2 Требования к финансированию проекта

Требования к финансированию проекта, общие и разбитые на периоды (например, ежегодные или ежеквартальные) выводятся на основании базового плана стоимости и могут служить для определения условий, обычно в сторону увеличения, по срокам выполнения работ или повышения стоимости. Обычно финансирование представляет собой инкрементные суммы, нарастание которых происходит не постоянно, поэтому на рис. 7 они представлены в виде ступенчатой функции.

Рисунок 7. Сопоставление денежного потока, базового плана по стоимости и финансирование

Управление стоимостью

Управление стоимостью проекта включает в себя:

• Воздействие на факторы, вызывающие изменения базового плана по стоимости

• Проверка того, что запрошенные изменения получили одобрение

• Управление фактическими изменениями по мере их возникновения

• Обеспечение того, что потенциальное превышение стоимости не приведет к увеличению расходов сверх авторизованных пределов финансирования, как периодических, так и проекта в целом

• Осуществление мониторинга выполнения стоимости с целью обнаружения и анализа отклонений от базового плана по стоимости

• Точное фиксирование и ведение записей всех соответствующих изменений в затратах, имеющих отличия от базового плана по стоимости

• Защита правил использования утвержденных ресурсов или денежных средств от того, чтобы в них не были внесены неверные, несоответствующие или неутвержденные изменения

• Информирование соответствующих участников проекта об утвержденных изменениях

• Выполнение действий, необходимых для того, чтобы превышения стоимости затрат оставались допустимых пределах

Управление стоимостью проекта является частью общего управления изменениями и включает в себя поиск причин, вызывающих как позитивные, так и негативные отклонения.

Управление стоимостью: инструменты и методы

1 Система управления изменениями стоимости

Система управления изменениями стоимости, документально зафиксированная в плане управления стоимостью, содержит описания процедур внесения изменений в базовый план по стоимости.

2 Анализ измерения эффективности

Метод анализа измерения эффективности помогает установить величину любых отклонений. Метод освоенного объема (МОО) состоит в том, что совокупный объем плановой стоимости выполненных работ (полученный) первоначального расчетного бюджета сравнивается как с данными плановой стоимости запланированных работ (план), так и с данными фактической стоимости выполненных работ (факт). Этот метод наиболее пригоден для управления стоимостью, ресурсами и производством.

Рассмотрим три основных показателя — BCWS, BCWP и ACWP.

Первый показатель — BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) — плановая (сметная) стоимость запланированных (к выполнению за рассматриваемый период времени) работ (ПСЗР). Project Management Institute (PMI) переименовал показатель BCWS, и сейчас он называется Planned Value, или PV. Следующий показатель — ACWP (Actual Cost of Work Performed) — фактическая стоимость выполненных работ. Как и в случае с BCWS, PMI также дал этому показателю новое имя — Actual Cost, или сокращенно AC. При расчете этого показателя объединяются не планируемые, а реальные затраты проекта, произведенные за рассматриваемый период времени. По окончании каждого отчетного периода общий объем затрат проекта за этот период добавляется к общему объему затрат за предыдущие отчетные периоды.

И наконец, третий показатель, который чуть сложнее предыдущих, — BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) — планируемая (сметная) стоимость выполненных работ (ПСВР). Его еще иногда называют Earned Value, или сокращенно EV. Этот показатель дал название и методу освоенного объема, и отчету по освоенному объему. Планируемая стоимость выполненных работ BCWP (EV), как и два предыдущих показателя, — это объединение денежных средств по рассматриваемому периоду времени.

Основная литература с указанием страниц

• Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие. М.: «Высшая школа», 2001.

• Бэгьюли Ф. Управление проектом – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. – 208 с.

• Вратенков С. Управление проектами по стандарту PMBoK Guide 2000, www.projectbureau.ru.

Дополнительная литература с указанием страниц

• Заренков В.А. Управление проектами: Учебное пособие. – М.: Изд-во АСВ; СПб.: СПбГАСУ, 2005. – 312 с.

• Иванов Г.И. Инвестиции: сущность, виды, механизмы функционирования/Феникс, 2002. – 352 с.

Контрольные вопросы:

1. Для чего используется методики освоенного объема?

2. Как рассчитывается показатель BCWS?

3. Каковы инструменты и методы стоимостной оценки?

Планы практических (семинарских) занятий

• Основные принципы.

• Оценка стоимости проекта.

• Бюджетирование проекта.

• Методы контроля стоимости проекта.

• Отчетность по затратам.

Задание: Написать сочинение (30 слов) на тему: «Инструменты и методы управления стоимостью»

Методические рекомендации: Подготовиться к опросу по теме лекции, вынести на обсуждение сложные вопросы, ответить на контрольные вопросы.

Основная литература с указанием страниц

• Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие. М.: «Высшая школа», 2001.

• Бэгьюли Ф. Управление проектом – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2004. – 208 с.

• Вратенков С. Управление проектами по стандарту PMBoK Guide 2000, www.projectbureau.ru.

Дополнительная литература с указанием страниц

• Заренков В.А. Управление проектами: Учебное пособие. – М.: Изд-во АСВ; СПб.: СПбГАСУ, 2005. – 312 с.

• Иванов Г.И. Инвестиции: сущность, виды, механизмы функционирования/Феникс, 2002. – 352 с.

Контрольные вопросы:

1. Как рассчитывается показатель BCWP?

2. Как рассчитывается показатель ACWP?

ЛЕКЦИЯ 8. КОНТРОЛЬ И РЕГУЛИРОВАНИЕ ПРОЕКТА. ЗАВЕРШЕНИЕ ПРОЕКТА

Группа процессов мониторинга и управления состоит из процессов, выполняемых для правильного исполнения проекта, так чтобы возможные проблемы были обнаружены вовремя и, в случае необходимости, могли быть предприняты корректирующие действия для управления исполнением проекта. Команда проекта должна определить, какие из процессов нужны для конкретного проекта команды. Главное достоинство этой группы процессов в том, что ход исполнения проекта регулярно контролируется и оценивается, что позволяет выявить отклонения от плана управления проектом. В группу процессов мониторинга и управления входят также управление изменениями и рекомендации относительно предупреждающих действий в связи с возможными проблемами. В группу процессов мониторинга и управления, например, входят:

• Мониторинг соответствия текущих операций проекта плану управления проектом и базовому плану исполнения проекта;

• Влияние на факторы, которые нарушают общее управление, для того чтобы внедрялись только одобренные изменения.

Постоянный мониторинг дает команде проекта представление о состоянии проекта и выделяет участки, которым нужно дополнительное внимание. Группа процессов мониторинга и управления не только наблюдает и управляет работами, производимыми в течение группы процессов, но также наблюдает и управляет всеми действиями по проекту. В многофазных проектах группа процессов мониторинга и управления также обеспечивает обратную связь между фазами проекта с целью применения корректирующих или предупреждающих действий, чтобы проект не вышел из рамок плана управления проектом. Когда отклонения ставят под угрозу цели проекта, приходится возвращаться к соответствующим процессам управления из группы процессов планирования в соответствии с уточненной моделью цикла «планирование – исполнение – проверка - воздействие». Результатом такого анализа может стать рекомендация скорректировать план у правления проектом. Например, если операция не завершена к намеченной дате, то может потребоваться изменение действующего плана обеспечения персоналом, введение сверхурочных работ, поиск компромиссных решений между выполнением целей проекта и его бюджетом.

Мониторинг и управление работами проекта - это процесс, необходимый для сбора, измерения и распространения информации об исполнении проекта и опенки измерений и тенденций для влияния на улучшение процессов. Этот процесс включает в себя мониторинг рисков, что позволяет обеспечить выявление рисков на ранних стадиях, после чего составляется отчет об их состоянии и приводятся в исполнение соответствующие планы реагирования на риски. Мониторинг включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса и прогнозирование. Отчеты об исполнении предоставляют информацию об исполнении проекта по таким показателям, как содержание, расписание, стоимость, ресурсы, качество и риски.

Общее управление изменениями - это процесс, необходимый для управления факторами, создающими изменения, чтобы эти изменения были благотворными. Он необходим также для отслеживания внесения изменений и для управления одобренными изменениями, в том числе временем их обработки. Этот процесс выполняется в течение всего проекта, от инициации до закрытия проекта.

Управление стоимостью проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения и гарантии того, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета. Целями системы управления стоимостью (затратами) является разработка поли­тики, процедур и методов, позволяющих осуществлять планиро­вание и своевременный контроль затрат.

Основным документом, с помощью которого осуществляется управление стоимостью проекта, является бюджет. Бюджетом называется директивный документ, представляющий собой ре­естр планируемых расходов и доходов с распределением по ста­тьям на соответствующий период времени. Бюджет является документом, определяющим ресурсные ограничения проекта, поэтому при управлении стоимостью на первый план выходит затратная его составляющая, которую принято называть сметой проекта.

Процесс контроля качества необходим для мониторинга определенных результатов проекта с целью определения их соответствия принятым стандартам качества и выработки путей устранения причин неудовлетворительного исполнения.

Управление командой проекта нужно для отслеживания деятельности членов команды, обеспечения обратной связи, решения проблем и координаций изменений с целью улучшения исполнения проекта.

Отчетность по исполнению – это процесс необходимый для сбора и распространения информации об исполнении. Эта информация включает в себя отчеты о текущем состоянии, оценку прогресса, а также прогнозирование.

Управление участниками проекта необходимо для управления коммуникациями с целью удовлетворения требований участников проекта и решения вместе с ними возникающих проблем.

Наблюдение и управление рисками. Это процесс, необходимый для отслеживания выявленных рисков, выявления новых рисков, выполнения плана реагирования на риски и оценки их эффективности в течение всей жизни проекта.

Администрирование контрактов – это процесс, необходимый для управления контрактом и взаимоотношениями между продавцом и покупателем, для изучения и документирования действий продавца и для управления контрактными отношениями с внешним покупателем проекта.