Глава 1. Теоретическая часть

1.1. Понятие электронной таблицы

Электронные таблицы - это программа для создания и использования документов с автоматическим расчетом вносимых данных.

Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) - прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица - позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

Создателями электронной таблицы считаются студент Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина и его друг Боб Франкстон. В 1979 году выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, они разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc.

Новым существенным шагом в развитии электронных таблиц было появление в 1982 году на рынке программных средств Lotus 1-2-3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных.

Следующий шаг - появление в 1987 году табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой. Однако разработчики Excel нашли оптимальный вариант, максимально облегчив пользователю освоение программы и работу с ней. Благодаря этому Excel быстро завоевала популярность среди широкого круга пользователей. В настоящее время Excel занимает ведущее место на рынке табличных процессоров.

В современном офисе и многими пользователями в быту широко применяется версия Microsoft Office Excel 2007.

В приложение Microsoft Office Excel 2007 заложены такие возможности, как:

1. Наиболее востребованные команды всегда находятся под рукой (а также формулы, таблицы, графические элементы, элементы разметки страницы, кнопка для отправки писем по e-mail и многое другое).

2. Навигационная панель для упорядочивания и просмотра данных, содержащихся в вашем блокноте. Расставление пометок с помощью флажков.

3. Эффективная технология поиска для быстрого обнаружения необходимой информации в заметках, среди рукописного и печатного текста, в аудио и видеозаписях.

4. Расширенные возможности форматирования, новые графические элементы, диаграммы SmartArt, галереи диаграмм, графики и прочие элементы для качественного оформления документов.

5. Инспектор документов, автоматическое аварийное восстановление данных.

6. Согласованная маркировка и нумерация списков, которая позволяет создавать единообразно оформленные документы.

7. Динамический просмотр результатов выполняемого редактирования или применения нового форматирования при наведении курсора.

В версии Microsoft Excel 2007 в значительной степени повышена наглядность работы, сокращены затраты времени пользователя на достижение результата и имеет место повышение удобства работы.

Чаще всего при работе с Microsoft Office Excel 2007 выполняют следующие операции:

1. работа с файловой системой: открытие файлов, сохранение, в том числе под другим именем или в другой папке, создание новых документов;

2. создание и редактирование таблиц: ввод данных с клавиатуры, ввод данных автозаполнением, перемещение и копирование ячеек, добавление и удаление столбцов и строк, изменение ширины столбцов и высоты строк, просмотр, подготовка к печати и печать таблиц;

3. работа с листами: добавление, удаление, переименование, копирование и перемещение листов, выделение фрагментов, перемещение по листу;

4. оформление ячеек и таблиц: установка числовых форматов, изменение параметров шрифта, выравнивание, установка границ и заливки;

5. вычисления: создание формул с помощью клавиатуры, использование функций, автосуммирование;

6. работа с данными: поиск и замена, сортировка, отбор (выборка);

7. работа с диаграммами: создание, изменение, оформление, печать.