Запросы удаления

Удаление большого количества записей вручную с помощью команды Правка - Удалить занимает очень много времени. В результате некоторые записи могут оказаться удаленными по неосторожности. В этом случае пользователь может составить запрос удаления, который удалит все записи по определенному критерию.

• Выберите таблицу, в которой позднее будет проводиться удаление.

• Создайте запрос выбора и просмотрите результат на экране - все ли записи выбраны по определенному Вами критерию.

• Если в результате запроса присутствуют только подлежащие удалению записи, следует преобразовать запрос выбора в запрос удаления. Для этого в строке меню выберите команду Запрос -Удаление

• Access оставляет в бланке запроса для всех полей строки

Поле

Удаление

Условие отбора

• Выполнить запрос. При этом Access не отобразит на экране результат выполнения запроса. Появляется только сообщение о количестве записей, которое будет удалено в исходной таблице. Можно прервать процесс удаления нажатием кнопки Отмена.

Запросы замены

Внесение одинаковых изменений в большое количество записей занимает много времени и может явиться причиной многочисленных ошибок. Запросы замены автоматически выполняют изменение данных в ряде записей.

• Создать новый запрос-выборку.

• Ввести критерии для выбора изменяемых записей.

• Просмотреть результат на экране - все ли записи выбраны правильно по критерию.

• Преобразовать запрос-выборку в запрос замены. Для этого Выбрать команду Запрос — Обновление

• Access оставляет в бланке запроса для всех полей строки

Поле

Обновление

Условие отбора

• В строку Обновление ввести новые выражения для заменяемых записей. Тип данных выражения должен совпадать с типом данных поля исходной таблицы.

• Выполнить запрос.

Итоговые запросы

Запросы позволяют не только отбирать нужную информацию из таблиц и обрабатывать ее путем создания новых (вычисляемых) полей, но и производить так называемые итоговые вычисления.

Примером итогового вычисления может служить сумма всех зна­чений в какой-то группе записей или их среднее значение, хотя кроме суммы и среднего значения существуют и другие итоговые функции.

Поскольку итоговые функции для одной записи не имеют смысла и существуют только для группы записей, то предварительно записи надо сгруппировать по какому-либо признаку.

Предположим, необходимо получить сведения о максимальной, минимальной, средней заработной плате в целом по отделам. Для этого записи нужно сгруппировать по отделам и для каждой из групп можно провести итоговое вычисление по полю ОКЛАД.

Итоговые запросы создают на основе известного нам бланка запроса по образцу, только теперь в нем появляется дополнительная строка — Группировка.

• Для введения этой строки в бланк надо щелкнуть на кнопке Групповые операции на панели инструментов программы Access. Далее все происходит очень просто.

• В тех полях, по которым производится группировка, надо уста­новить (или оставить) функцию Группировка.

• В тех полях, по которым следует провести итоговое вычисление, надо в строке Группировка раскрыть список и выбрать одну из нескольких итоговых функций.

• Щелчок на кнопке Вид запускает запрос и выдает результирующую таблицу с необходимыми итоговыми данными.

В строке Группировка можно указать лишь одну итоговую функцию. А как быть, если надо найти и сумму, и среднее, и максимальное значение, и еще что-то? Решение простое: одно и то же поле можно включить в бланк запроса по образцу несколько раз.

Отчеты

Отчеты позволяют представить и распечатать данные в соответствии с требованиями пользователя. Возможности оформления данных и вывода на печать настолько же гибки, как и возможности их отображения на экране. Отчеты очень похожи на формы. У них одинаковые:

• панели инструментов;

• панели элементов;

• средства для размещения к работы с элементами управления;

• возможность использовать те же области, что и при создании форм: заголовка, примечания, области верхнего и нижнего колонтитулов, области данных, возможность включать области для полей, по которым осуществляется группировка записей. Различие заключается в том, что отчеты предназначены исключительно для вывода данных на печать. В них отсутствует необходимость наличия управляющих элементов для ввода данных. Поэтому в отчетах можно отказаться от использования списков, флажков. В них нельзя установить режим таблицы или формы. Для отчета можно выбрать только режим Конструктора и предварительного просмотра.