2.4.2. Отбор записей

Условие отбора записей - это набор задаваемых правил. Они указывают, какие записи нужно просмотреть в динамическом наборе данных.

Для текстовых полей можно вводить условия символьного типа. Такие условия создаются по образцу путем ввода в ячейку Условие отбора. Например, для поля Должность слова инженер, причем это слово можно ввести любым из следующих способов: инженер; =инженер; "инженер"; ="инженер". Можно также ввести not инженер или использовать символы отношения. Это QBE.

С помощью символов отношения можно задавать условия для полей с данными типа Числовой, Дата/время и Логический. Access автоматически заключает значения даты между разделителями - символами #, что позволяет программе отличать данные типа Дата/время от данных типа Текстовый. Знаки # вводить необязательно.

Печать результирующего набора данных и сохранение запроса осуществляется стандартным способом.

2.5. Простые отчеты

Отчеты обеспечивают наиболее гибкий способ просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно группировать и сортировать данные в любом порядке, получать итоговые значения, средние значения и другие статистические величины, а также помещать в него диаграммы. В отчеты также можно добавлять рисунки, деловую графику и содержание полей MEMO.

Получили распространение следующие типы отчетов:

1. Ленточные - данные распечатываются в виде строк и столбцов с группировками и итогами. Разновидность - отчеты с итоговым и групповым суммированием.

2. Отчеты в столбец - данные распечатываются в виде формы с возможным включением итогов и графиков. Типичный пример - счет.

3. Отчеты для рассылки - создаются как шаблоны писем.

4. Почтовые наклейки - создаются наклейки для конвертов.

Основное отличие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы в основном служат для ввода данных, то отчеты - для просмотра данных и печати. Все, что можно сделать с формой, можно сделать и с отчетом (за исключением ввода данных). Форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

2.5.1. Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Создание отчета предусматривает выполнение следующих этапов:

• определение макета;

• сбор данных;

• создание конструкции;

• просмотр или печать.

Мастер упрощает процесс расположения полей, задавая вопросы о типе отчета, а затем автоматически создавая макет.

Существует несколько способов создания отчета:

• с помощью команды Вставка | Отчет из меню окна БД;

• с помощью кнопки Создать в карточке Отчеты окна БД;

• с помощью кнопки Новый отчет панели инструментов окна БД.

Независимо от выбранного способа появится диалоговое окно Новый отчет, которое позволяет использовать Мастер отчетов. В списке Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос необходимо выбрать имя таблицы или запроса.

После выбора Мастера отчетов и щелчка на OK появляется окно выбора полей, необходимых для отчета. Можно использовать поля и других таблиц или запросов с помощью комбинированного списка Таблицы | Запросы, если связи между таблицами установлены. Если выбраны поля из таблиц, связи с которыми не установлены, откроется диалоговое окно с предложением установить связи между таблицами. Нажатие на клавишу Далее после выбора полей позволяет перейти к следующему окну мастера.

Следующее диалоговое окно мастера позволяет выбрать тип представления данных, отражающий общее расположение данных. Определяющей здесь является цель отчета, поэтому следует выбрать поле, по которому решено просматривать отчет. После выбора поля просмотра справа, в образце страницы, появятся все данные.

Следующее окно позволяет выбрать поля для группировки. На этом этапе задается поле (или поля), используемое для создания шапок и сносок группы. Можно выбрать до четырех полей группировки для отчета, а с помощью кнопок Уровень - изменить порядок их расположения. Заданная последовательность полей будет определять иерархию группировки. После нажатия клавиши Группировка появляется следующее диалоговое окно, позволяющее подробнее определить характер группировки в зависимости от важности и типа данных.

В диалоговом окне Интервалы группировки в списке представлены значения для разных типов данных: текстовых, числовых и дата / время. Значение обычный означает, что группировка будет выполнена по всему полю (значения в группе можно ограничить, выбирая опции группировки по нескольким, от 1 до 5, буквам, числам, годам, кварталам, месяцам и т.д.). Значение опции группировки, принятое по умолчанию, - Обычный.

Access сортирует поля группировки записей автоматически в порядке, который помогает придать группировке смысл. Дополнительные поля сортировки задают поля для сортировки раздела данных. Поля сортировки выбираются так же, как и поля группировки. В качестве полей сортировки можно выбрать поля, которые не входят в состав полей группировки. Такие поля влияют на порядок сортировки в разделе данных. Щелкая на переключателе, расположенном справа от каждого поля сортировки, можно задать порядок по возрастанию или по убыванию.

В нижней части диалогового окна сортировки расположена кнопка Итоги, щелчок по которой выводит одноименное окно, позволяющее задавать дополнительные опции для числовых полей. Эти опции могут отображать сумму, средние значения, максимальные и минимальные значения. Можно также отобразить или скрыть данные в разделе данных. Если выбрать опцию Данные и итоги, в отчете будут показаны все данные, а если Только итоги, то раздел данных будет скрыт и в отчете будут показаны только итоги. Включив опцию Вычислить проценты, в сноске группы можно добавить еще одно число под итогом - в процентах от общей суммы отчета будет отображен данный итог. Если, например, есть записи о трех клиентах, и их итоговые значения равны 15, 25 и 10, то под ними будут отображены значения соответственно 30%, 50% и 20% от общего итога, равного 50.

Для перехода к следующему окну нужно щелкнуть сначала на OK для возврата в диалоговое окно сортировки, а затем нажать клавишу Далее.

Имеется еще два диалоговых окна для формирования отчета. Первое позволяет задать макет данных. В группе Макет перечислено шесть видов макета. При выделении каждого из них слева отображаются особенности выбранного вида макета. В группе Ориентация можно выбрать Книжная или Альбомная. Затем следует перейти к выбору стиля отчета.

Совет!

Для создания собственного стиля можно воспользоваться командой Формат | Автоформат.