Введення даних у режимі «Таблица»

Використання режиму «Таблица» є найпростішим способом введення даних, який виконується так:

• послідовно вводити дані в поля таблиці, кожного разу натискаючи клавіші Tab або Enter;

• у перше поле, яке має тип Счетчик, інформація вводиться автоматично, кожного разу збільшуючись на 1;

• поля, що мають властивість «Необязательное поле», можна залишати порожніми;

• після натискання клавіші Tab або Enter в останньому полі запису курсор переходить на початок наступного запису, поля якого заповнюються за вищенаведеною процедурою.

Після введення даних таблиця Учні може мати вигляд наведений на рис.8.

Рис.8. Таблиця Учні

Збереження кожного запису відбувається автоматично після переходу на наступний. Введення даних в інші таблиці проводиться аналогічно. Зліва від першого поля таблиці знаходиться область вибору запису, в якій з'являються піктограми, що вказують його стан:  − даний запис поточний (вибраний);

«олівець» − у запис вводиться інформація;

* − з'являється в останньому порожньому запису.

При введенні даних у таблицю Успішність виникають певні труднощі; в ній замість прізвищ учнів і назв предметів треба встановлювати їх числові коди згідно з таблицями Учні і Предмети. Виглядатиме це так, як на наведеному рис.9.

Рис.9. Таблиця Успішність

Редагування таблиці

Треба розрізняти два види редагування: змісту таблиці і структури таблиці. При редагуванні змісту таблиці користуються звичайними прийомами редагування, відомими під час роботи в програмах «Блокнот» і Word (вставка і видалення символів, використання буфера обміну тощо). Для видалення запису (рядка) потрібно його виділити (натиснути на лівому полі, коли курсор набуде вигляду великої чорної стрілочки), після чого виконати команду «Правка», «Удалить запись» або натиснути клавішу Delete.

Змінювати структуру таблиці (назви і властивості полів) можна тільки в режимі Конструктор. Для редагування структури таблиці потрібно виконати такі дії:

• відкрити потрібну таблицю, двічі натиснути на її значок;

• перейти в режим Конструктора, натиснути на значок, що на панелі інструментів.

У режимі Конструктор вносяться потрібні виправлення для зміни:

• назви поля − його виділити і відредагувати як звичайний текст;

• типу даних − відкрити список «Тип данных» праворуч від назви поля і вибрати в ньому потрібне.

• властивостей − праворуч від назви поля відкрити «Тип данных», встановити в ньому відповідний полю тип даних і для нього внизу встановити потрібні властивості.

Заняття № 30

Предмет „Основи інформатики”

Тема: Створення форм та звітів

Цілі:

1. Навчальна: навчити студентів створювати форми та звіти на основі таблиць в MS Access.

2. Виховна: виховувати старанність, уважність.

Зміст

1. Створення зв'язків між таблицями

2. Створення, редагування, оформлення форми

3. Створення, редагування, оформлення звіту

4. Друкування звіту, оброблення звіту за допомогою Word або Excel.

Створення зв'язків між таблицями

Зв'язування таблиць проводиться таким чином:

• відкрити потрібну базу даних;

• виконати команду меню «Сервис», «Схема данных» або натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів;

• у вікні «Добавление таблицы», яке з'явиться, послідовно виділяти назву таблиці і натискати кнопку «Добавить»; відповідна таблиця буде з'являтися у вікні «Схема данных» (якщо вікно «Добавление таблицы» не з'являється, натиснути кнопку «Отобразить таблицу» на панелі інструментів; інший спосіб − перетягти потрібну таблицю із БД у вікно схеми даних.

• натиснути кнопку «Закрыть», на екрані залишиться вікно «Схема данных» (рис.1);

Рис.1. Вікно „Схема даних”

• для встановлення зв'язку потрібно виділити ключове поле КодУчня головної таблиці Учні, перетягти його на таблицю Успішність, встановити на поле з такою ж назвою і відпустити, після чого з'явиться діалогове вікно «Изменение связей»;

• у вікні «Изменение связей» встановити прапорець «Обеспечение целостности данных», а потім прапорці «Каскадное обновление связанных полей» і «Каскадное удаление связанных записей»;

У режимі «Каскадное обновление связанных полей» при зміні значення поля зв'язку в головній таблиці автоматично зміниться значення у відповідному полі в підлеглій.

У режимі «Каскадное удаление связанных записей» при видаленні запису із головної таблиці видаляються зв'язані записи в підлеглих таблицях.

При натисканні на кнопку «Создать», у схемі даних з'являться лінії, які показують тип зв'язку (тут «один – до − багатьох»).

Сторона «1» у відношеннях «один – до − багатьох» називається головною таблицею. Сторона, позначена знаком « », у тому ж відношенні називається зв'язаною таблицею.

В наведеному прикладі таблиці Учні і Предмети є головними по відношенню до таблиці Успішність. З цього прикладу видно, що ключове поле головної таблиці зв'язується із співпадаючим полем зв'язаної таблиці, зв'язок між таблицями показано на рис. 6.11.

Для збереження схеми даних потрібно виконати команду «Сохранить» і відповісти «Да» при появі відповідного вікна.

Рис.2. Зв'язок між таблицями