Тема 9. Систематизация и хранение документов

9.1. Составление номенклатуры дел

Важной функцией делопроизводственной службы является си­стематизация и хранение документов. Массив исполненной доку­ментации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, ре­шать спорные вопросы, принимать новые решения.

Для текущего и длительного хранения документы комплек­туются в дела. ГОСТ Р 51141-98 определяет дело как «совокуп­ность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». На каждой обложке (папке) помешается заголовок-этикетка типа «Приказы директора колледжа за 2003 г.», «Переписка с организациями о поставке комплектующих» и т. п. Системати­зированный перечень наименований дел, заводимых в органи­зации, с указанием сроков их хранения, называют номенклату­рой дел.

Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на пред­приятии обязательно. Она используется как схема распределе­ния и группировки исполненных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема по­строения справочной картотеки на исполненные документы.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенкла­туру не включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номен­клатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклату­ра дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

В целях унификации группировки документов для организа­ций и предприятий определенной категории существуют при­мерные и типовые номенклатуры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями и слу­жат основой для составления номенклатуры дел организаций и их структурных подразделений.

В небольших организациях, не имеющих структурного деле­ния, составляется одна номенклатура. Ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации со­ставляет делопроизводственная служба. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответствен­ным за документацию структурного подразделения.

По форме, структуре и реквизитам сводная номенклатура дел организации и номенклатура дел ее структурных подразделений аналогичны.

Примерная последовательность расположения разделов в номенклатуре дед может выглядеть следующим образом: канце­лярия, секретарь-референт, производственно-технический от­дел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный, профсоюзная организация и т. д.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких эк­земплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в кан­целярии (у секретаря-референта), второй — используется в ка­честве рабочего экземпляра, третий — находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документу, четвер­тый — в государственном архиве, в который передаются доку­менты данной организации.

После окончания делопроизводственного года сводную но­менклатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформля­ют итоговой записью, в которой указывают количество факти­чески заведенных за год дел по категориям учета и их общее число. О фактическом наличии заведенных за год дел сообща­ется архиву организации. Сводная номенклатура дел организа­ции пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.