19

Система управления базами данных (субд) access 97 for Windows 95/98

2.3. Создание и использование простых форм ввода данных

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ просмотра, добавления, редактирования и удаления данных. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Режим таблицы также позволяет просматривать несколько записей сразу, но в нем не всегда можно отображать все поля одновременно, особенно если таблица большая.

2.3.1. Формы ввода данных

Оптимально построенная форма может вмещать 20, 50 или даже 100 полей на одном экране, а если полей больше, то можно создать многостраничную форму. Формы можно распечатать со всеми визуальными эффектами.

Можно создать пять типов форм:

• В один столбец - полноэкранная форма;

• Ленточная;

• Главная / подчиненная;

• Табличная;

• Диаграмма.

Первая форма часто используется для имитации анкет. Форма типа Главная / подчиненная обычно используется для отображения связей один-ко-многим. Главная форма представляет данные из основной таблицы, а подчиненная содержит несколько строк записей из связанной таблицы.

В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных. В форму можно помещать вычисляемые поля, добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления. Линии, рамки, цвета и растровые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. OLE-объекты можно увидеть только в форме или отчете.

2.3.2. Создание формы с помощью кнопки Автоформа

Быстрое создание формы можно выполнить с помощью кнопки Новый объект (со списком) панели инструментов и команды Автоформа. Это можно сделать на карточках Таблицы и Запросы окна БД, в режиме таблицы и почти во всех режимах конструктора в Access. Другой способ - команда Вставка | Форма и в появившемся диалоговом окне выбрать один из вариантов.

Для создания формы типа в столбец нужно выполнить следующие действия:

1. В окне БД щелкнуть на карточке Таблицы.

2. Выбрать таблицу, для которой необходимо создать форму.

3. Раскрыть список кнопки Новый объект панели инструментов.

4. Выбрать из списка команду Автоформа.

Этот способ создания формы самый быстрый, но он не позволяет произвести какие-либо изменения, необходимые пользователю.

2.3.3. Создание формы с помощью мастеров форм

Мастера форм упрощают форматирование данных. Мастер форм запрашивает информацию о типе формы, а затем создает ее автоматически.

Создать форму можно тремя методами:

1. С помощью команды Вставка | Форма.

2. С помощью кнопки Создать панели инструментов на карточке Формы окна БД.

3. С помощью кнопок Новый объект и Новая форма панели инструментов в окне БД в режиме таблицы или запроса.

Независимо от выбранного способа появится диалоговое окно Новая форма. При создании формы в режиме таблицы или запроса текущая таблица или запрос появится в поле Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос. В этом поле нужно выбрать имя таблицы или запроса. Затем следует действовать в соответствии с указаниями мастера.

Готовую форму можно открыть следующим образом:

• в режиме формы;

• с помощью конструктора для модификации формы.

Для того, чтобы помещенные в форму рисунки были видны полностью (например, после изменения размеров поля), необходимо:

• щелкнуть на поле с рисунком;

• щелкнуть на кнопке Свойства панели инструментов;

• выбрать карточку Макет и для свойства Установка размеров выбрать значение Вписать в рамку.

Переключиться в режим таблицы можно двумя способами:

• щелкнуть на кнопке Режим таблицы панели инструментов Режим формы;

• выполнить команду Вид | Режим таблицы.

Обратное переключение осуществляется этими же способами.

При выходе из записи Access сохраняет все внесенные изменения. Кроме того, запись можно сохранить с помощью комбинации клавиш Shift+Enter. Сохранить все изменения, внесенные в форму, можно с помощью команды Записи | Сохранить запись. При выходе из формы и возврате в окно БД (или запрос, или таблицу) с помощью команды Файл | Закрыть будет задан вопрос о сохранении формы.

Печать формы выполняется командой Файл | Печать.