1.7 Правила написання та оформлення бізнес-плану

Бізнес-план, як і будь-який інший документ, підлягає певним вимогам щодо стилю написання:

1) бізнес-план має бути стислим, простим, але адекватно розкривати сутність підприємницького проекту. Обсяг невеликих проектів (для реалізації яких потрібно 80-100 тис. грн.), як свідчить практика, обсяги бізнес-планів обмежуються 20-25 сторінками. В інших випадках має бути підготовлений докладніший бізнес-план. При цьому в бізнес-плані рекомендується уникати жаргонних виразів, суто технічного опису продукції, операцій, процесів. Слід використовувати загальновідомі терміни; інформацію треба викладати в діловому стилі, але якомога доступніше;

2) бізнес-план має бути функціональним, тобто містити лише корисну інформацію, яка цікавить або може цікавити читача. За необхідності додаткова, пояснювальна, первинна інформація може бути винесена в додатки (обсяг додатків не обмежується);

3) бізнес-план має ґрунтуватися на реалістичних припущеннях. Прогнози та передбачення (як найбільш «вразлива» частина бізнес-планування) мають бути обґрунтовані й підкріплені посиланнями на тенденції та пропорції розвитку галузі, на проведені дослідження ринку, на досвід діяльності конкурентів тощо. Довіра до бізнес-плану може бути серйозно підірвана, якщо заплановані в ньому відхилення від середньо-галузевих показників не мають достатніх підстав;

4) бізнес-плану протипоказаний зайвий оптимізм. Будь-яке припущення в бізнесі дає «на виході» кілька результатів - від найгіршого до найліпшого. У процесі бізнес-планування треба орієнтуватися на найгірший результат, створюючи в такий спосіб певний запас «міцності» бізнесу;

5) бізнес-план має бути легким для сприйняття, чітким та логічним; таким, щоб у ньому можна було швидко знайти потрібну інформацію. Отже, у структурі бізнес-плану треба виділяти розділи та параграфи;

6) бізнес-план має забезпечувати охорону конфіденційної інформації про організацію та її діяльність. Для цього можна жорстко контролювати сферу його розповсюдження або скласти окремий додаток, який міститиме всю конфіденційну інформацію і буде доступний тільки тим, кому треба таку інформацію знати.

Існують також певні правила технічного оформлення бізнес-плану:

1. наявність титульного аркуша;

2. наявність сторінки змісту;

3. розміщення резюме на початку бізнес-плану;

4. розміщення в кінці бізнес-плану додатків;

5. наявність приміток та посилань на джерела використаної інформації.

Форма титульного аркуша. На титульному аркуші зазначаються:

1. повна назва установи, організації, підприємства;

2. адреса установи, організації, підприємства;

3. телефон установи, організації, підприємства;

4. прізвища (назви), титули, адреси, телефони власників (засновників) установи, організації, підприємства;

5. відомості щодо характеру та сфери бізнесу установи, організації, підприємства;

6. відомості про загальні фінансові потреби;

7. вказівка на конфіденційність бізнес-плану;

8. місяць та рік складання бізнес-плану;

9. прізвища авторів бізнес-плану.

На титульному аркуші не повинно бути зайвих подробиць.

Оформлення змісту. Бізнес-план треба поділити на розділи та параграфи. Тому за титульним аркушем наводиться зміст, який містить перелік розділів, параграфів, таблиць та іншого ілюстративного матеріалу, додатків.

Оформляючи бізнес-план, необхідно користуватися послідовною системою нумерації сторінок у межах документа. При цьому рекомендується дотримуватися таких правил:

1. титульний аркуш не нумерується;

2. сторінка змісту не нумерується (якщо їх кілька, то вони нумеруються римськими цифрами);

3. основні розділи нумеруються арабськими цифрами 1, 2, 3 і т.д.;

4. додатки позначаються великими літерами А, Б, В і т.д., наприклад, «Додаток А»;

5. сторінки додатків нумеруються так: А1, А2, А3; Б1, Б2, Б3 і т.д.

Бізнес-план розпочинається з резюме. Резюме відкриває бізнес-план, але складають його тільки після того, як написано основні розділи бізнес-плану. Головне завдання резюме – показати, що підприємець добре усвідомлює основні положення бізнес-плану та здатний чітко й логічно їх викласти. Занадто детальне та великого обсягу резюме важко читати. Занадто стисле – може створити неадекватне уявлення про бізнес.

Резюме – це короткий (1-2 сторінки) огляд підприємницького проекту, його ключових, найбільш важливих та значущих аспектів, здатних привернути увагу потенційного інвестора та зацікавити його в подальшому детальнішому вивченні бізнес-плану.

Резюме – це добре сконструйована система даних про комерційні перспективи підприємницького проекту, про виробниче, організаційне і фінансове забезпечення програми його реалізації. Це визначений стандарт ділових пропозицій потенційним партнерам та інвесторам.

В цьому розділі подається наступна інформація:

1) повна назва, адреса підприємства, форма власності, власники (засновники);

2) опис суті запропонованого проекту (наприклад, стати лідером у забезпеченні якості, або стати лідером по ціні тощо);

3) опис можливостей і стратегії (аналізується якими можливостями володіє підприємство, як вони впливають на бізнес, продумується стратегія для того, як скористатись сприятливою ситуацією);

4) короткий опис ринку (опис ринкових можливостей, які буде використовувати проект, і опис головного аргументу – чому проект буде успішним, незважаючи на те, що існують товари і послуги, які вже задовольняють потреби вибраного сегменту ринку);

5) визначення цільового ринку, обсягу продажів (в грошовому та кількісному виразі);

6) команда (опис знань, досвіду, уміння менеджерів підприємства);

7) прогнозовані фінансові результати (опис загальної вартості проекту, очікуваних результатів проекту і термінів погашення позик).

Основна мета цього розділу бізнес-плану – представити у максимально вигідній формі найважливішу інформацію для потенційних партнерів і осіб, на фінансову підтримку яких розраховує підприємство.

Якщо йдеться про нові товари чи послуги, слід чітко сформулювати прогресивну продуктову та виробничо-комерційну ідею.

Виконавче резюме – це визначений стандарт ділових пропозицій потенційним партнерам та інвесторам.

В розділі «Опис підприємства та галузі» необхідно детально описати підприємство, щоб переконати інвестора або потенційного партнера в тому, що підприємство має налагоджене виробництво і можливості працювати прибутково. Важливо також показати інвестору (потенційному партнеру), що керівництво контролює діяльність свого підприємства.

Фактично резюме є гранично стислою версією бізнес-плану, не вступом до нього, а ніби «повідомленням про наміри».

Складання резюме – важливий та відповідальний етап завершення роботи над бізнес-планом. Потенційні інвестори отримують багато різних підприємницьких проектів. Вони, як правило, спочатку читають резюме і, якщо воно їх не зацікавило, бізнес-план далі не розглядають.

Тому резюме обов’язково:

1) має бути написане так, щоб максимально зацікавити в подальшому ознайомленні з бізнес-планом;

2) має дати читачеві достатньо чітке уявлення про питання, детальніше розглянуті в основній частині бізнес-плану.

На практиці резюме складають, використовуючи вже написану основну частину бізнес-плану. З кожного його розділу вибирають найбільш суттєві та «яскраві» аспекти майбутнього бізнесу.

Орієнтовний перелік ключових аспектів бізнесу, які викладаються в резюме, такий:

1. опис концепції бізнесу, його можливостей, які забезпечуватимуть переваги на ринку та стратегії їх реалізації;

2. відомості про цільовий ринок бізнесу (основні споживачі, особливості їх обслуговування, передбачувані обсяги продажу, частка ринку);

3. унікальні характеристики бізнесу, найсуттєвіші конкурентні переваги підприємства, які мають місце або будуть створені внаслідок реалізації розробленої стратегії;

4. відомості про компетенцію й професіоналізм керівника підприємства та членів команди менеджерів;

5. основні передбачувані показники фінансової діяльності установи (прибутковість, період досягнення беззбитковості, термін повернення інвестицій тощо);

6. характеристика загальних потреб у коштах, бажаної форми їх отримання, порядку та напрямків їх використання, форм повернення інвестору.

7. Резюме завершується особистою оцінкою підприємцем шансів на успіх його проекту.

Додатки. Одна з найважливіших вимог до бізнес-плану – це його лаконічність. Через те в ньому практично неможливо дати докладну інформацію про важливі аспекти майбутнього бізнесу. для вирішення цієї проблеми і використовують додатки.

У додатки треба включати лише ті документи, що в них безпосередньо заінтересовані потенційні інвестори чи кредитори (решта документів мають бути заздалегідь підготовлені для негайного подання в разі потреби заінтересованим особам).

Посилання на всі документи, які містяться в додатках, мають бути зроблені в тексті бізнес-плану.

Зокрема в додатки до бізнес-плану можуть включатися: листи від клієнтів, дистриб’юторів, підрядчиків, інформаційні документи (первинні відомості), угоди оренди, контракти, інші типи угод, прейскуранти постачальників чи конкурентів, тобто відомості, що деталізують, уточнюють, пояснюють зміст основних розділів бізнес-плану.

Найчастіше в додатки виносять:

1. первинні матеріали аналізу ринку;

2. специфікації продукції;

3. рекламні матеріали;

4. схему виробничих потоків;

5. схему організаційної структури;

6. коротку службову характеристику (СV) власників і ключових менеджерів організації (не більше однієї сторінки з описом трудової діяльності, освіти, знання професійних обов’язків, особливих умінь);

7. угоди оренди;

8. гарантійні листи від основних клієнтів, постачальників, кредиторів;

9. рекомендаційні листи, які підтверджують високу репутацію й надійність керівників організації;

10. юридичні документи (копії установчих документів, контрактів, угод, патентів, ліцензій тощо).

Підрозділ Галузь, фірма та її продукція опрацьовується в бізнес-плані, щоб:

1. переконати читача в перспективності галузі, до якої належить вибраний бізнес;

2. породити довіру до даного бізнесу описом переваг та особливостей його продуктів (послуг).

У структурі цього підрозділу, як правило, виділяють такі основні складові:

1) сучасна ситуація та тенденції розвитку галузі;

2) фірма, її продукти і (або) послуги;

3) патенти, товарні знаки, інші права власності на продукт (послуги);

4) стратегія зростання підприємства.

Бізнес-план оцінюється інвесторами за певними критеріями, одним з яких є галузь, що до неї належить підприємство,організація, установа або в котрій вона має намір розпочати свою діяльність. Галузь із ринком, що швидко зростає, розглядається, звичайно, як сприятливіша для бізнесу. Тому цей підрозділ бізнес-плану починається, як правило, зі стислого аналізу стану справ у галузі. Для цього необхідно:

1. навести загальні відомості про поточний стан справ у галузі та тенденцій її розвитку;

2. стисло охарактеризувати нові для галузі продукти і ринки;

3. визначити нові чинники, які можуть у перспективі позитивно або негативно вплинути на розвиток галузі.

У загальній характеристиці підприємства слід відобразити основні види та характер його діяльності: підприємство виробничого, торгівельного характеру, чи підприємство, що діє у сфері послуг; що і як воно може запропонувати своїм клієнтам; де воно розташоване; запланована географія розвитку бізнесу тощо. Слід також надати інформацію про ступінь розвитку підприємства, дуже важливо сформулювати основну його мету.

У цьому розділі бізнес-плану має бути викладена коротка інформація про підприємство, включаючи його назву, юридичний статус і форму власності, дату реєстрації, адресу, короткий аналіз основних показників господарської діяльності (для діючого підприємства). Враховуючи, що входження в ринок з конкретним видом товарів і послуг – це насамперед готовність вступити в конкурентну боротьбу, яка передбачає ризик, важливе місце при прийнятті рішення про надання конкретних послуг чи розробку нового продукту посідає попередній аналіз привабливості вибраної сфери бізнесу.

В цей розділ входить також характеристика галузі і можливостей для розвитку її бізнесу. При складанні бізнес-плану вивчаються та аналізуються особливості галузі.

Виділення в результаті проведеного аналізу ключових чинників успіху в галузі та обґрунтування заходів оволодіння ними дасть змогу уточнити концепцію бізнесу, дати об’єктивну характеристику продукту і визначити основних споживачів, оцінити конкурентів.

Розробка розділу бізнес-плану, присвяченого опису продукту (послуги), для виробництва якого власне задумувався проект, потребує особливої чіткості. Він повинен включати такі основні показники:

1. характеристику продукції, що випускається (послуг, що надаються), в тому числі характеристику принципово нового продукту (послуги);

2. тривалість життєвого циклу продукції;

3. технологічні особливості випуску продукції (надання послуг);

4. визначення продукції (послуг), призначеної для продажу на зовнішньому ринку.

При характеристиці запланованої продукції (послуг) дуже важливо чітко визначити:

1. перелік (асортимент) основних видів продуктів, напівфабрикатів, які планується виробляти, а також види послуг, що передбачається надавати споживачам;

2. призначення вироблених продуктів (наданих послуг);

3. споживчі характеристики продуктів (послуг);

4. унікальність (цінність) продуктів (послуг);

5. конкурентоспроможність продукції (послуг) на споживчому ринку.

В характеристиці про призначення вироблених продуктів (наданих послуг) необхідно визначити мету виробництва конкретних їх видів з точки зору задоволення конкретних потреб споживачів.

Споживчі якості продукції доцільно характеризувати за такими параметрами:

1. основні види сировини, з якої виготовляється продукція;

2. вага «нетто» одиниці продукції;

3. термін зберігання за певних умов;

4. смакові властивості (для харчових продуктів);

5. естетика зовнішнього вигляду;

6. показники якості продукції;

7. хімічний склад;

8. рівень цін;

9. можливість надання знижок;

10. інші відомості.

Унікальність (цінність) продукції (послуг) визначається будь-якою із її споживчих властивостей або їх комплексом порівняно з продукцією (послугами), що реалізується іншими підприємствами в межах регіону, або за рахунок надання додаткових послуг і застосування різних форм обслуговування. Необхідно визначити також слабкі сторони запропонованого продукту та тривалість його життєвого циклу.

Тривалість життєвого циклу будь-якого товару (будь-якої послуги) залежить від динаміки науково-технічного прогресу, рівня доходів населення, технології виробництва, умов зберігання, культури реалізації і споживання. Тому при складанні бізнес-плану потрібно передбачити:

1. час, необхідний для доведення нового чи вдосконаленого продукту (послуг):

2. до перших продажів;

3. до піку (максимально можливого) обсягу продажів;

4. до закінчення продажів;

5. час, необхідний на модифікацію продуктів, що випускаються, і можливість їх адаптації в нових ринкових умовах.

Дослідження привабливості продукції (послуг), призначеної для випуску і реалізації, нерозривно пов’язане з маркетинговими дослідженнями ринку. Тому в бізнес-плані виділено розділ «Маркетинг і збут продукції», в якому необхідно спланувати комплекс маркетингу, до якого входить все, що підприємство може впровадити для підвищення попиту на свої товари і послуги, а саме:

1. схема розповсюдження товарів і послуг;

2. принципи ціноутворення;

3. методи стимулювання обсягів продажу;

4. рекламна діяльність підприємства;

5. сервісні послуги підприємства (гарантійне обслуговування тощо);

6. формування суспільної думки про впроваджувані товари і послуги.

Актуальним питанням для підприємств є вибір каналів розповсюдження товарів і послуг, адже кожний канал розповсюдження має специфічні рівні збуту і витрат. Вибір каналів суттєво впливає на інші складові комплексу маркетингу.

Не менш важливо висвітлити якомога повніше питання про визначення цін на нові товари і послуги та рівень рентабельності на вкладені кошти.

Залежно від поставленої мети на споживчому ринку можуть бути використані різні стратегії ціноутворення:

1) укорінення на ринку з високим ступенем конкуренції;

2) максимізація прибутку в поточному періоді;

3) завоювання більшої питомої ваги ринку за показником якості товарів;

4) завоювання ринку нового товару;

5) виживання на ринку.

Для оцінки можливостей реалізації тієї чи іншої стратегії розглядаються умови діяльності підприємств з трьох позицій:

1) орієнтація на витрати;

2) орієнтація та можливості ринку (на конкуренцію);

3) орієнтація на попит.

РОЗДІЛ II. ОХОРОНА ПРАЦІ ДІЛОВОДА НА ПІДПРИЄМСТВІ

Охорона праці - це система правових, соціально-економічних, організаційно-технічних, санітарно-гігієнічних і лікувально-профілактичних заходів та засобів, спрямованих на збереження життя, здоров'я і працездатності людини у процесі трудової діяльності.

Головною метою охорони праці є створення на кожному робочому місці безпечних умов праці, безпечної експлуатації обладнання, зменшення або повна нейтралізація дії шкідливих і небезпечних факторів на організм людини і, як наслідок, зниження виробничого травматизму та професійних захворювань.

Усі працівники згідно із законом підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності.

На всіх підприємствах, в установах, організаціях створюються нешкідливі і безпечні умови праці.

Умови праці на робочому місці, безпека технологічних процесів, машин, механізмів, устаткування та інших засобів виробництва, стан засобів колективного та індивідуального захисту, що використовуються працівником, а також санітарно-побутові умови повинні відповідати вимогам нормативних актів про охорону праці.

Відповідно до Закону України «Про охорону праці» державний нагляд за дотриманням законів та інших нормативно-правових актів про охорону праці здійснюють служби охорони праці, державні органи з нагляду за охороною праці з питань радіаційної безпеки, з питань гігієни праці.

За порушення нормативно-правових актів з охорони праці, створення перешкод для діяльності посадових осіб державного нагляду за охороною праці винні особи притягаються до відповідальності згідно з законів.

Умови праці - це сукупність факторів виробничого середовища, які впли­вають на здоров'я та працездатність персоналу в процесі праці.

Заходи щодо поліпшення умов праці персоналу канцелярії спрямовані на підвищення їх працездатності та збереження здоров'я шляхом створення належних умов, кольорового оформлення приміщення, усунення шуму, встанов­лення правильного режиму.

Підрозділи канцелярії слід розміщувати у кімнатах прямокутної форми.

Для більшої зручності у робочих приміщеннях можна встановити скляні та легкі пересувні перегородки, здатні ізолювати звуки; це поліпшує умови праці на робочих місцях.

Приміщенням канцелярії бувають в основному загальні кімнати і кабінети канцелярії, копіювально-множильна служба, експедиція, машбюро і т ц. Основні приміщення канцелярської служби розміщують на будь-яких поверхах, крім підвальних. Канцелярію розташовують у центрі корпуса. Вона повинна бути рівновіддаленою від основних установ.

Необхідно передбачити також можливість індивідуального регулювання потоку повітря в окремих приміщеннях. Використання кімнатного вентилятора (впродовж 10 хв. наприкінці кожної години роботи), активного руху повітря паралельно до площин екрана.

Однією з умов сприятливого мікроклімату на робочому місці є оптимальне освітлення. Правильне освітлення робочих приміщень і місць сприяє збільшенню ефективності праці, попереджує зорову і загальну втому, викликає відповідний настрій і самопочуття.

Освітлення приміщень залежно від їх призначення має задовольняти вимоги діючих норм. Для забезпечення розсіяного освітлення при малій яскравості світильників рекомендується застосовувати люмінесцентні лампи.

Розподілення яскравості світла має важливе значення, оскільки більшість документаційних робіт пов'язана з використанням зору (читання, письмо, робота на друкарських засобах тощо). Напруження зору викликає напруження всіх м'язів тіла і зумовлює загальну втому.

Світло має падати на робочі поверхні столів і засобів оргтехніки з лівого боку або спереду, засліплюючий ефект не допускається. Засліплення відбитим світлом можна уникнути завдяки правильному вибору кольорового оформлення приміщень.

Освітлення робочих місць може бути загальним (світильники встановлені на стелі) або місцевим (настільні лампи). На освітлення приміщень впливають і такі фактори, як час дня, забарвлення стін, забруднення джерел світла (віконного скла, ламп). Небажане розміщення квітів на підвіконнях, бо це зменшує потік природного світла.

Рівень постійних шумів, що проникають до службових приміщень, визна­чається відповідно до діючих норм, але не більше 40 дБ. Поняття шуму включає всі акустичні явища, які погіршують самопочуття людини, знижують рівень працездатності, відбиваються на здоров'ї, викликають відхилення чи погіршення фізичного стану.

При доборі обладнання керуються рівнем шуму, вказаним у технічних ха­рактеристиках апаратури. Якщо рівень шуму обладнання перевищує допустимий, а винести шумне обладнання неможливо, джерело шуму звукоізолюють, покриваючи стіни, стелю та підлогу акустичними звукопоглинаючими матеріалами. Поряд з робочим місцем можуть бути встановлені акустичні перегородки. Висота перегородок має бути на 15-20 см вище рівня голови сидячої людини. Такі перегородки дають змогу знизити рівень шуму до 2-3 дБ у межах низьких частот та до 6 дБ у межах високих частот. Крім того, для зменшення шуму безпосередньо в його джерело можна покласти войлочні чи поролонові підкладки (під друкарську машинку), поставити шумопоглинач на телефонний апарат, змастити двері, підкласти фланель або аналогічний матеріал під ніжки стільців. Для захисту від зовнішнього шуму використовують беруші, які знижують сприйняття зовнішніх шумів на 50%.

Поліпшенню складу повітря і зниженню нервово-психологічної та зорової втоми працівників сприяє розміщення у службових приміщеннях квітів. У невеликих приміщеннях квіти розташовують на стінах, при достатній освітленості рослини можна ставити також у спеціальні підставки на підлозі. Вони не повинні займати проходи, закривати віконні пройоми й освітлювачі.

У холодному приміщенні розсіюється увага, що особливо шкідливо для людей, зайнятих розумовою працею. Тому дуже важливо створити кліматичний комфорт для працівників, зайнятих документаційними операціями.

Для запобігання накопичення значної напруженості електростатичного поля в приміщеннях з ВДТ необхідно застосовувати нейтралізатори (антистатики) та зволожувачі повітря, антистатичне покриття підлоги, проводити періодичне вологе прибирання. Захист від статичної електрики потрібно здійснювати згідно з санітарно-гігієнічними нормами. Допустимий рівень напруженості електростатичного поля не повинен перевищувати 20 кВ протягом години.

Відповідно до вимог технічної естетики вибір забарвлення службових при­міщень повинен проводитися з урахуванням особливостей клімату, умов праці та характеру освітлення приміщення. Використання відповідного кольору не тільки підвищує продуктивність, а й добре впливає на психологічний стан працівників.

Для співробітників служб документації необхідно створити певний зоровий комфорт, Важливим є використання кольору як носія інформації, а також для необхідного порядку на робочому місці, для поліпшення організації праці. Наприклад, секретар використовує кольоровий «семафор» під час розкладання документів у папки різноманітних кольорів.

У службовому приміщенні необхідне регулярне провітрювання або кондиціонування. Рух повітря не повинен відчуватися у вигляді неприємного протя­гу. Короткочасне відкривання вікон переноситься легше, ніж постійний легкий повітряний потік. Добре провітрюється приміщення, якщо на 5-8 хв. влаштувати протяг, тоді повітря повністю відновлюється. Однак, при такому провітрюванні необхідно попередньо прибрати всі документи і по можливості всім працівникам вийти з приміщення.

Добре впливає на стан повітря озеленення службових приміщень, оскільки рослини не тільки виконують декоративну функцію, а й поліпшують склад повітря, знижують нервову та зорову втому. При виборі рослин враховуються розміри приміщення, освітлення, температурний режим і вологість повітря. Не рекомендується розміщувати квіти на шафі з документами: при поливанні виникає небезпека їх залиття, а це недопустимо.

Впливають на працездатність і запахи. Дослідження показали, що запах лимона в більшості випадків знижує працездатність секретаря, а запах троянди - підвищує. Запах улюблених парфумів, на думку психологів, також добре тонізує і викликає позитивні емоції. Але влаштовувати сеанси ароматотерапії спеціалісти не рекомендують, оскільки дія ароматів - індивідуальна й улюблені парфуми секретаря можуть викликати головний біль у всього офісу. Крім цього, людський нюх швидко звикає до запахів і перестає на них реагувати.