1.Предмет, задача редактирования..

Редактировать документы может только тот, кто знает правила составления и оформления документов. Правила оформления документов излагаются в ГОСТе Р 6.30-2003.

Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство.

1. Общие требования к языку деловых бумаг:

• информативность (содержательность);

• содержание излагается кратко, нежелательны сложные конструкции;

• краткость не в ущерб смыслу;

• каждая новая мысль оформляется с абзаца;

• все слова пишутся полностью, за исключением общепринятых сокращений;

• текст организационно-распорядительного документа излагают от 1-го или 3-го лица (Приказываю; Комитет образования считает возможным);

• точность и стандартизация официально-делового стиля предполагают наличие специальных языковых средств, которые используются только в рамках деловой речи.

2. В официально-деловом стиле используются:

• термины и профессионализмы (контракт, договор, предложение и др.);

• слова, которые употребляются преимущественно в административно-канцелярской речи (вышеуказанный, нижеподписавшийся и др.);

• имена существительные, называющие людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (свидетель, истец и др.);

• отглагольные существительные (исполнение, несоблюдение и др.);

• отыменные предлоги (в силу, в целях и др.);

• устойчивые словосочетания, свойственные официально-деловому стилю (иметь значение, установленный порядок и др.);

• расщепленные сказуемые;

• утверждение при использовании отрицатель­ной частицы не (Комиссия не исключает возможности...);

• страдательный залог, если необходимо подчеркнуть факт совершения того или иного действия др.).

3. Текст документа в основном печатают через 1,5 интервала. Через 1 интервал допускается печатать текст документа при формате А5. Через 2 интервала печатают текст документа, который готовится к изданию типографским способом.

4. В многостраничных документах принято нумеровать страницы, начиная со второй. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля листа.

5. Все особенности официально-делового стиля закреплены тра­дицией. В официальных текстах необходимо соблюдать единообра­зие в написании собственных имен, географических наименований, терминов, названий лиц, должностей, учреждений и т.д. В таких текстах допускается использование сокращений отдель­ных слов, но сокращения слов и наименований в документах должны быть понятными и общепринятыми.

6. Тексты по способу изложения материала делятся на три смысловых типа: повествование, описание и рассуждение.

7. Текст может делиться на составные части. Такое членение тек­ста называется рубрикацией.

• Самой простой рубрикой является абзац. Абзац — это отступ в начале каждой строки текста. Абзац еще называют «красной строкой». Абзац позволяет переходить от одной мысли к другой, облегчает чтение.

• Заголовки и подзаголовки являются также важным средством рубрикации.

• В служебных документах текст чаще всего делится на главы, пункты, подпункты. Каждая из составных частей имеет номер. Нумерация производится арабскими цифрами, в конце номера ставится точка. Номер каждой составной части включает в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления, например: 1.1.1. (глава 1, пункт 1, подпункт 1); 1.1.2. (глава 1, пункт 1, подпункт 2) и т.д.

• Важно учитывать, что на протяжении текста всего документа нумерация должна быть однотипной.

• В художественных, научных текстах чаще всего встречаются такие рубрики, как часть, раздел, глава, параграф и др.

8. Не сокращаются слова миллион, миллиард, тысяча, если употребляются не в таблицах и без цифр. Не употребляются без цифр знаки номера, параграфа, процента, например, № 1, § 5 и т.д. Использование большого количества сокращений снижает официальный характер текста.