- •Розділ vі. Ділове листування. Частина і. Частина і. Правила ділового листування.
- •§ 1. Загальні вимоги.
- •1. Стиль ділових листів
- •2. Правила ведення ділової кореспонденції.
- •Орієнтуйтеся на емоційно позитивне сприйняття й взаєморозуміння.
- •§ 2. Мовні засоби оформлення реквізитів ділового листа.
- •§ 3. Мовні засоби початку й завершення ділового листа.
- •1. Початок ділового листа.
- •2. Початкові речення.
- •1. Подяка:
- •3. Завершення ділового листа.
- •§ 4. Оформлення ділового листа.
- •§ 5. Етикет листування із закордонними діловими партнерами..
- •1. Оформлення тексту листа.
- •2. Оформлення листа
- •Частина іі. Різновиди ділових листів.
- •1. Листи-підтвердження
- •2. Лист-запит
- •3. Відповіді на запит
- •4. Лист-прохання
- •5. Відповіді на прохання й пропозиції
- •6. Листи-нагадування
- •7. Рекламаційні листи й листи-претензії
- •8. Відповіді на листи-претензії та рекламації
- •9. Листи-вибачення
- •10. Листи-подяки
- •11. Супровідні листи
- •12. Заохочувальні та спонукальні листи
- •13. Рекомендаційні листи
- •14. Запрошення
- •15. Листи-запрошення
- •16. Листи-вітання
5. Відповіді на прохання й пропозиції
Відповіді на прохання й пропозиції передбачають вибір:
погодитися;
відмовити;
обійти необхідність однозначної відповіді чи відкласти рішення на певний час.
У будь-якому разі необхідно буде сказати так чи ні, погодитись або відмовити. Варіант відповіді, звичайно, залежить від конкретної ситуації. Згоду, наприклад, можна висловити таким чином:
Шановні панове,
Висловлюю щиру вдячність за пропозицію працювати з Вами над проектом_________________.
Уважно вивчивши запропонований Вами проект контракту, я вирішив погодитись на Ваші умови. Ще раз дякую й сподіваюся, що наша співпраця буде плідною.
З найкращими побажаннями _________
(підпис)
Шановні колеги,
Дякуємо Вам за надіслані зауваження та доповнення до проекту контракту на______________.
Розглянувши іх на засіданні дирекції, ми визнали їх точними й суттєвими, цілком погоджуємось з ними й готові включити в контракт.
Як ми розуміємо, у проекті немає більше пунктів, що викликали б у Вас сумніви чи вагання. Якщо решта умов Вас влаштовують, повідомте, будь ласка, відповідь про готовність підписати контракт між нашими сторонами.
Сподіваємось швидкої відповіді й бажаємо успіхів.
З повагою _____________
(підпис)
Відмови належать до категорії «важких» листів — «важких» для обох учасників листування. Звичайно, вони значно неприємніші для того, кому дають відповідь — він є стороною, більш зацікавленою в позитивному вирішенні питання, тому важливо, щоб відмова вийшла переконливою й не образливою для адресата. Ввічливість, тактовність, аргументованість при написанні листів-відмов вкрай необхідні Скажіть «ні», але сформулюйте його коректно, наведіть переконливі аргументи — і адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Відмова може мати такий вигляд:
Шановні панове,
Щиро дякую Вам за запрошення працювати в складі робочої групи_________________.
Ваше визнання дуже важливе для мене, однак, на жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися. Ви, мабуть, знаєте, що зараз я займаюся______________, і ця робота забирає надто багато часу, щоб я міг успішно працювати в комісії й бути Вам корисним.
Сподіваюсь, моя відмова не образить Вас, і в майбутньому ми ще матимемо нагоду співпрацювати.
Ще раз дякую за виявлену мені честь.
З щирою повагою __________________
(підпис)
Ми отримали Вашого листа від__________, у якому Ви просите внести зміни в порядок оплати й надати ___% знижку від запропонованої в проекті контракту ціни на постачання запасних частин для сільськогосподарської техніки.
Дуже шкода, але ми не маємо жодної змоги задовольнити Ваше прохання щодо _____% знижки, оскільки:
1. ___________________.
2. ___________________.
3. ____________________.
До листа додаємо також калькуляцію. Упевнені, що вивчивши її та врахувавши зазначені вище факти, Ви погодитеся, що запропоновані ціни є прийнятними й ми не можемо змінити їх. Що ж стосується змін у порядку оплати, то ми готові розглянути всі ваші пропозиції й максимально врахувати їх.
З повагою___________
(підпис)
У листах-відмовах часто використовуються такі вирази:
На жаль, ми не можемо прийняти Вашу пропозицію…
Дуже шкода, але ми не можемо задовольнити Ваше прохання із цілого ряду причин…
Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Ваш проект… 3 прикрістю повідомляємо, що не маємо ні найменшої змоги...
На жаль, повинні повідомити Вам про неможливість продовження контракту
Боюся, що цього разу я не зможу взяти участь у проведенні…
Шкода, але зараз я не маю змоги ..
Нам дуже прикро, але ми не можемо нічого зробити для Вас…
Вибачте, але ми не можемо погодитись на проведення цього заходу…
Щиро жалкуємо, але неприємна ситуація, яка склалася в ході виконання договору, не дозволяє нам...
Нам дуже шкода, але в зв'язку з наявністю кількох досі не оплачених рахунків ми не можемо прийняти від Вас нові замовлення…
На жаль, змушені повідомити, що не маємо ні найменшої змоги матеріально підтримати Ваш Фонд…
Дуже прикро, але цього року в нас немає можливості зробити суттєвий благодійний внесок…
Вибачте, але ситуація, що склалася, не дозволяє нам продовжити Ваш кредит…
Шкода, але ми не можемо погодитися з Вашою редакцією окремих пунктів проекту угоди…