Заключение
Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке существует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.
Переписка с зарубежными партнерами не редкость в наше время, она требует хорошего знания языка, в основном английского, умения четко и грамотно выражать свои мысли. От правильного составления данных писем напрямую зависит прибыль организации. Все это говорит о том, что данным вопросом должен заниматься грамотный специалист прошедший специальное обучение, а не просто человек хорошо знающий язык. Соблюдение всех стандартов переписки говорит о высоком уровне фирмы и зарубежом это ценится.
Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.
Список литературы
1. Браим И.Н. «Этика делового общения», Минск, «Жизнь», 2011;
2. Басовская Е. Н. О языке служебных документовДелопроизводство
2011. № 2/1.;
3.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Анодина Н.Н.Деловая переписка: учебное пособие, М. 2009;
4. Кирсанова М. В.Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2009;
5. Колтунова М. Д.Деловое письмо. М., 2010;
6. Паневчик В. В.Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2010;
7. Печникова Т. В., Печникова А. В.Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2010;
8. Румынина Л. А.Делопроизводство: Учебник. М., 2009.
Индивидуальное задание №1: «Приведите правила оформления реквизитов: дата документа, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о заверении копии. Представьте примеры»
Дата документа:
Дата официального документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. 1
Датой документа (реквизит 11) см. Приложение 1. является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). 2
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). 3
Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. 4
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.5
Например: дату 5 июня 2012 г. следует оформлять 05.06.2012.
Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г.Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.6
Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.7
См. Приложение 2.
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 54. 2 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11. 3 Там же. – Приложение № 11. 4 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 5 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.11. 6 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.7.
Отметка об исполнении документа и направление его в дело:
Реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.1
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.2
Например:
Отправлен факс от 09.04.2012 № 12
В дело № 05-10
Личная подпись
Дата См. Приложение 3.
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.28. 2 Там же. – Пункт 3.28.
Отметка о заверении копии:
Реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.1
Например:
Верно
Инспектор службы кадров Левченко Т.С. Левченко
06.04.2009
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.2
При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).3
Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).4
Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).5
Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рисунке 1.
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.26. 2 Там же. – Пункт 3.26. 3 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 4 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с. 5 Там же.
Рисунок 1.
Индивидуальное задание №2 «Составьте гарантийное письмо АО «Кедр» ОАО «Спутник» об оказании помощи в установке и наладке машин вычислительного центра.
АО «Кедр» ОАО «Спутник»
Исх.№_____
«___» ____________20___г.
Гарантийное письмо
Акционерное общество «Кедр» обязуется оказать помощь Открытому акционерному обществу «Спутник» в установке и наладке машин вычислительного центра.
Директор АО «Кедр» м.п. ____________ /___________/
Директор ОАО «Спутник» ____________ /___________/
Индивидуальное задание №3 « Укажите ошибки в оформлении документа. Отредактируйте текст»
Письмо – запрос
Прошу. Выслать в наш адрес характеристику на имя:
Снегирь Олег Дмитриевич, 01.11.7989 года рождения, уроженец г. Лысьва Пермской области, проживает в г. Лысьва, ул. Оборина, 53-30, группа ПУАХ-06, автомобильное хозяйство, 5 курс.
И.о. дознователя Семенова Е. П.
В данном письме-запрос допущены следующие ошибки:
Письмо – запрос оформляется на фирменном бланке; в левом верхнем углу пишутся реквизиты отправителя, ставиться дата и исходящий номер документа; в правом углу пишутся реквизиты адресата (должность, фамилия, имя, отчество); заголовок пишет по середине; в конце письма прописывается заранее благодарность адресату.
ОВД УУМ ОВД
по Лысьвенскому муниципальному району по Лысьвенскому муниципальному району
Отдел дознания сержанту полиции
Егорову И.К.
01.03.09 № 125 на № 121 от 27.02.09
Письмо - запрос
Уважаемый Игорь Константинович!
Прошу выслать в наш адрес характеристику на имя:
Снегирь Олег Дмитриевич, 01.11.1989 года рождения, уроженец г. Лысьва Пермской области, проживает в г. Лысьва, ул. Оборина, 53-30, группа ПУАХ-06, автомобильное хозяйство, 5 курс.
Заранее благодарны Вам за ответ.
И.о.дознавателя /___________/ Семенова Е.П.
Индивидуальное задание №4 «Составьте и оформите резюме для представления в организацию (предприятие, фирму), где собираетесь занять конкретное рабочее место (с повышением)