Письмо-ответ

Письмо-ответ служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении письма-ответа должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от___________№_____...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизита бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, поэтому письмо-отказ следует начинать с обоснования отказа: «В связи с …». Такое письмо составляется по следующей схеме

• повторение изложения просьбы;

• обоснование причины неудовлетворения просьбы;

• констатация отклонения предложения.

Ни один из пунктов письма не должен остаться без ответа. В противном случае письмо должно включать указание на следующее письмо, посвященное данному аспекту, которое будет отправлено впоследствии.

Например:

Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость в фирме… рассмотрено дирекцией компании…

В соответствии с законом…Ваша продукция включена (не включена) в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость.

Учитывая изложенное, Ваша просьба может быть (не может быть) удовлетворена.

Письмо- предложение

Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организаторе-авторе.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Пример:

Ростовский государственный медицинский университет на протяжении 60 лет является кузницей врачебных кадров для города Ростова-на-Дону и Ростовской области.

Однако в последнее десятилетие в связи с дефицитом бюджетного финансирования и несовершенством законодательной базы резко усилился отток врачебных кадров из районов Ростовской области.

В этой связи на Ваше усмотрение предлагается соглашение о взаимодействии администрации Ростовской области и Ростовского государственного медицинского университета, позволяющее улучшить обеспечение лечебно-профилактических учреждений области врачебными кадрами.

Информационное письмо

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. Информационные письма могут содержать приложения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения , занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Например:

Совместным решением коллегии Госстроя России и Президиума ЦК профсоюза признано победителем Муниципальное унитарное предприятие «Спецавтохозяйство». Директору Кравченко В.И. объявлена благодарность.

Благодарю Вас за содействие в проведении Всероссийского конкурса, желаю дальнейших успехов в деле развития жилищно-коммунального хозяйства.

Институтом в декабре 1990 г. планируется проведение научно-практического семинара на тему «Унификация систем документации».

Цель семинара…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

На семинаре предлагается рассмотреть следующие вопросы:……………