- •Глава 9
- •9.1. Организация церемоний открытия выставки
- •9.2. Режим работы выставки. Организация потоков посетителей
- •9.3. Взаимодействие дирекции выставки с экспонентами и персоналом стендов
- •9.4. Прием почетных гостей и экскурсий.
- •9.5. Работа научно-технического,
- •9.6. Деловые встречи дирекции, организация переговоров, изучение мнений о выставке
- •9.7. Организация смотров-конкурсов,
- •9.8. Закрытие выставки и послевыставочный период
9.8. Закрытие выставки и послевыставочный период
Как уже было сказано выше, дирекция контролирует ход выполнения программы выставки и подводит предварительные итоги ее реализации в канун закрытия. Завершение работы выставки констатируется церемонией ее официального закрытия. Порядок официального закрытия выставки и место церемонии определяются и объявляются накануне. Программа церемонии закрытия выставки обычно состоит из трех пунктов:
1. Выступление председателя оргкомитета с объявлением предварительных результатов выставки и приглашением участников принять участие в следующей выставке.
2. Награждение участников выставки.
3. Объявление о закрытии выставки, порядке демонтажа экспозиций и вывозе выставочных грузов с ее территории.
Закрытие выставки обычно объявляется во второй половине дня. Ликвидация экспозиций и вывоз выставочных материалов осуществляется самими экспонентами. Они же осуществляют собственными силами возврат тары и упаковки со склада, нанимая подсобных рабочих или привлекая для этого стендистов. Дирекция может оказывать экспонентам транспортно-экспедиторскую и таможенную помощь при вывозе выставочных грузов. Но прямая обязанность дирекции выставки — организация пропускного режима для выноса материальных ценностей, контроль и учет вывоза выставочных грузов и материалов. Она же устанавливает режим работы охраны и службы безопасности. Во избежание столпотворения и суеты в павильоне, скопления погрузочных и транспортных средств перед павильоном желательно разработать специальный график погрузочных работ.
По мере ликвидации экспозиций и выезда экспонентов начинается демонтаж выставки, разборка выставочных конструкций и временных коммуникаций. Задача этого этапа работ — приведение помещений в надлежащее состояние, обусловленное договором аренды или требованиями положения о выставочном павильоне.
После демонтажа выставки, оставшееся оборудование и материалы, пригодные для повторного использования, складируются, а непригодные для восстановления конструкции и отходы производства списываются по акту и передаются на утилизацию. В течение двух-трех дней помещение выставки приводится в первоначальный вид. В один из ближайших дней проводится итоговое заседание оргкомитета выставки. Председатель оргкомитета сообщает предварительные результаты проведения выставки, анализирует успехи и просчеты, доводит до сведения информацию о полученных рекламациях, предложениях и рекомендациях по проведению последующих выставок.
Тщательный анализ результатов проведенных выставок — залог успешного развития выставочной организации и база для улучшения организации последующих выставок. Для проведения качественного анализа результатов очень важно организовать сбор и обобщение материалов по результатам работы всех служб выставки. Поэтому все выставочные службы должны иметь инструкцию о порядке сбора информации и типовые формы отчетов. Свои формы отчетов устанавливаются для начальников разделов, методистов, руководителей конкурсных и экспертных групп, НТЦ, коммерческого и справочно-информационного центров, бухгалтерии, отдела снабжения, служб охраны выставки. Форма и требования к сводному отчету разрабатываются дирекцией выставки по согласованию с оргкомитетом. Каждый отчет должен иметь статистические данные, аналитический раздел, оценку результатов, предложения по совершенствованию работ на данном участке. Сводный отчет о выставке должен содержать оценку успеха выставки и эффективности затраченных средств и усилий, выводы, рекомендации и предложения по проведению последующих выставок. Это важнейшие составные части отчета по организации и проведению выставочно-ярмарочного мероприятия.
Организация работ в после выставочный период включает:
1) окончательные расчеты с партнерами, клиентами, подрядчиками, кредиторами и участниками выставки;
2) списание затрат по выставке;
3) систематизацию документации и анализ расходов и доходов;
4) подведение окончательных итогов выставки;
5) оценку эффективности мероприятия в целом;
6) подготовку отчета о проведении мероприятия;
7) подготовку приказа по итогам ее проведения.
Но и после этого работа продолжается. Появляются новые планы и заботы. Продолжается поиск новых путей повышения качества и уровня выставочных программ, улучшения организации и эффективности выставочного дела. Здесь имеет важное значение выбор методики анализа и оценки эффективности выставочного мероприятия. Существует ряд совершенно разных мнений о возможностях и способах оценки отдельных аспектов выставочной деятельности, а также о формах и критериях ее интегральной оценки. Более или менее разработаны способы оценки частных показателей и критериев, способствующих объективной квалификации успеха или неудачи выставочного мероприятия. К ним, прежде всего, относят все виды прямого результата (эффекта) выставки:
• показатели экономической эффективности выставочного мероприятия, рассчитываемые на базе данных о доходах (прибыли) и затратах;
• показатели коммерческой эффективности, выражаемые соотношением объемов заключенных договоров и затрат на подготовку и проведение выставки;
• показатели информационно-рекламной эффективности, определяемые соотношением поставленных и реализованных задач.
Существенным достижением последнего времени является разработка Лондонской школой бизнеса по заданию Союза международных ярмарок (UFI) системы оценки косвенных (вторичных) эффектов выставок. Замеры влияния крупнейших выставок на городскую инфраструктуру, проведенные в 35 городах Европы, показали, что в период проведения таких выставок товарооборот в торговле, общественном питании, гостиничном хозяйстве и на общественном транспорте города возрастает в 1,4 — 1,7 раза, и, соответственно, увеличиваются налоговые отчисления в бюджет города. Трудноразрешимой задачей остается определение комплексного эффекта (или интегральной эффективности) проведенного мероприятия. Пока не удается привести к единой размерности различные экономические и внеэкономические результаты выставки и суммировать их в единый интегральный эффект.
Контрольные вопросы и задания
1. Объясните выбор названия, формулирование целей и задач выставки.
2. Что такое решение и приказ о проведении выставки, создание оргкомитета и дирекции?
3. Дайте определение смете затрат на выставку, финансовому плану и бюджету выставки.
4. Назовите основные этапы рабочего плана подготовки и проведения выставки.
5. В чем заключается разработка заявочно-договорной документации и условий участия в выставке?
6. Как осуществляется формирование адресной базы экспонентов и рассылка приглашений к участию?
7. Что представляет собой тематический и тематико-экспозиционньш план выставки?
8. В чем заключаются дополнительные пристендовые услуги на выставке?
9. Назовите особенности организации и проведения пресс-конференции для СМИ перед выставкой, организации церемонии открытия выставки.
10. Назовите особенности закрытия выставки и награждения экспонентов.
11. Назовите основные направления работ в послевыставочный период.