2.3. Включение полей в запрос

Сначала выберите поля, которые необходимо поместить в запрос. Затем двойным щелчком на строке выбранного поля поместите его в первую строку Поле: колонок области проектирования.

Если в запрос необходимо поместить все поля из таблицы, следует выполнить двойной щелчок на строке заголовка того или иного списка полей. Access маркирует все поля, и их можно будет перетащить в область спецификации.

2.4. Сортировка

Напоследок необходимо указать, что имена клиентов должны отображаться рассортированными по фамилиям в алфавитном порядке. Для этого в поле Фамилия выполните щелчок на кнопке открытия списка строки Сортировка: и из развернувшегося списка выберите порядок сортировки по возрастанию. Таким образом, фамилии студентов будут рассортированы в возрастающем порядке от А до Я (в случае сортировки в убывающем порядке сортировка выполнялась бы от Я до А).

2.5. Выполнение запроса

Выполнение запроса задается одним из следующих способов:

• на ленте Главная или Конструктор в строке пиктограмм активизируется пиктограмма табличного представления ;

• посредством щелчка активизируется кнопка выполнения запроса в пиктографическом меню ленты Конструктор поля Результаты.

Access отобразит на экране записи (динамический набор Dynaset), которые были выбраны из таблицы клиентов в соответствии с заданными критериями.

3. Формы

Существуют два способа ввода (и предварительной обработки) информации в Access: посредством таблицы и с помощью формы. Выбрать тот или иной способ можно, основываясь на следующем простом правиле.

Если данные в таблице изменяются редко или в нее редко добавляются новые записи, то для ввода, изменения и индикации данных следует использовать таблицу. Кроме того, режим таблицы рекомендуется использовать тогда, когда необходимо получить наиболее полный обзор данных.

Но если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями, следует пользоваться формой, так как, в режиме формы можно сконцентрировать внимание на данных, относящихся к определенной записи.

Любая форма строится на основе Access-таблицы. Вся информация формы содержится в управляющих элементах (полях) этой формы, некоторые из них напрямую связаны с полями базовой таблицы. В таких элементах можно показать содержимое соответствующих полей таблицы и внести в них изменения. Другие элементы формы служат для оформления, например, надписи, позволяющие обозначить те или иные объекты в форме, линии и прямоугольники, чтобы структурировать форму и обозначить группы данных. Access различает три основных типа форм (для примера использованы формы базы Northwind, входящей в Access 7.0):

• Одностолбцовая форма. Значения полей записи отображаются в одной колонке друг под другом. Каждое поле располагается в собственной строке;

• Составная форма. Составная форма удобна при работе со связанными таблицами. Данные главной формы (взятые из родительской таблицы) будут представлены в отдельной области, данные подчиненной формы (взятые из дочерней таблицы) отобразятся в форме таблицы. Для каждой записи главной формы в подчиненной форме появляется одна или несколько записей;

• Табличная форма. Табличная форма по внешнему виду не отличается от самой таблицы. Данные размещаются в ней в строках и столбцах. Одновременно индицируются несколько записей. Поля наименований служат в качестве заголовков столбцов; каждая запись располагается в отдельной строке.

Кроме вышеперечисленных форм следует выделить диаграммную форму, которая содержит диаграмму и может встраиваться в другие формы и отчеты.

Форму можно подготовить автоматически (с помощью команды Автоформат), автоматизированным способом (с помощью мастера форм) или «вручную» (используя инструментальные средства конструктора форм). Автоформат позволяет быстро получить простую форму, что не всегда устраивает пользователя. Мастер форм ускоряет и облегчает процесс создания форм (для каждого типа форм имеется свой мастер форм), так как выполняет за пользователя большую часть основной проектной работы. Если читатель уже достаточно освоился с Access и уверенно чувствует себя при проектировании и оформлении форм, он может отказаться от поддержки мастера и самостоятельно сконструировать новую форму в соответствии со своими представлениями.