Подготовка документа к печати
Установка параметров страниц. В меню Файл, пункте Параметры страницы можно вызвать диалоговое окно "Параметры страницы" для настройки размещения страниц на конкретных листах бумаги. Основные установки - левый, правый, верхний и нижний отступы текста от края листа устанавливаются во вкладке Поля (по умолчанию они равны соответственно 3,17 ; 3,17 ; 2,54 и 2,54 см); размер бумаги (по умолчанию А4, т.е. 210х297 мм) и ориентацию текста (книжная или альбомная - соответственно расположение строк вдоль короткой или вдоль длинной стороны листа) - во вкладке Размер бумаги.
Предварительный просмотр документа. Перед печатью документа рекомендуется посмотреть, как будет выглядеть его оформление на листах бумаги. Для этого в меню Файл есть пункт Предварительный просмотр (и соответствующая кнопка на панели Стандартная). В этом режиме Word старается отобразить сразу все страницы документа в уменьшенном масштабе, так, как они будут выглядеть распечатанными на листах. На месте панелей инструментов появляется новая панель "Предварительный просмотр". В этом режиме доступны основные команды форматирования. Выход из режима предварительного просмотра - повторным щелчком по соответствующей кнопке на панели Стандартная или в меню Вид выбрать другой режим отображения страницы.
Печать документа на принтере. Для распечатки всего документа с установками параметров печати по умолчанию проще всего воспользоваться кнопкой Печать на панели Стандартная. Если требуется проверить и установить другие параметры печати, например печатать только отдельные страницы, следует войти в меню Файл, пункт Печать. В появившемся диалоговом окне можно настроится на другой принтер, указать номера печатаемых страниц и количество копий и т.д.
Разбиение текста на колонки
Разбиение текста на колонки (как в газете) применяется для визуального разнообразия текста и преобразования плотного текста в удобочитаемый вид.
Работать с колонками следует в режиме Разметка страницы (меню Вид) - в других режимах разбиение не показывается.
Порядок работы: Войти в меню Формат, пункт Колонки. В появившемся диалоговом окне выбрать количество и вид колонок, затем щелкнуть кнопку ОК.
Для выбора количества колонок можно также щелкнуть мышью по кнопке Колонки на панели Стандартная (см. таблицу 1.) . Появится окошечко в виде таблицы из четырех колонок. Установить указатель мыши на последнюю из предполагаемого количества колонок (они будут раскрашиваться) и щелкнуть левой кнопкой мыши.
Далее можно изменять ширину колонок перетаскиванием мышью их маркеров на горизонтальной координатной линейке.
Упражнение № 4
1. Загрузите с диска какой-либо документ Word. Выделите весь текст ( <Ctrl> + <A> ), и скопируйте его в запоминающий буфер (кнопка Копировать на панели Стандартная). Закройте файл (меню Файл, пункт Закрыть). Откройте свой документ, созданный на предыдущем занятии, переместите курсор в самый его конец и выгрузите из запоминающего буфера находящийся там текст. Сохраните документ под каким-либо новым именем.
2. Включить Обычный режим просмотра страницы (если он отключен). На первой и последней страницах (примерно посередине) вставить ручной разделитель страниц (меню Вставка, пункт Разрыв, Начать - новую страницу). Посмотреть на результат.
3. Переместиться примерно в середину документа (среднее положение бегунка на вертикальной линейке прокрутки) и вставить разделитель разделов (меню Вставка, пункт Разрыв, Новый раздел - со следующей страницы). Посмотреть на результат.
4. Пронумеровать страницы (меню Вставка, пункт Номера страниц), установив расположение номеров страниц - справа вверху.
5. Включить средства для создания колонтитулов (меню Вид, пункт Колонтитулы). Ознакомиться с назначением кнопок панели инструментов Колонтитулы, по порядку задерживая на них указатель мыши.
6. В верхний колонтитул ввести свою фамилию, дату и время (меню Вставка, пункт Дата и время), полное имя файла (панель Колонтитулы, раскрывающийся список Вставить автотекст).
7. Перейти во второй раздел и создать здесь новые верхние колонтитулы (отключить кнопку Как в предыдущем разделе на панели Колонтитулы) в виде текста "Глава 2" (стереть прежнее содержимое в рамке колонтитула и ввести предложенный текст).
8. Войти в диалоговое окно "Параметры страниц" (меню Файл, пункт Параметры страницы) и ознакомиться с его установками.
9. Включить режим Предварительного просмотра документа (соответствующая кнопка на панели Стандартная). Ознакомиться с видом отображения документа и назначением кнопок панели инструментов Предварительный просмотр, по порядку задерживая на них указатель мыши. Вернуться в Обычный режим (меню Вид).
10. Войти в диалоговое окно "Печать" (меню Файл, пункт Печать) и ознакомиться с его установками.
11. Разбить текст на три колонки. Для этого щелкните по кнопке «Колонки» на панели Стандартная. Появится окошко, разделенное на четыре части, символизирующие количество колонок. Проведите указатель мыши по первым двум из них и щелкните левой кнопкой мыши.
Контрольные вопросы
Что называют полем страницы, колонтитулом страницы документа?
Поля страницы определяют пустое пространство между текстом и краями страницы. На каждой странице есть четыре поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Установление новых полей страницы повлечет за собой изменение полей во всем документе или, при наличии одного или нескольких разрывов разделов, — только в текущем разделе.
Самый простой путь установить поля — использовать мышь и линейку. Это самый наглядный способ, при котором не нужно держать в голове дюймы и сантиметры (но только в режиме разметки страницы). На горизонтальной и вертикальной линейке белая полоска показывает текущее состояние полей страницы .
! Поле – это расстояние между текстом и краем страницы.
! Изменение полей влияет на весь раздел ( в отличие от отступов, которые влияют только на абзац). Чтобы изменить поля только части документа, его нужно разбить на разделы (см. выше).
Установить поля страницы можно с помощью диалогового окна «Параметры страницы»: меню «Файл» -«Параметры страницы»; вкладка «Поля». Ввести или выбрать двойными стрелками желаемые размеры полей страницы (в дюймах). Я даю по 1 во всех полях и соглашаюсь с их корректировкой при предупреждающем сообщении.
Если вы собираетесь переплести готовый документ, введите нужное значение в текстовое поле «Переплет». Это значение будет прибавлено к размеру левого поля каждой страницы, а если вы установите флажок «Зеркальные поля», — к левому полю каждой страницы с нечетным номером и к правому — с четным (это используется в документах, отпечатанных на двух сторонах листа).
Из раскрывающегося списка «Применить» выберите, где нужно установить новые поля: • ко всему документу; • До конца документа. Word вставит линию разрыва раздела в той строке, в которой установлен курсор. Новые поля появятся в новом разделе. • К этому разделу. Поля изменятся только в текущем разделе. Этот параметр недоступен, если ваш документ не разбит на разделы. Щелкните на кнопке «ОК».
Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем, нижнем и боковом полях каждой из страниц документа.
Колонтитулы содержат текст и изображения, которые можно изменять. Например, в колонтитулы можно включать номера страниц, время, дату, эмблему компании, название документа, имя файла, а также фамилию автора.
Если необходимо изменить только что добавленный колонтитул, воспользуйтесь дополнительными параметрами, доступными на вкладке Колонтитулы в контекстных инструментах Работа с колонтитулами.
Вставка и изменение колонтитулов
В документе можно использовать готовые колонтитулы, которые легко поддаются изменению. Кроме того, можно создать собственные колонтитулы, содержащие эмблему компании и имеющие уникальный вид, а затем сохранить их в коллекции.
Добавление одного колонтитула для всего документа
На вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Верхний колонтитул или Нижний колонтитул.
Удаление колонтитулов
Щелкните в любом месте документа.
На вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Верхний колонтитул или Нижний колонтитул
Что нужно сделать для того, чтобы в колонтитуле первой страницы документа не отображался номер страницы?
Удаление колонтитулов с титульной страницы
На вкладке Макет страницы нажмите кнопку запуска диалогового окна Параметры страницы, а затем щелкните вкладку Макет.
Установите флажок первой страницы в группе Колонтитулы.
Колонтитулы будут удалены с титульной страницы
Создание разных колонтитулов для четных и нечетных страниц
Иногда в колонтитулах нечетных страниц указывается заголовок документа, а в колонтитулах четных страниц — заголовок главы.
На вкладке Макет страницы нажмите кнопку запуска диалогового окна Параметры страницы, а затем щелкните вкладку Макет.
Установите флажок четных и нечетных страниц.
Теперь можно вставлять верхний или нижний колонтитул для четных и нечетных страниц.
Назначение и порядок разбиения страниц документа на колонки.
Шаг 1.
Поставьте курсор в любом месте текста. Перейдите на вкладку «Разметка страницы» и найдите на ней блок команд «Параметры страницы».
Шаг 2.
Найдите в этом блоке кнопку «Колонки».
Щелкните на этой кнопке. Откроется небольшой список возможных вариантов деления на колонки.
Шаг 3.
Выберите нужный вам вариант и щелкните на нем левой кнопкой мыши. Текст разобьется на колонки. Вот как это выглядит у меня:
Если же вы хотите сразу набирать текст в несколько колонок, то тогда, как только откроете новый документ (“Как создать новый документ“), сразу перейдите на «Разметка страницы» – «Параметры страницы» – «Колонки» и щелкните в списке вариантов на нужном. Тогда вы наберете сначала первую колонку. Как только она закончится, курсор автоматически перейдет во вторую колонку и т.д.
Теперь давайте посмотрим, какие настройки есть у колонок. Другими словами, если вы выбираете готовый вариант, то пользуетесь настройками самой программы (типа комплексного обеда в столовой). А что можно настроить по-своему?
Снова зайдите на «Разметка страницы» – «Параметры страницы» – «Колонки» и в списке вариантов пройдите в самый низ. Там будет написано «Другие колонки».
Щелкните на этих словах левой кнопкой мыши.
Появится панелька «Колонки».
Вы видите, что в верхней части этой панели представлены все те же варианты разбиения на колонки, что и в раскрывающемся списке кнопки «Колонки».
В поле «Число колонок» можно вручную установить количество колонок в документе. Это можно сделать щелкая по стрелочкам в окошке, или ввести нужное число с клавиатуры.
Максимальное число колонок здесь – 12. (Интересно, кому нужны такие худые колонки?)
Обычно колонки разделяются промежутком. Можно сделать так, чтобы они разделялись линией. Для этого поставьте галочку около слова «Разделитель». В промежутке между колонками появится линия.
Идем дальше. Следующая группа настроек поможет изменить ширину самих колонок и промежутков между ними. Вы видите, что у меня стоит галочка около слов «Колонки одинаковой ширины»
Поэтому я сейчас могу изменять только ширину и промежуток первой колонки. Остальные будут изменяться автоматически.
Если я уберу галочку от слов «Колонки одинаковой ширины», то смогу менять ширину и промежуток у каждой колонки отдельно.
Возможно, случится так, что вам нужно будет разбить на колонки только часть документа. Допустим, начало текста должно выглядеть как обычно, а вторая часть текста поделена на колонки.
Для этого поставьте курсор ПЕРЕД первым словом той части, которую надо делить на колонки. Поставьте нужные настройки и обязательно выберите около слова «Применить» в раскрывающемся списке пункт «До конца документа».
Посмотрите, что получилось: начало документа обычное, потом две колонки.
И последняя настройка – «Новая колонка».
Если вы разбили на колонки только часть документа, и в поле «Применить» стоит «До конца документа», то вы можете в той части текста, которая поделена на колонки, создавать новые колонки. Не в смысле, что было 3 колонки, потом станет 4, потом 5 и т.д. Вовсе нет. Просто готовые колонки можно разбивать на части. Для этого поставьте курсор ПЕРЕД первым словом того предложения, которое должно стать началом новой колонки, и в настройках панели «Колонки» поставьте галочку рядом со словами «Новая колонка».
После того, как будут выставлены все настройки, надо нажать ОК.