Microsoft Access . Лабораторная работа № 2

Требуется создать базу данных предприятия, занимающегося мелкооптовыми поставками товара. Специализация малого предприятия определяется типом товара. В качестве возможных вариантов специализации предлагаются:

1. Продукты питания

1. Бытовая техника

2. Компьютеры и комплектующие

3. Строительные материалы

4. Автомобили и автозапчасти

5. Компьютерные программы, игровые, музыкальные и видео cd

6. Домашние растения и ландшафтный дизайн

7. Книги

8. Сантехническое оборудование

9. Отделочные материалы

10. Производство строительных материалов

11. Продукты нефтехимии (горючее, масла)

12. Парфюмерия и косметика

13. Товары бытовой химии

14. Детские игрушки и игры

15. Верхняя одежда

16. Элитные аксессуары

Создание структуры базы данных и заполнение таблиц.

В каждой таблице базы данных должны храниться сведения конкретной категории; например, в таблице «Сотрудники» хранятся сведения о сотрудниках. Сведения о сотрудниках разбиваются на отдельные факты. Каждый такой факт хранится в отдельном поле; например, в поле «Имя» хранятся имена сотрудников. Набор всех фактов об одном сотруднике составляет одну запись; например, факты из полей «Имя», «Фамилия», «Адрес», «Город» и т.д.

Для каждого поля задан тип данных, определяющий тип сведений, которые могут храниться в этом поле. Поле «Имя» имеет тип данных «Текстовый», поскольку в этом поле хранятся имена. Поле «ДатаНайма» имеет тип данных «Дата/время», поскольку в нем хранятся даты.

При заполнении таблиц особое внимание следует уделить следующим моментам:

1. В каждой таблице есть одно или несколько (см. табл. «Заказано») ключевых полей. Ключевыми являются поля, значения которых не могут в данной таблице повторяться. На схеме рис. 21 они обозначены полужирным шрифтом. Для назначения поля ключевым в режиме конструктора в колонке слева от колонки «Имя поля» вызывают контекстное меню и выбирают соответствующий пункт. Если таких полей несколько, перед вызовом контекстного меню выделяют все нужные поля с нажатой клавишей Shift.

2. Подчиненным полям (обозначенным значком ∞ на схеме рис. 21) следует задавать подстановочный тип («мастер подстановок» в списке типов). В приведенных ниже таблицах для них добавлено слово «подстановка».

3. Заполнять таблицы данными в режиме просмотра следует только после окончательного формирования структуры таблицы, соответствующей схеме рис. 21.

Итак, для начала создайте в режиме конструктора следующие таблицы.

Таблица «Поставщики» (не менее 7-ти записей)

Поле	Тип данных	Описание
КодПоставщика	Счетчик	Уникальный номер, автоматически вставляемый при добавлении записи.
Название, Адрес, Телефон	Текстовый	Текст, комбинация текста и чисел (например адреса), или числа (например номера телефонов).
Домашняя Страница	Гиперссылка	Текст или сохраненная в текстовом виде комбинация текста и чисел, используемые в качестве адреса гиперссылки.

Таблица «Сотрудники» (не менее 3-х записей)

Поле	Тип данных	Описание
КодСотрудника	Счетчик	Номер, автоматически присваиваемый новому сотруднику
ФИО, Адрес, Телефон	Текстовый	Текст, комбинация текста и чисел (например адреса), или числа (например номера телефонов).
ДатаРождения	Дата/время	Даты и время.
Должность	Текстовый
Обращение	Текстовый (Подстановка)	Рекомендуемое обращение.
Примечания	Поле Memo	Длинный текст и числа, например примечания или описания. Общие сведения о сотруднике.

Таблица «Клиенты» (не менее 3-х записей)

Поле	Тип данных	Описание
КодКлиента	Текстовый	Уникальный пятисимвольный код, образуемый из названия организации, например, ПГТУ
Название	Текстовый	Название организации (полное)
ОбращатьсяК	Текстовый	Имя ответственного сотрудника
Адрес	Текстовый
Телефон	Текстовый

Таблица «Товары» (не менее 7 записей)

Поле	Тип данных	Описание
КодТовара	Счетчик	Уникальное число, автоматически присваиваемое новой записи
Марка	Текстовый	Марка (название) товара
КодТипа	Числовой (Подстановка)	Числовые данные, заданные на вкладке «Подстановка» свойств поля. Совпадает со значением поля "КодТипа" в таблице "Типы".
КодПоставщика	Числовой (Подстановка)	Совпадает со значением поля "КодПоставщика" в таблице "Поставщики".
Цена	Денежный	Денежные значения.
ЕдиницаИзмерения	Текстовый	Например, в ящиках по 24 бутылки, 1-литровая бутылка и т.п.
НаСкладе	Числовой	Числовые данные, используемые в математических вычислениях.
ПоставкиПрекращены	Логический	Значения Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. "Да" означает, что товар больше не поставляется.

Таблица «Доставка» (не менее 7 записей). Содержит список компаний, занимающихся доставкой товара.

Поле	Тип данных	Описание
КодДоставки	Счетчик	Уникальное число, автоматически присваиваемое новой компании по доставке.
Название	Текстовый	Название компании, осуществляющей доставку.
Телефон	Текстовый	Телефон с кодом страны или региона.

Таблица «Заказано» (не менее 7 записей). Содержит детальную информацию о компонентах каждого заказа из табл. «Заказы»

Поле	Тип данных	Описание
КодЗаказа	Числовой (Подстановка)	Совпадает со значением поля "КодЗаказа" в таблице "Заказы”
КодТовара	Числовой (Подстановка)	Совпадает со значением поля "КодТовара" в таблице "Товары”
Цена	Денежный	Денежные значения.
Количество	Числовой
Скидка	Числовой	(процентное число)

Таблица «Заказы» (не менее 7 записей). Общая информация о заказах

Поле	Тип данных	Описание
КодЗаказа	Числовой	Уникальный номер заказа
КодКлиента	Текстовый (Подстановка)	Совпадает со значением поля "КодКлиента" в таблице "Клиенты"
КодСотрудника	Числовой (Подстановка)	Совпадает со значением поля "КодСотрудника" в таблице "Сотрудники"
Доставка	Числовой (Подстановка)	Совпадает со значением поля "КодДоставки" в таблице "Доставка"
ДатаИсполнения	Дата/время
НазваниеПолучателя	Текстовый	Название организации или ФИО получателя
СтоимостьДоставки	Денежный

Таблица «Типы» (не менее 3-х записей). Описывает категории товаров.

Поле	Тип данных	Описание
КодТипа	Счетчик	Номер, автоматически присваиваемый новому типу
Категория	Текстовый	Наименование категории товара (например, для продуктов: напитки, пряности и др.).
Описание	Поле MEMO

После создания таблиц (до заполнения) задайте межтабличные связи, схема которых изображена на рис. 21. Связи назначаются в окне «схема данных» (кнопка на панели инструментов) путем «перетаскивания» ключевого поля одной таблицы к соответствующему полю другой. В открывающемся окне обязательно активизируйте флажки «обеспечение целостности данных», «каскадное удаление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей».

Связь между таблицами определяется путем добавления связываемых таблиц в окно «Схема данных» с последующим перетаскиванием ключевого поля из одной таблицы в другую. Также можно определять связи с помощью клавиатуры.

Тип отношения в создаваемой Microsoft Access связи зависит от способа определения связываемых полей.

1. Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс. Уникальный индекс - индекс, определенный для поля с заданным для свойства Индексированное поле (Indexed) значением Да (Совпадения не допускаются). При этом ввод в индексированное поле повторяющихся значений становится невозможным. Для ключевых полей уникальный индекс создается автоматически.

2. Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

3. Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей — внешних ключей двух других таблиц.