Засвідчення вірності копій (фотокопій) документів і витягів із них
Відповідно до законодавства нотаріус засвідчує вірність копій (фотокопій) документів та витягів із них.
Засвідчуючи вірність копій документів, що видані юридичними особами, нотаріуси перевіряють дотримання таких умов:
відповідність таких документів закону;
чи документи мають юридичне значення;
чи засвідчення вірності копій таких документів не заборонено законом.
Невідповідними закону визнаються документи, що мають протизаконний зміст або порочать честь та гідність громадянина, ділову репутацію юридичної особи.
Юридичне значення мають усі документи, що зачіпають права та законні інтереси фізичних або юридичних осіб, незалежно від того, чи свідчать вони про існування тих чи інших правовідносин у минулому або теперішньому, оскільки можуть підтвердити правомірність певних вимог, існування певних фактів тощо.
Вірність копії (фотокопії) документа, виданого фізичною особою, засвідчується в тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи.
Забороняється засвідчувати вірність копій паспорта, документів, що його замінюють, військового квитка, депутатського посвідчення, службових посвідчень та інших документів, знімання копії з яких не допускається. Не допускається засвідчення вірності копії (фот-ї) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть), а також засвідчення вірності копії (ф-ї) з додатка без пред'явлення основного документа (витяг із залікової відомості).
Вірність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана юридичною особою, яка видала оригінал документа. В останньому випадку копія документа мас бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки і з відміткою про те, що оригінал документа знаходиться в справах юридичної особи, яка видала документ. Вірність копії з копії рішення суду (витяг із нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили і що оригінал рішення знаходиться в суді із зазначенням номера справи Засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації оригіналів цих документів або проставляння апостиля1.
Вірність витягу може бути засвідчена лише в тому випадку, коли його зроблено з документа, в якому міститься рішення кількох не пов'язаних між собою питань. Витяг має відтворювати повний текст частини документа з певного питання.
При виготовленні витяг}' з багатосторінкового документа обов'язково відтворюється текст першої та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, вірність витягу з якого засвідчується. Нотаріус не має права засвідчувати вірність копії з документів, які містять підчистки та дописки, необумовлені виправлення, закреслені слова. Не приймаються для вчинення нотаріальної дії документи, що написані олівцем містять нечіткий, нерозбірливий текст, стертий або такий, що не читається, відбиток печатки. Не можна засвідчити вірність копії з документа, який складається з декількох не пронумерованих та непрошитих аркушів. Крім того, нотаріус повинен встановити, чи повноважним органом виданий документ, копію якого треба засвідчити, чи є у наявності всі необхідні реквізити документа.
У випадку, якщо документ викликає сумнів у нотаріуса, останній вправі направити докумен т па експертизу. І Іри цьому він виносить постанову про направлення документа на експертизу з докладним викладенням обставин,
які спонукали його до такого рішення, та переліком питань, що потребують висновку експерта.
Якщо копія документа викладена неправильно чи неграмотно, нотаріус пропонує особі, яка звернулася з приводу вчинення нотаріальної дії. виправити її або скласти нову. На прохання заінтересованої особи нотаріус сам може виготовити копію.
Нотаріус зобов'язаний звірити з оригіналом копію чи ви тяг із документа, вірність яких він засвідчує.
Нотаріально засвідчена копія має містити точний текст оригінального документа, текст посвідчувального напису про засвідчення вірності копії, де зазначаються відсутність або наявність обумовлених виправлень в оригіналі і а інших особливостей (підпис особи, що підписала документ, та печатка не відтворюються, а заміняються словами «підпис» та «печатка» ), підпис нотаріуса, повне найменування державної нотаріальної контори, печатка нотаріуса або державної нотаріальної контори. У документі, який складається , з декількох прошитих аркушів, кількість їх засвідчується підписом нотаріуса і прикладенням печатки.
Незаповнені місця та неповні аркуші на копії прокреслюються, за винятком документів, що призначені для дії за кордоном.