- •Содержание
- •Тема 8. Документирование работы с кадрами 100
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов 119
- •Тема 10. Информационные технологии документационного обеспечения управления 128
- •Введение
- •Тема 1. История развития государственной системы делопроизводства
- •1.1. Практика организации делопроизводства и способы фиксирования и передачи информации в государствах Древнего мира
- •1.2. Становление государственной системы делопроизводства в России
- •Тема 2. Нормативно-правовая и методическая база (доу)
- •2.1. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства
- •2.2. Унификация и стандартизация в делопроизводстве
- •Тема 3. Основные понятия и определения (доу)
- •3.1. Управление и информация
- •3.2. Документ и его функции
- •3.3. Классификация деловой документации
- •Тема 4. Управленческая документация: состав и виды документов. Общие требования к их оформлению
- •4.1. Организационно-распорядительные документы и их виды
- •4.2. Размеры бумаги, полей и нумерация документов применяемые в делопроизводстве
- •4.3. Гост р 6.30-2003. Область применения стандарта
- •4.4. Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположение
- •Тема 5. Требования к оформлению реквизитов (орд)
- •5.1. Краткая характеристика реквизитов
- •Бухгалтерия
- •A.С.Николаеву
- •B.И.Петрову
- •Прошу подготовить проект
- •Тема 6. Составление и оформление отдельных видов организационно-распорядительных документов
- •6.1. Оформление организационных документов
- •6.2. Оформление распорядительных документов
- •6.3. Оформление информационно-справочной документации
- •Тема 7. Технология работы с документами
- •7.1. Организационная структура службы делопроизводства
- •7.2. Организация документооборота
- •7.3. Прохождение входящих, исходящих и внутренних документов
- •7.4. Работа с письмами и обращениями граждан
- •7.5. Работа с конфиденциальными документами
- •7.6. Формы и порядок регистрации и индексации документов
- •7.7. Организация справочно-информационной работы
- •7.8. Контроль за исполнением документов
- •Тема 8. Документирование работы с кадрами
- •8.1. Нормативные основы документирования работы с кадрами
- •8.2.Оформление отдельных видов документов по личному составу
- •8.3. Перевод работника на другую работу
- •8.4. Меры взыскания и поощрения
- •8.5. Оформление отпуска
- •8.6. Состав документации, оформляемой при увольнении работника
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов
- •9.1. Составление номенклатуры дел
- •9.2. Формирование и текущее хранение дел
- •9.3. Оперативное хранение документов
- •9.3. Экспертиза ценности документов и подготовка дел к сдаче в архив
- •Тема 10. Информационные технологии документационного обеспечения управления
- •10.1. Классификация технических средств
- •10.2. Средства для составления документов
- •10.3. Персональный компьютер — основной инструмент совершенствования делопроизводства
- •10.4. Системный подход к управлению электронными документами
- •Литература
- •Приложение
Тема 2. Нормативно-правовая и методическая база (доу)
2.1. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.
Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.
Законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, согласно которым многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении установленного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы.
Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности).
В Положении «О федеральной архивной службе России» определены главные задачи архивной службы России (Росархив): «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации... делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации».
Остановимся далее на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса первостепенное значение:
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).
Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.
ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов.
В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) в составе государственных стандартов: ГОСТ 6.38-72 (Основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-образец). В дальнейшем стандарты пересматривались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В 1991 г. ЕГСДОУ и была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления — ГСДОУ.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).
- ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Предшественниками данного стандарта являются ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе, с учетом почти двадцатилетней практики использования, был разработан единый стандарт ГОСТ 6.38-90, который, однако, вследствие значительных социально-экономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро устарел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации — особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только федеральными органами власти, она также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.
- Основные правила работы архивов организаций.
Правила детально освещают ряд делопроизводственных вопросов: требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их в архив, работа с документами в архивах.
- Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
Типовое положение излагает особенности документооборота данной категории документов: регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение.
Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой и некоторых других видах документации.