79. Процесуальний порядок передачі заяв

Передача заяв від одних осіб до інших вчиняється тільки дер­жавними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами, посадові особи консульських установ та виконкомів місцевих рад правом на це не наділені.

Щодо територіальної компетенції, то звернутись за вчинен­ням цієї нотаріальної дії можна до будь-якої нотаріальної конто­ри або приватного нотаріуса (загальне правило територіальної компетенції).

Згідно з п. 275 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, заяви подаються нотаріусу належним чином оформленими.

Заяви складаються з дотриманням вимог до документів, що подаються для вчинення нотаріальних дій, тобто належним чи­ном оформлені (написані ясно і чітко, без підчисток, дописок, закреслень чи інших незастережених виправлень тощо), а якщо вони викладені на двох і більше окремих аркушах, — скріплені належним чином, із зазначенням кількості скріплених аркушів.

Заява обов'язково повинна містити такі відомості:

• ПІБ, місце проживання заявника та особи, до якої звернута заява або назви і місцезнаходження юридичних осіб (без скоро­чень). У необхідних випадках зазначаються номери рахунків юридичних осіб у банках (інших кредитних установах);

• дату складання, а також у багатьох випадках обов'язковим є зазначення строку на відповідь.

Якщо документ, що підлягає передачі, викладений неправиль­но чи неграмотно, складений з порушенням вимог чинного зако­нодавства, нотаріус пропонує особі, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, виправити його або скласти новий. На бажання зацікавленої особи документ може бути складений нотаріусом.

Заяви передаються нотаріусу не менше ніж у двох примірни­ках, один з яких передається поштою зі зворотним повідомлен­ням або особисто адресатам. Інший примірник залишається у справах нотаріуса; на ньому проставляється реєстраційний но­мер, за яким зареєстровано цю нотаріальну дію, і відмітка про сплату державного мита (плати).

У разі пересилання заяви поштою до неї долучається суп­ровідний лист нотаріуса, копія якого залишається у його спра­вах, разом з квитанцією пошти про прийняття заяви і повідом­лення про вручення заяви адресату.

Якщо нотаріус особисто передає заяву адресату, він бере роз­писку про одержання заяви, яка вчиняється на примірнику, що зберігається у нотаріуса. В розписці вказується ШБ або повне найменування адресата, найменування документа, час його одержання. У випадку передачі заяви представнику юридичної особи в розписці зазначаються його посада та ПІБ. Розписка скріплюється підписом особи, що прийняла заяву, а у необхідних випадках — печаткою юридичної особи.

Заяви можуть передаватися також з використанням технічних засобів, наприклад, факсимільного апарату, комп'ютерних мереж тощо. У цьому випадку другий примірник заяви повертається особі, що її подала.

Витрати, пов'язані з поштовою пересилкою заяви чи з вико­ристанням інших технічних засобів, оплачуються заявником.

Відповідно до п. 276 Інструкції, на прохання особи, що подала заяву, їй видається свідоцтво про передання заяви, яке є доказом передачі заяви конкретного змісту фізичним чи юридичним особам.

Свідоцтво видається особі, яка подала заяву, не раніше вказа­ного в ній строку на відповідь та за наявності повідомлення пош­ти про вручення заяви адресату у певний час або відповіді адреса­та. У ньому викладається зміст одержаної на заяву відповіді або те, що відповідь у встановлений у заяві строк не надійшла.

Нотаріус складає свідоцтво у вигляді окремого документа або на зворотному боці заяви, у двох примірниках. Один примірник видається заявнику, а інший залишається у справах нотаріуса.

У свідоцтві повинні міститись відомості про час отримання за­яви нотаріусом, її зміст, час вручення адресату, його відмову від прийняття заяви або неможливість передачі йому заяви з інших причин, час отримання відповіді на заяву та її зміст або відсут­ність відповіді.

Передавання заяви та видача свідоцтва про передання заяви є самостійними нотаріальними діями і реєструються в реєстрі но­таріальних дій під окремими номерами.