Инициатива импортера по заключению сделки

Если инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя, то его обращение к продавцу с просьбой прислать предложение принято называть запросом. Цель запроса — получить от экспортеров конкурент­ные предложения, из которых выбирается наилучшее. Для этого запро­сы обычно посылаются не одной, а нескольким фирмам различных стран, конкурирующим между собой. В запросе указываются точное на­именование нужного товара, его качество, сорт, количество. Цена в за­просе, как правило, не указывается. Делается это для того, чтобы поку­патель имел свободу действий при последующих переговорах с экспорте­ром, если оферта последнего будет представлять для него интерес. Одна­ко вопрос цены слишком важен для импортера, чтобы он мог оставить его решение полностью на усмотрение оферента. Поэтому, как правило, импортер выражает в запросе пожелание относительно валюты, иены и базиса поставки.

В запросе также указывается, сколько времени покупатель будет ждать оферту. Такой срок обычно не превышает времени, необходимого оференту для составления и присылки предложения. Этот момент очень важен, поскольку, во-первых, в случае неполучения оферты в срок им­портер не будет на нее рассчитывать и, во-вторых, если экспортер заин­тересован в поставке запрошенного товара, но по каким-то причинам не может послать предложение к назначенной дате, то он попросит отсроч­ки. Это будет свидетельствовать о заинтересованности экспортера в предполагаемой сделке, что может быть использовано покупателем при последующих переговорах.

В целом запросы более лаконичны, чем оферты, и к их оформлению не предъявляется столь жестких требований.

Ответом на запрос является твердая оферта продавца, которую он присылает одним из тех способов, о которых говорилось выше.

Для обострения конкуренции между поставщиками и создания пред­посылок для получении наиболее выгодных коммерческих условий заку­пок импортеры в некоторых случаях принимают меры к тому, чтобы до­вести до поставщика информацию о предстоящих заказах путем публи­кации в деловой прессе либо направления запросов в виде типовых блан­ков с впечаткой адреса контрагента.

Импортеры обычно запрашивают предложение на меньшее количест­во товара, чем подлежит закупке. Это делается для того, чтобы при утор-гошвании иен получить дополнительную скидку с цены на увеличенный объем заказа. Некоторые формулировки, в частности "просим срочно дать предложение" либо "срочная поставка", нежелательны в запросах, так как они ведут к завышению цены предложений и неуступчивости контрагента на переговорах.

В вопросе о количестве рассылаемых запросов следует придержи­ваться ряда правил. Большое количество запросов отнюдь не желатель­но, особенно если они направляются фирмам одной страны, которые могут быть связаны между собой различными соглашениями. Кроме того, рассылка большого количества запросов, во-первых, возлагает на внешнеторговый аппарат излишнюю, не всегда оправдывающую себя работу, которая выражается в контроле за поступлением запрашивае­мых оферт и необходимости анализировать каждую полученную офер­ту, во-вторых, чем больше запрашивается предложений, тем больше окажется фирм, которые не получат заказов. Это нежелательно для по­купателя, так как в будущем, возможно, придется обратиться к этим фирмам.

Покупатель может обращаться к продавцу не только с запросом, но и с определенным заказом. Заказом принято называть документ, в ко­тором покупатель подробно указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все суще­ственные элементы, необходимые для заключения внешнеторговой сделки.

Заказы обычно направляются постоянным контрагентам, которые уже достаточно изучили потребности конкретного покупателя. Поэтому в заказе во многих случаях указываются лишь индивидуальные условия будущей сделки, а во всем остальном стороны могут руководствоваться обычными условиями поставок, заключенными между ними, либо условиями ранее выданного заказа (контракта).

ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ С ЗАРУБЕЖНЫМИ ПАРТНЕРАМИ

Телефонные переговоры

Как было показано в предыдущей главе, переговоры, предшествую­щие установлению внешнеэкономических отношений, могут быть нача­ты как продавцом, так и покупателем путем подготовки и рассылки соот­ветствующих коммерческих документов.

В определенных ситуациях предложение продавца или покупателя о вступлении в переговоры делается в устной форме, в частности во время телефонного разговора. Кроме того, переговоры по телефону часто ис­пользуются на промежуточном этапе для согласования позиций сторон, а также для уточнения отдельных деталей. Поэтому телефонным перего­ворам следует уделять такое же внимание, как переписке и личным встречам, И стараться вести их грамотно и умело.

Заключение сделок по телефону наиболее широко используется в международной практике торговли массовыми стандартизованными то­варами, сорта, марки и качественные характеристики которых хорошо известны и продавцу и покупателю, а основные условия сделки являют­ся типовыми. В этом случае по телефону партнеры согласовывают лишь такие условия, как цена, количество товара и срок поставки. Впоследст­вии стороны оформляют свою договоренность контрактом.

Иэ-за относительной дороговизны международных телефонных пере­говоров они всегда ограничены по времени, поэтому только хорошая подготовка к ним позволяет проводить их успешно. Такая подготовка не­обходима для того, чтобы во время переговоров можно было дать вразу­мительные ответы по существу, не откладывая решение тех или иных во­просов.

Готовясь к телефонным переговорам, следует тщательно продумать свои предложения партнеру, все детали и аргументы, а также подгото­вить, чтобы иметь под рукой, необходимые цифровые данные и докумен­ты. При этом не следует стараться все время говорить самому, надо пре­доставить партнеру возможность высказать свои замечания и контрпред­ложения.

Согласование коммерческих вопросов по телефону указывает на вы­сокую степень доверия между партнерами, и этим доверием следует до­рожить. Поэтому надо устанавливать особо четкий контроль за исполне­нием исех договоренностей по телефону. Если по телефону достигнуты договоренности по важным коммерческим, техническим или другим во­просам, связанным с возникновением существенных затрат или финан­совой ответственности, следует попросить партнера и обещать самому подтвердить согласованные решения письмом.

Обычно результаты телефонных переговоров подтверждаются путем обмена письменными сообщениями в тот же день или на следуюший.

Заключение коммерческой сделки по телефону является наиболее оперативным и быстрым способом продажи или закупки товара. В бир­жевой торговле переговоры по телефону являются основным способом заключения сделок, учитывая специфику биржевых товаров.

В та же время в обычной торговле этот способ ведения переговоров наиболее оправдан при уточнении уже согласованных запросов, для под­тверждения предложенных оферентом условий, при заключении сделок на условиях предыдущего контракта, а также для завершения имевших ранее место переговоров. В этих ситуациях использование телефона по­зволяет не затягивать заключение сделки.

Однако при подготовке и проведении переговоров по телефону целе­сообразно учитывать некоторые практические рекомендации, сложивши­еся в коммерческой деятельности. Следует избегать переговоров по теле­фону с людьми, с которыми у вас не было контактов или с которыми не сложились удовлетворительные деловые отношения. В подобных ситуа­циях, как показывает практика, переговоры редко бывают результатив­ными.

Не рекомендуется обсуждать по телефону вопросы, по которым есть основания предполагать, что собеседник выскажет мнение, противопо­ложное вашему. В этом случае вам необходимо будет убеждать его в сво­ей правоте, что может занять довольно много времени, а в итоге разговор окончится безрезультатно.

Не следует обсуждать по телефону острые или деликатные вопросы производственной деятельности вашего собеседника или представляемой им фирмы, а также персональные (личные) проблемы, даже если они, как вам кажется, имеют непосредственное отношение к обсуждаемой си­туации.

По телефону, как правило, не обсуждаются долгосрочные перспекти­вы, крупные торговые соглашения, вопросы координации деятельности между вами и вашими организациями.

Особенно следует отметить, что во время беседы по телефону не сле­дует затрагивать вопросы, касающиеся третьих лиц и организаций. По­лучить точный ответ без непосредственного разговора с этими людьми вы все равно не сможете, а если вдруг представители этих организаций по служебной необходимости окажутся в момент вашего звонка в ком­нате вашего собеседника, то ваши расспросы поставят его в неловкое по­ложение.

Не рекомендуется сообщать по телефону отрицательные решения по коммерческим вопросам, так как вашим собеседником это будет расце­нено как неуважение к его личности и представляемой им фирме.

Личные встречи с иностранными партнерами. Виды личных встреч

Во внешнеэкономических связях личные встречи и переговоры с парт нерами по сделкам имеют огромное значение. Необходимость личных встреч возникает чаше всего в тех случаях, когда сторонам трудно согла­совать окончательные условия оферт и запросов другими способами, Кроме того, личные переговоры широко используются для установления деловых контактов с предполагаемыми контрагентами на выставках, яр­марках, при заключении крупных и сложных контрактов, при согласова­нии условий кооперации и т. д. Они могут иметь решающее значение для I вывода из тупика затянувшихся переговоров по переписке. Так, если переговоры по переписке могут длиться от начала до конца несколько ме­сяцев, то личная встреча может дать результат за 2—3 дня.

Практика коммерческой деятельности показывает необходимость си­стематических личных контактов с основными контрагентами для дости­жения успеха в своей деятельности и налаживания хороших деловых от­ношений. Однако переговоры будут эффективными только в том случае, если удалось создать атмосферу доброжелательного сотрудничества, а также если они умело подготовлены и организованы. А для этого необ­ходимы специальные знания, навыки и, безусловно, умение общаться с людьми.

При проведении коммерческих переговоров весьма важно учитывать как социально-психологическую атмосферу самих переговоров, так и специфику личностей партнеров, их национальные и культурные осо­бенности.

Дебютанты коммерческой деятельности на мировом рынке имеют тенденцию считать свое поведение универсальным. Такое поведение очень часто ведет к коммерческим неудачам. Опыт в области деловых ме­ждународных отношений показывает огромное значение учета культур­ных и национальных факторов в процессе общения. В частности, ком­мерсант должен уметь;

а) идентифицировать себя со своим партнером и понимать его виде­ние мира и систему ценностей;

б) представить выгоды своего предложения партнеру, с тем чтобы он захотел изменить свою позицию;

в) противостоять стрессам и контролировать острые ситуации (на­пример, непредусмотренные просьбы);

г) проявлять чуткость к культурным ценностям партнера, уметь кор­ректировать свое поведение в соответствии с требованиями и ограниче­ниями момента.

Подготовка и проведение коммерческих переговоров во многом зави­сят от того, что является целью и предметом беседы. С этой точки зре­ния можно условно выделить несколько видов переговоров.

Во-первых, переговоры-знакомство, или представительские перегово­ры, участники которых не преследуют цели заключения конкретных со­глашений. В качестве отдельного вида переговоров можно выделить так­же переговоры по техническим условиям будущей сделки или сотрудниче­ства. И наконец, наиболее ответственный вид переговоров — это пере­говоры, предметом которых являются обсуждение условий конкретной сделки или заключение контракта.

Представительские переговоры. Как уже отмечалось, эти переговоры не имеют своей целью заключение конкретной сделки и им не предше­ствует обычная коммерческая работа. Это, однако, не означает, что к та­ким встречам вообще не надо готовиться. Как правило, их целью явля­ется знакомство с потенциальным контрагентом, изучение его производ­ственных и финансовых возможностей, обсуждение возможных направ­лений сотрудничества.

Очень часто этот вид переговоров используется коммерсантами на выставках, ярмарках, различного рода деловых встречах и симпозиумах.

При подготовке такого рода переговоров целесообразно подобрать рекламно-каталожный материал, отражающий профиль работы вашей организации. Не следует забывать и о личном впечатлении, которое вы произведете на нового партнера и которое во многом может определить благоприятные дальнейшие отношения.

После завершения переговоров целесообразно подготовить совмест­ный документ. Это может быть как меморандум о встрече, так и прото­кол о намерениях. В этом документе, подписанном участниками перего­воров, отражаются время и место переговоров, состав участников, обсу­ждаемые вопросы и достигнутые договоренности. Все эти сведения в по­следующем позволят глубже изучить контрагента, его намерения и воз­можности.

Переговоры по техническим вопросам. В ходе этих переговоров осуще­ствляется согласование технических условий будущего контракта или ус­ловий производственного сотрудничества (номенклатура и комплект­ность оборудования, его характеристики, последовательность поставки, вопросы монтажа и наладки поставленного оборудования и т.п.). Отдель­но эти переговоры проводятся при закупках сложного комплектного обо­рудования, при согласовании условий производственной кооперации, а также при заключении лицензионных соглашений. В некоторых случаях при проведении технических переговоров его участники могут разбивать­ся на группы экспертов по отдельным вопросам.

В результате технических переговоров стороны оформляют техниче­ские условия контракта, которые в дальнейшем будут служить приложе­нием к коммерческой части контракта.

В некоторых случаях технические переговоры приходится проводить в несколько этапов. При этом результаты каждого этапа оформляются как промежуточный протокол.

Переговоры по коммерческим вопросам. Целью таких переговоров яв­ляется обсуждение основных условий сделки и подписание контракта.) При этом по характеру обсуждаемых вопросов можно выделить две си­туации:

переговоры для получения информации по предложению или запро­су без подписания контракта;

переговоры для согласования и подписания контракта.

Согласно международному деловому протоколу, экспортер прибывает на переговоры к импортеру. Однако из этого правила могут быть ис­ключения: так, экспортер сложных машин и оборудования может при­гласить импортера на переговоры с целью показа ему предприятий-по­ставщиков. Или же постоянные партнеры могут проводить переговоры) по очередности в одной и другой стране.

Переговоры рассматриваются как процесс, в ходе которого партнеры открыто выдвигают определенные предложения с целью достижения соглашения о взаимных уступках или реализации общих интересов сторон, Обычно переговоры меняют первоначальные позиции сторон и их отношение к отдельным вопросам. Результат переговоров — это не только текст контракта с обязательством сторон, но и решение многих других вопросов, связанных с исполнением контракта.

До начала деловой встречи с партнерами целесообразно провести определенную подготовку, в ходе которой следует:

рассчитать и согласовать предлагаемые в данной сделке цены;

составить проект контракта и согласовать его со всеми участниками переговоров от вашей фирмы;

изучить предварительную переписку с фирмой;

изучить досье на фирму-партнера, уделив особое внимание информа­ции о прибывающих представителях.

В необходимых случаях следует продумать программу пребывания представителей фирмы в стране, возможность посещения предприятий-поставщиков или организаций-потребителей.

Практика показывает, что при планировании переговоров важно представлять возможную реакцию партнера на ваши предложения и учи­тывать его собственные ожидания от этих переговоров. Поэтому план пе­реговоров должен быть достаточно гибким, но предусматривающим по­лучение ответа на все непредвиденные вопросы. Непредвиденная ситуа­ция может привести к срыву переговоров, и избежать этого момента удастся только при заблаговременной подготовке альтернативных пред­ложений и решений.

Стратегия и тактика личных переговоров

Готовясь к переговорам, стороны рассматривают несколько сценари­ев их завершения:

подписание соглашения на условиях, выдвинутых партнером; прекращение переговоров без заключения соглашения;

проведение дальнейших переговоров, направленных на то, чтобы до­питься более приемлемых условий.

Специалисты в области теории переговоров Гарвардского университета (США) оценивая манеру ведения переговоров, выделяют "мягкие", "жесткие" и "принципиальные" переговоры.

Во время "жестких" переговоров стороны настаивают при заключе­нии сделки каждый на своих условиях, переговоры базируются на поли­тике силы, нажима. В контрагенте видят соперника, а иногда даже про­тивника, от которого требуют уступок как условия продолжения отноше­ний. Такая тактика бывает эффективной только в редких случаях.

Сознавая, что жесткая позиция на переговорах может привести к их срыву, многие фирмы практикуют тактику "мягких" переговоров. Они предпочитают видеть в партнере если не друга, то коллегу. Во время пе­реговоров они подчеркивают необходимость достижения соглашения, а не цели. Во время "мягких" переговоров обычными являются предложе­ния и уступки, подразумевается, что другая сторона также настроена дру­жески и сделает все необходимое, чтобы избежать конфронтации.

Оба этих метода не всегда удовлетворяют принципу разумного согла­шений сторон. В результате достигнутого компромисса по крайней мере одна из сторон часто получает намного менее выгодное соглашение, чем ей хотелось бы. Поэтому более эффективным является метод "принципи­альных "переговоров. При этом участники переговоров должны придерживаться следующих правил:

следует отделять эмоции, убеждения, амбиции собеседников, веду­щих переговоры, от самого предмета переговоров;

следует сосредоточивать внимание на интересах сторон, а не на по­зициях (как своих, так и партнера);

перед тем как прийти к какому-либо решению, следует разрабатывать несколько вариантов соглашения;

следует добиваться, чтобы переговоры базировались на объективных данных.

Определение наиболее реального сценария данных конкретных пере­говоров обусловливает разработку соответствующей стратегии и такти­ки их проведения.

Под тактикой переговоров понимаются позиция стороны или после­довательность определенных маневров, предпринимаемых в каждый конкретный момент переговоров. Тактическими моментами являются, например, значимость первого предложения, делаемых уступок, последо­вательность обсуждения вопросов и т. п.

Комбинация приемов образует стратегию ведения переговоров, т. е. стратегия определяется как система тактик.

Любой метол проведения переговоров можно оценить с помощью трех критериев:

метод должен быть направлен на достижение разумного соглашения, служащего интересам обеих сторон; метод должен быть эффективным;

в результате переговоров отношения между сторонами должны улуч­шиться или, по крайней мере, не ухудшиться.

Под разумным понимается соглашение, которое удовлетворяет разум­ным интересам каждой стороны. При этом, принимая во внимание об-шие интересы, конфликтные вопросы разрешаются в максимальной сте­пени справедливо.

Для того чтобы правильно выбрать тактику переговоров, очень важ­но представлять степень заинтересованности контрагента в обсуждаемой сделке. Эта заинтересованность выясняется еще в процессе подготовки к переговорам, а во время переговоров необходимо выяснить предельные условия, на которых партнер может подписать контракт.

Ведя беседу, обе стороны стараются не допускать действия и не упо­треблять слова, которые могли бы быть истолкованы контрагентом как особая заинтересованность в обсуждаемой сделке. Они избегают также проявлять излишнюю торопливость даже при острой потребности в про­даже или покупке какого-либо товара. Экспортер, заметив повышенный интерес импортера к сделке, сознательно может проявить медлитель­ность, чтобы добиться лучших для себя условий. В то же время не сле­дует забывать, что при наличии большой и постоянной конкуренции продавцу необходимо быстро реагировать на поведение покупателя, что­бы не потерять заказ.

При переговорах договаривающиеся стороны постоянно контролиру­ют свои действия и поступки. Они стараются быть внимательными и на­блюдательными, следят за выражением лица и поведением своих партне­ров, пытаясь уловить, как они реагируют, например, на понижение ие­ны или предложение по какому-то другому условию контракта.

С самого начала переговоров экспортер должен стремиться располо­жить к себе контрагента. Он должен быть спокойным, вежливым, при­ветливым и предупредительным, относиться с вниманием к любому контрагенту, даже если он не представляет особого интереса в данный момент. Такая тактика приводит к расширению и закреплению клиенту­ры. Совершенно недопустимо проявлять какими-либо действиями не­уважение к клиенту, а тем более повышать голос или допускать какую-либо грубость по отношению к нему. Кроме того, раздражение покажет контрагенту, что его возражения вам неприятны и что вы испытываете затруднения с ответом.

Инициативу проведения переговоров каждая из сторон стремится взять в свои руки, а окончательный ответ оставить за контрагентом. Это лучше удается сделать тому, кто тщательнее подготовился к переговорам.