Вопрос 26. Виды технотронных архивов и порядок их хранения

Технотронные архивы — архивы, хранящие кинофотофоновидеодокументы и научно-техническую документацию. Специфика работы архива определяется спецификой носителей информации.

При нефондовом хранении кинофотофонодокументов:

• кино- и видеодокументы систематизируются по видам — фильмы, спецвыпуски, киножурналы или видеожурналы, отдельные киновидеотелесюжеты различной цветности

• фотодокументы систематизируются по видам – негативы различной цветности и размера и т.д.

• фонодокументы систематизируются по видам записи звуковой информации — фонографической, граммофонной, шоринофонной, оптической, магнитной, лазерной

Внутрифондовая организация научно-технических документов определяется их комплектностью.

Хранение кинофотофоновидеодокументов обусловливается их носителями.

Хранилища документов на нитрооснове должны быть изолированы от хранилищ с остальными документами.

Оптимальным оборудованием являются деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными составами.

Научно-техническая документация хранится в сфальцованном виде в папках не более 50 листов формата А4.

Документы на магнитной ленте должны быть намотаны на сердечники, катушки, кассеты соответствующего размера упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр с вырезами для этикеток.

Компакт-диски должны быть уложены в заводскую упаковку, затем помещены в коробку.

Проверка наличия и состояния документов в технотронных архивах производится в соответствии с подобного рода работой обычных архивов. Проверка проводится раз в 5 лет, для документов на нитро основе — раз в 2 года, для уникальных документов — ежегодно.

При подготовке к хранению документы подлежат очистке от пыли и грязи, перемотке, акклиматизации, упаковыванию.

В ходе хранения документов в технотронных архивах возможно проведение первичных реставрационных и консервационных работ. Документы очищаются от пыли и укрепляются.

Вопрос 27. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД). Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначены для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения.

Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и др.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы (ИПС) архива является наиболее сложной задачей. существуют информационно-поисковые системы трех типов:

• использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве

Основой для создания интегрированной поисковой системы по документам долговременного (или постоянного) срока хранения в архиве учреждения является электронная регистрационно-контрольная картотека (РКК), создаваемая в делопроизводстве в ходе регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Каждая запись электронной РКК связана с записью электронной номенклатуры дел по полю («индекс дела по номенклатуре»).

• создание единой интегрированной информационно-поисковой базы для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения

• создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации

Одним из важнейших направлений компьютеризации, согласно концепции, является разработка типовых (общеотраслевых) баз данных по основным направлениям работы архивов. Применение типовых технологий обеспечивает совместимость баз данных, созданных различными архивными учреждениями.

Возможно использование архивом и собственных программных разработок.

Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов.

• Изучение делопроизводства и документооборота организации

• Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела

• Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы — системного интегратора

• Заключение договора, к которому прилагается техническое задание

• Создание, установка и адаптация программы

• Сертифицирование и регистрация программного продукта

• Поддержка и обслуживание системы

Архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта