4. Облік виконання договірних зобов'язань.

Оперативний облік і контроль оптових закупівель є важливою частиною комерційної роботи підприємства. Він спрямований на повсякденне спостереження за ходом закупівлі і надходження товарів, перевірку виконання постачальниками договірних зобов'язань щодо кількості, асортименту і строків постачання товарів..

Організація обліку виконання договорів має велике значення для забезпечення своєчасного і безперебійного надходження товарів в необхідному асортименті. Якщо після укладання договору не буде організовано облік його виконання, не будуть прийматися заходи впливу на постачальників, які порушують свої зобов’язання, договір втрачає своє значення.

У процесі контролю за якістю постачання товарів встановлюється:

• ступінь виконання договорів окремими постачальниками;

• відповідність надходження товарів договорам і специфікаціями щодо кількості, суми, внутрішньогрупового асортименту та інших ознак;

• рівномірність і ритмічність постачання;

• застосування санкцій до постачальників, що порушили умови договору, та їх дієвість в боротьбі за зміцнення договірної дисципліни.

Організація оперативного контролю

В основі всього контролю лежить облік виконання договорів. Це доволі трудомістка робота. Для підприємства важливим було б механізувати та автоматизувати облік з допомогою ЕОМ чи іншої комп’ютерної техніки. Робочі місця комерційних працівників слід забезпечувати комп’ютерами, створюючи автоматизовані робочі місця, які дали б змогу забезпечити безперервний щоденний контроль за постачанням товарів за кожною позицією товарів і кожним постачальником.

Оскільки не завжди є умови автоматизувати комерційну роботу, облік виконання договорів можна здійснювати вручну на спеціальних картках або журналах, де фіксуються дані про фактичне відвантаження і надходження товарів і виявляються випадки порушення постачальниками договорів.

Карткова або журнальна форма обліку виконання договорів дуже трудомістка і не дозволяє мати щоденних даних про надходження товарів в розгорнутому асортименті.

Картки обліку виконання договорів заводяться на кожний окремий товар на кожного постачальника і мають вигляд зображений на рис. 1.

Підсумки надходження товарів підраховуються за конкретним строками постачання, визначаються відхилення і до порушників договірних зобов'язань виставляються претензії.

У комерційній роботі важливе значення має вибір найбільш надійних постачальників. Його можна здійснювати за допомогою розрахунку коефіцієнтів виконання договірних зобов'язань та коефіцієнта рекламацій щодо якості.

Коефіцієнт виконання договірних зобов’язань розраховують за формулою:

,

де С_і – сума або кількість претензій, пред’явлених і-му постачальнику;

- сума або кількість претензій, пред’явлених всім постачальникам.

Коефіцієнт рекламацій щодо якості товару визначається за формулою:

,

де С_З – вартість забракованого товару або товару неналежної якості, поставленого і-м постачальником;

С_П – вся сума постачання даного товару і-м постачальником.

Перевага повинна надаватися тим постачальникам, в яких розраховані коефіцієнти будуть найменшими.