17

Министерство образования Республики Беларусь

УО «Минский государственный политехнический колледж»

Специальность 2-26 02 32 «Документационное обеспечение

управления и архивоведение»

Дисциплина «Стилистика деловой речи и РСД на русском языке»

Учебно-исследовательская работа

Составление и редактирование текстов

справочно-информационных документов (протокол, акт)

28Д3к.25.00.00.0000

Выполнила О.В.Сипачёва

Проверил В.Г.Ульянова

2011

Организационно-распорядительная документация – это государственная система управленческой документации, определяющая организационные функции аппарата управления.

В системе организационно-распорядительных документов выделяется три основные группы документов:

- распорядительные;

- организационные;

- справочно-информационные.

Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса - необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль.

К данной группе документов можно отнести:

Акт

Справку

Докладную записку

Объяснительную записку

Служебное письмо

Телеграмму

Телефонограмму

Заявление, предложение, жалобу

Сводку, заключение, отзыв.

Рассмотрим справочно-информационные документы на примере протокола и акта.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

Протокол часто относят к справочно-информационым документам, так как в нем фиксируется информация справочного характера, необходимая в первую очередь для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа.

Обязанности по составлению и оформлению протокола возлагаются на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы).

Следует обратить особое внимание на структуру протокола, так как часто из-за невнимательности, небрежности или просто не знания структуры протокола возникают ошибки. Также очень часто протокол путают с актом, например, вместо «Секретарь» пишут «Члены комиссии» или пропускают слово «Повестка дня» и т.д. Поэтому необходимо запомнить всю структуру протокола и особенности оформления его реквизитов.

Протокол печатается на общем бланке, поэтому его реквизитами будут:

• Наименование органа (организации);

• Название вида документа (ПРОТОКОЛ);

• Дата;

• Регистрационный индекс;

• Место составления;

• Заголовок;

• Текст;

• Подпись («Председатель», «Секретарь»)

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения (утверждению подлежат решения по вопросам за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание), название коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему) если он один. Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «чего?». Пишется со строчной буквы.