Рабочие документы, подготавливаемые аудитором в ходе проверки

Документирование аудита является одним из важнейших условий его ква­лифицированного проведения.

Порядок документирования определяется аудиторским правилом (стандартом) №2 «Документирование аудита». Он устанавливает общие требования к качеству документирования аудита и оформлению рабочих документов аудиторов.

Аудиторская организация и индивидуальный аудитор (далее именуются - аудитор) должны документально оформлять все сведения, которые важны с точки зрения предоставления доказательств, подтверждающих аудиторское мнение, а также доказательств того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности.

Под термином "документация" понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме.

Рабочие документы используются:

- при планировании и проведении аудита;

- при осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы;

- для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых в целях подтверждения мнения аудитора.

Наличие рабочей документации позволяет анализировать действия аудиторов и, следовательно, организовать как внутрифирменный, так и внешний контроль качества их работы. На основе рабочей документации аудиторская фирма может отстаивать свои интересы в суде в случае претензий клиентов по поводу низкого качества проведенного аудита. Отметим, что сфабриковать рабочую документацию аудитора с указанием номеров и дат проверенных документов без проведения аудита практически нереально.

Одной из проблем из проблем профессионального российского аудита является наличие «черных аудиторов», которые за определенное вознаграждение дают положительные аудиторские заключения. В связи с этим особое значение приобретают рабочие документы аудита подтверждающие проведение проверки, поскольку сфальсифицировать файл с рабочими документами проверки (с указанием номеров и дат проверенных платежных поручений, счетов, накладных) без реального осуществления аудиторской проверки практически невозможно. Поэтому данное правило (стандарт) является определенной преградой на пути "черного аудита", хотя и не исключает его вовсе (поскольку подготовить соответствующую рабочую документацию и дать положительное аудиторское заключение можно и на заведомо недостоверную бухгалтерскую отчетность).

Рабочие документы должны обеспечивать документальное подтверждение того, что проверка проведена надлежащим образом (глубоко и качественно), раскрывать методы аудита, объем проверенных документов и подтверждать полноту и качественность аудиторского заключения. Они должны также содержать пояснения о том, что книги и журналы, записи и т. п. отражают (или не отражают) совершенные операции в соответствии с нормативной и законодательной базой Российской Федерации надлежащим образом. Кроме того, должно быть документально подтверждено, что проверка была надлежащим образом спланирована, реализация плана аудиторами ежедневно контролировалась и в ходе аудита подвергалась рассмотрению, что при необходимости выполнялись соответствующие исследования.

Рабочие документы должны позволять аудитору, возглавляющему проверку, и руководству фирмы оценить работу как бригады в целом, так и каждого аудитора в отдельности, и определить, не требуется ли изменить условия проведения проверки в после­дующих периодах.

При внешнем контроле качества работы аудиторских организаций анализ документирования аудиторских проверок будет иметь большое значение. Во-первых, это важнейший участок аудиторской работы. Во-вторых, с него удобно начинать проверку качества работы аудиторских организаций, поскольку знакомство с ним позволяет лучше спланировать такую проверку. В-третьих, проверка документирования аудита позволяет проверять качество работы аудиторов более объективно..

Целями документирования при проведении аудита являются:

• обеспечение качества проводимого аудита;

• доказательность полученных результатов и сделанных на их основе выводов и заключений;

• доказательства того, что аудиторская проверка проводилась в соответствии с федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности.

Аудит сопровождается обязательным отражением в рабочей документации информации, которую аудитор получает в процессе проверки.

Рабочие документы используются:

• при планировании и проведении аудита;

• при осуществлении текущего контроля и проверки выполненной аудитором работы;

• для фиксирования аудиторских доказательств, получаемых в целях подтверждения мнения аудитора.

Аудитор должен составлять рабочие документы в достаточно полной и подробной форме, необходимой для обеспечения общего понимания аудита.

Аудитор должен отражать в рабочих документах информацию о планировании аудиторской работы, характере, временных рамках и объеме выполненных аудиторских процедур, их результатах, а также о выводах, сделанных на основе полученных аудиторских доказательств. В рабочих документах должно содержаться обоснование аудитором всех важных моментов, по которым необходимо выразить свое профессиональное суждение, вместе с выводами аудитора по ним.

К рабочей документации относятся:

• информация о характере и масштабе деятельности аудируемого лица;

• информация о юридической и организационной структуре аудируемого лица;

• выдержки или копии необходимых для проведения аудита юридических документов, соглашений, протоколов;

• информация об отрасли, экономической и правовой среде, в которой аудируемое лицо осуществляет свою деятельность;

• результаты оценки аудитором системы внутреннего контроля аудируемого лица;

• оценка аудиторского риска (внутрихозяйственного риска, риска средств контроля) и любые корректировки к ним;

• планы и программы проведения аудита и изменения к ним;

• анализ финансово-хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета;

• описание использованных аудиторской организацией процедур и их результатов;

• анализ наиболее важных экономических показателей и тенденций их изменения;

• документы, подтверждающие осуществление контроля за работой экспертов;

• сведения о том, кто выполнял аудиторские процедуры, с указанием времени их выполнения;

• подробная информация в отношении той части проверки, которая проводилась другой организацией;

• копии сообщений, направленных другим аудиторам, экспертам и третьим лицам, и полученных от них ответов;

• протоколы совещаний с руководством аудируемого лица;

• письменные заявления, полученные от аудируемого лица;

• копии бухгалтерской отчетности, отчета и аудиторского заключения;

• объяснения, пояснения и заявления аудируемого лица;

• копии документов аудируемого лица;

• распечатки при использовании систем компьютерной обработки данных (КОД);

• рабочие формы, аналитические документы и черновые записи аудиторской организации;

• любые другие документы, которые аудитор использует и/или составляет в процессе проведения аудита.

При организации и проведении аудита все устные вопросы к представителям аудируемого лица и их ответы документируются и заверяются подписями аудитора, проводившего опрос.

В процессе проведения проверки аудитор должен получить, а аудируемое лицо обязано предоставить по первому требованию, всю необходимую документацию в соответствии с п.2 статьи 6 Федерального закона «Об аудиторской деятельности».

Копии документов аудируемого лица для подтверждения аудиторского заключения предоставляются аудитору с согласия аудируемого лица. В том случае, если аудируемое лицо отказывает аудитору в предоставлении копий первичных документов, аудитор обязан зафиксировать в рабочей документации реквизиты проверяемого документа с целью его однозначной идентификации.

Аудируемое лицо обязано предоставить аудитору по его требованию заключения и акты предыдущих проверок вышестоящих организаций, других аудиторов, органов финансового контроля и налоговых инспекций.

При необходимости аудируемое лицо представляет аудитору письменное объяснение ответственного лица по возникшим в ходе проверки вопросам.

При обращении аудируемого лица к группе аудиторов для получения разъяснения по какому-либо вопросу членам группы следует давать пояснения в соответствии с той нормативной документацией, которая применяется при проведении аудита. Если один из членов группы аудиторов высказывает личное мнение сотруднику аудируемого лица, то он должен это отметить (допускается устно).

Вся документация, касающаяся проведения аудита у конкретного аудируемого лица, подлежит архивированию в установленном порядке.

Форма и содержание рабочих документов определяются такими факторами, как:

• характер аудиторского задания;

• требования, предъявляемые к аудиторскому заключению;

• характер и сложность деятельности аудируемого лица;

• характер и состояние систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля аудируемого лица;

• необходимость давать указания непосредственным исполнителям, осуществлять за ними текущий контроль и проверять выполненную ими работу;

• конкретные методы и приемы, применяемые в процессе проведения аудита.

Рабочая документация может быть оформлена в виде бланков, стандартных форм-таблиц в зависимости от их функционального назначения или в свободном изложении. Стандартные формы рабочих документов утверждаются аудиторской фирмой и корректируются по мере необходимости. По каждому разделу бухгалтерского учета заполняется отдельный комплект рабочей документации.

Рабочая документация аудитора по проверке разделов бухгалтерского учета должна отражать:

• ФИО проверяющего;

• наименование аудируемого лица;

• цель проверки;

• проверяемый отчетный период;

• проверяемые операции;

• объем выборки (устанавливается на стадии планирования);

• фиксирование проверяемой документации в случае выборочной проверки;

• описание нарушения;

• ссылку на первичные рабочие документы, где были обнаружены нарушения;

• характер нарушения - систематический или случайный; рекомендуется нарушение считать систематическим, если нарушений данного вида обнаружено в выборке не менее 3-х, если меньше, то нарушение считается разовым (случайным);

• ссылку на нормативный документ, положение которого нарушено;

• оценку результатов проверки, выводы;

• личную подпись составившего документ и расшифровку подписи;

• личную подпись проверившего документ и расшифровку подписи;

• дату составления документа.

Записи в рабочих документах должны иметь однозначное толкование. Копии документов аудируемого лица включаются в рабочую документацию с согласия аудируемого лица. Аудитор вправе самостоятельно разрабатывать дополнительные рабочие формы и таблицы для целей конкретного аудита.

Вся документация по проверке конкретного аудируемого лица формируется в папки, которые называются «Дело клиента» или «Досье клиента».

Отметим необходимость проверки завершенности работ по аудиту клиента.

Проверка завершенности работ проводится с целью обеспечения уверенности, что аудиторская проверка эффективна и сделаны правильные выводы. Проверка проводится руководителем группы по следующим этапам:

• выявление незавершенных процедур;

• рассмотрение проблем, не решенных аудитором в ходе проверки;

• проверка полноты раскрытия результатов аудита по рабочим документам экспертов;

• проверка соответствия плану проверки;

• оценка соблюдения аудируемым лицом предпосылок подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности;

• завершение проверки, исправление недостатков в работе аудиторской группы.

Результаты аудита обсуждаются совместно с уполномоченным представителем аудируемого лица. Обсуждение должно быть оформлено документом (протоколом) с указанием всех присутствовавших и даты обсуждения. Форма протокола произвольная.

Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и разглашению не подлежат.

Рабочая документация, созданная в процессе аудита, является собственностью аудиторской фирмы. Часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены аудируемому лицу по усмотрению аудиторской фирмы, однако они не могут служить заменой бухгалтерских записей аудируемого лица.

Срок хранения рабочей документации не менее 5 лет.