- •Технологии современного делопроизводства организация службы документационного обеспечения управления
- •Документирование управленческой деятельности
- •Табель унифицированных форм документов
- •Организация работы с документами
- •Обработка поступающих документов
- •8. После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела. Технология обработки входящих документов
- •Обработка отправляемых документов
- •Порядок работы с внутренними документами
- •Технология работы
- •Доставка документов
- •Учет количества документов
- •Регистрация и индексация документов
- •Исполнение документов в структурных подразделениях
- •Сроки исполнения документов
- •Организация оперативного контроля исполнения
Технология работы
Телефонограммы, подписанные руководителями, передаются адресатам секретарями этих руководителей (ответственными за делопроизводство).
Документы, предназначенные для отправки, принимаются службой ДОУ полностью оформленными, в незаконвертованном виде, с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).
Заказной почтой рекомендуется отправлять: документы, связанные с договорами, фондами, поставками; документы, направляемые на согласование: документы с грифом ограничения доступа; претензии; письма-соглашения; ответы на обращения граждан и некоторые другие по разрешению руководства.
Перед подготовкой к отправке служба ДОУ проверяет правильность адресования документов, наличие подписи, приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
После проверкидокументы вкладывают в конверты или упаковывают в паке
ты. Несколько отправлений, адресуемых одному получателю, помещают в один конверт (пакет), на котором проставляют номера всех документов.
На заказную корреспонденцию оформляется опись рассылки, в которой работник службы ДОУ указывает дату отправки и свою фамилию.
Поступившие в службы ДОУ документы должны обрабатываться и отправляться в день их поступления или не позднее следующего дня (если они поступили после 15 часов),
Доставка документов
Документы должны доставляться службой ДОУ. Практикуемая некоторыми предприятиями доставка документов внутри предприятия сотрудниками структурных подразделений не экономична, приводит к непроизводительным затратам рабочего времени и дезорганизует работу службы ДОУ.
Централизованная доставка документов службой ДОУ включает:
получение корреспонденции в почтовых отделениях связи и доставку ее на предприятие;
доставку корреспонденции из службы ДОУ в подразделения и из подразделений в службу ДОУ;
доставку корреспонденции из службы ДОУ в почтовые отделения связи.
Внешняя доставка(в территориально удаленные структурные подразделения, почтовые отделения связи)осуществляется, как правило, курьером.
Целесообразно доставлять документы не менее двух раз в день.
Секретари (ответственные за делопроизводство) подразделений обязаны подготавливать документы за 15-20 минут до прибытия курьера.
Через курьеров пересылаются все виды управленческой документации, информационные издания и издания периодической печати. Исключение представляют денежные и особо ценные кадровые документы (дипломы, трудовые книжки и т. п.), рабочие наряды, крупногабаритные упаковки.
Доставляемые документыупаковывают в специальные папки, при необходимости - в баулы, мешки. Документацию, превышающую габариты почтовой папки, упаковывают в пакеты, не превышающие 290х390х390 мм. Вес пакета должен быть в пределах 2 кг. Оригиналы чертежей доставляют в футлярах. На пакетах и футлярах проставляют адрес доставки.
К упакованной соответствующим образом документации, предназначенной к доставке на автомашине, прилагается сопроводительный лист.
Прием и передача документов в структурных подразделениях осуществляются через секретарей (ответственных за делопроизводство) без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационно-контрольной карточке, если документ зарегистрирован.
Исключение представляют распорядительные документы и документы с грифом ограничения доступа к ним. Эти документы передаются с дополнительным экземпляром карточки, которая после расписки в ней получателя возвращается курьером в службу ДОУ.