Письма подписываются руководителем организации, или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, или руководителем того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи.

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации или товарный знак;

4. код организации;

5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6. идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7. код формы документа;

8. наименование организации;

9. справочные данные об организации;

10. дата документа;

11. регистрационный номер документа;

12. ссылка на регистрационный номер и дату документа ( в письмах-ответах);

13. адресат;

14. заголовок к тексту;

15. текст документа;

16. отметка о наличии приложения ( в сопроводительных письмах);

17. подпись;

18. гриф согласовании документа;

19. визы согласования документа;

20. оттиск печати;

21. отметка об исполнителе;

22. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

23. отметка о поступлении документа в организацию;

24. идентификатор электронной копии документа.

При поступлении письма добавляются реквизиты:

25. резолюция;

26. отметка о контроле.

При печатании реквизитов документов используют восемь положений табулятора. Восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведется от границы левого поля листа:

0 1 2 3 4 5 6 7

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5уд. 16уд. 24уд. 32уд 40уд. 48уд. 56уд.

Реквизиты в письме располагаются следующим образом:

0-е положение табулятора (граница левого роля 20мм);

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• дата письма;

• ссылка на регистрационный номер и дату письма;

• заголовок к тексту ;

• текст (кроме начала абзацев);

• отметка о наличии приложения;

• наименование должности в реквизите «подпись»;

• отметка об исполнителе;

1-е положение табулятора (пять ударов от границы левого поля):

• начало абзацев в тексте ( в том числе и нумерованных);

2-е положение табулятора ( 16 ударов от границы левого поля):

• регистрационный номер письма;

3-е положение табулятора ( 24 удара от границы левого поля):

• используют при составлении таблиц;

4-е положение табулятора ( 32 удара от границы левого поля):

• адресат;

6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля):

• расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля);

• код организации;

• код формы документа.

Макет служебного письма приведен на рисунке 3.

Разновидности служебных писем

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов не имеющих адресной части.

Сопроводительные письма составляют для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

В сопроводительном письме всегда есть такие стандартные выражения: направляем, посылаем, высылаем.

Пример:

Направляем перечень необходимых хозяйственных материалов для подготовки школы к новому учебному году.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Направляем копию протокола технического совещания по вопросу……………………………………………………………………………………….

а также …………………………………………………………………………………..

Просим указанные документы подписать, заверить печатью и один экземпляр направить в наш адрес.

Письмо-просьба

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг и товаров, необходимых организации-автору. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы и изложение самой просьбы, ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству. Просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас сообщить…».

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления.

Уважаемый ______________________

Имя , отчество

применяется практически во всех письмах-просьбах.

Пример:

О посылке каталогов

Прошу выслать в наш адрес по одному экземпляру Ваших иллюстрированных каталогов токарно-карусельных станков, рекламированных Вами в журнале «Новая техника».

Оплата гарантируется/

--------------------------------------------------------------------------------------------------

О посылке документации

Просим выслать необходимую нам документацию: инструкции по эксплуатации, инструкцию по разборке-сборке, требующихся для досборки машин на месте.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Письмо-приглашение

Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста.

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях, конференциях и т.д. обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается со слов «Уважаемый…», «Глубокоуважаемый…».

Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию.

В тексте используют устойчивые обороты:

Приглашаем Вас на заседание…

Просим принять участие в…

Пример:

Уважаемый Афанасий Степанович!

18 Апреля 2000 года в 11.30 местного времени Рослезхоз проводит селекторное совещание по вопросу о ситуации с лесными пожарами и лесонарушениями в лесах Российской Федерации.

Совещание состоится в селекторном зале междугородной телефонной станции по адресу: ул. Орджоникидзе, 18.

Прошу принять участие в работе совещания.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Письмо – запрос

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и другие нормативные акты., организационно-правовые документы, прежние письма, указания вышестоящих органов, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

Письмо-запрос обычно состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата.

Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

Пример:

В связи с возникшей необходимостью дополнительного снабжения предприятий …………………….., просим срочно сообщить, имеется ли у Вас возможность принять дополнительный заказ на изготовление и поставку нашему управлению в III и !V кварталах 1990 г. 100 т лаков.

Ожидаем Вашего ответа в течение 10 дней.

Приложение: Упомянутое на 5 л. в 2 экз.