Тема 3 организационно- распорядительная документация

3.1. Виды документов и их классификация

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным требова­ниям) соответствующей информации, т. е. в создании документов. Документы требуются для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых разных целей. Чем же определяется соответствующая совокупность документов для эффективного уп­равления, от каких факторов она зависит?

Комплекс документов определяется:

• кругом вопросов, решаемых предприятием в процессе дея­тельности;

• порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальнос­ти или единоначалия):

• объемом и характером внешних связей предприятия.

В случае, когда объем требуемых документов для управления предприятием оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями — опе­ративности документооборота. Для этого, прежде всего, произ­водится упорядочение самих документов по различным призна­кам, или их классификация.

Классификация документов — это деление документов на группы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень клас­сификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело — это совокупность документов или документ по одному вопросу или участку деятельности, поме­щенных в твердую обложку, соответствующим образом оформ­ленную

Деловые документы классифицируют по таким признакам, как род деятельности, способ фиксации, наименование, степень сложности, место составления, срок исполнения, происхожде­ние, степень гласности, юридическая сила, срок хранения, сте­пень обязательности, степень унификации, характер содержа­ния.

По роду деятельности деловые документы классифицируют на системы документации: организационно-правовая, организа­ционно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально-техническому снабжению и сбыту, кон­структорская, технологическая, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению и т. д.

По способу фиксации (запечатления) информации докумен­ты делятся на письменные, графические, фото- и кинодокумен­ты, акустические.

Письменные (или рукописно- печатные) включают в себя все документы, созданные рукописным или машинописным спо­собом, а также изготовленные на множительных аппаратах и ти­пографским способом.

К графическим документам относятся чертежи, графики, кар­ты, рисунки, схемы, планы.

Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка), они позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими сред­ствами зафиксировать трудно или невозможно.

Акустические документы позволяют производить точную за­пись и передачу звуковой информации, широко используются в работе секретаря при составлении диктограмм, а также прото­колировании собраний, совещаний, заседаний и т. п.

По наименованию различают следующие разновидности до­кументов: уставы, положения, приказы, протоколы, распоряже­ния, инструкции, правила, отчеты, акты, планы, письма, заявле­ния, чертежи, технологические карты и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индиви­дуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящи­ми органами для подведомственных организаций с однородны­ми функциями и носят обязательный характер. Примерные доку­менты также разрабатываются вышестоящими органами для орга­низаций своей системы, но носят примерный, рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конк­ретными организациями для внутреннего пользования. Трафа­ретные документы изготовляются типографским способом, при­чем постоянная часть текста документа отпечатана на полигра­фических машинах, а для переменной информации оставляют сво­бодные места.

По степени сложности различают простые документы, за­трагивающие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, так как их лег ко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять по­иск, хранить.

По месту составления документы классифицируют на внут­ренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в уч­реждении для решения вопросов, не выходящих за пределы уч­реждения. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция предприятия.

По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок испол­нения документа, который устанавливается законом и соответ­ствующими правовыми актами, а также телеграммы, телефоно­граммы. Остальные документы исполняют в сроки, установлен­ные администрацией.

По происхождению документы бывают служебные и офици­ально-личные (именные). В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую — касающиеся конкретных лиц, т. е. заявления, письма, жалобы и т. п.

По степени гласности выделяют открытые, секретные доку­менты, документы конфиденциальные и документы для служеб­ного пользования (ДСП). На секретных, документах ДСП и кон­фиденциальных документах проставляется гриф ограничения до­ступа к документу. Гриф означает, что с данным документом может быть ознакомлен строго определенный круг лиц.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в ус­тановленном законом порядке с соблюдением всех правил; под­ложными — документы, содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются, в свою очередь, на действительные и недействительные. Недействительным до­кумент становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например по истечении срока дей­ствия.

По стадиям создания документы подразделяют на подлинни­ки (оригиналы) и копии.

Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Как пра­вило, созданию документа предшествует стадия черновика-доку­мента в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверен­ная, имеют равную силу.

Копия — документ с точным воспроизведением реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенный. Следует раз­личать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубли­кат. Отпуск — это полная копия исходящего документа, оставша­яся у отправителя, которая изготовляется одновременно с под­линником и также заверяется подписью.

Выписка из документа — распечатка части документа, а дубли­кат — второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника. Дубликат и подлинник заверяются и имеют равную юридическую силу.

По срокам хранения документы подразделяют на три основ­ные группы: постоянного срока хранения- 75 лет, длительного срока хране­ния свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информаци­онные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нор­мы.

По степени унификации различают документы индивиду­альные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и уни­фицированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специ­фическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический про­цесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформле­нии.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления до­кументов по аналогии.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций используются различные документы, оформляющие вза­имоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, ко­торая суммируется, обобщается во вторичных документах.