1.4. Списки в Excel 2007

Списком в Excel является таблица, строки которой содержат однородную информацию. Список состоит из трех структурных элементов:

1. заглавная строка - это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов - это метки (названия)соответствующих полей;

2. запись - совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы)

3. поля - отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).

Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при его формировании, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.

1. Рабочий лист должен содержать только один список, т.к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.

2. Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка, иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.

3. Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).

4. Метки столбцов могут содержать до 255 символов.

5. Не следует отделять заглавную строку от записи пустыми строками или строкой, содержащей линию из символов «дефис».

6. Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.

7. При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.

8. В списках можно использовать формулы. Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы.

Значительно упростить работу с записями списка позволяет Форма. Использование формы данных позволяет:

1. Добавить записи в список.

2. Организовать поиск записей в списке.

3. Редактировать данные записи.

4. Удалять записи из списка.

Сортировка списков - это переупорядочивание одного или более столбцов. Для того, чтобы выполнить сортировку надо выбрать столбец с данными в диапазоне ячеек или убедиться, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит алфавитно-цифровые данные. На вкладке Главная в группе Редактирование надо выбрать пункт Сортировка и Фильтр.

Для сортировки в определенном пользователем порядке можно использовать пользовательские списки. В Excel 2007 предоставляются встроенные пользовательские списки дней недели и месяцев года, однако также могут создаваться собственные пользовательские списки. Для этого надо нажать кнопку Microsoft Office, нажать кнопку Параметры Excel, выбрать категорию Основные, а затем в группе Основные параметры работы с Excel нажать кнопку Изменить списки. В диалоговом окне Списки нажать кнопку Импорт, а затем дважды нажать кнопку ОК. Затем на вкладке Начальная страница, а выбрать в списке пункт Специальная сортировка. Отобразится диалоговое окно Сортировка. В группе Столбец и поле Сортировать по или Затем по надо указать столбец для сортировки по настраиваемую списку. В поле Порядок выбрать пункт Настраиваемый список. Выбрать необходимый список в диалоговом окне Списки и нажать кнопку ОК.

Фильтрация - это быстрый способ выделения из списка подмножества данных для последующей работы с ними. В результате фильтрации на экран выводятся те строки списка, которые либо содержат определенные значения, либо удовлетворяют некоторому набору условий поиска, так называемому критерию. Остальные записи скрываются и не участвуют в работе до отмены фильтра.

Выделенное подмножество списка можно редактировать, форматировать, печатать, использовать для построения диаграмм.