5.3. Завдання діапазонів групування

Для кожного поля або виразу, заданого у верхній частині вікна сортування і групування, можна встановити властивості „Группировка” і „Інтервал”. Зазвичай, дані групуються по кожному значенню поля або виразу. Але записи можна групувати не тільки по окремим значенням, але й по діапазонам значень. Вид і розмір діапазону залежать від типу даних поля або виразу.

При групуванні по текстовому полю можна починати нову групу при зміні першого або декількох початкових символів значення поля. Наприклад, щоб утворити по одній групі для кожної букви алфавіту, визначите створення нової групи при зміні першої букви значення поля. Таким чином, можна отримати групу записів, в яких значення поля починається з літери А, групу записів із значенням поля, що починається з літери Б, і тощо. Щоб задати групування по першим символам, встановіть для властивості „Группировка” значення „По первым знакам”, а в комірці властивості „Інтервал” уведіть число початкових символів, по яким ви бажаєте утворювати групи.

При групуванні чисел можна встановити властивість „Группировка” в значенні „Интервал”. В цьому випадку властивість „Интервал” визначає діапазони групування. Microsoft Access обчислює діапазони, починаючи з 0. Якщо задати інтервал, який дорівнює 10, то будуть формуватися групи значень від –20 до –11, від –10 до –1, від 0 до 9, від 10 до 19, від 20 до 29 і т. ін.

При групуванні полів дати/часу можна встановити в якості значення властивості „Группировка” такі одиниці виміру як „По годам”, „По кварталам”, „По месяцам”, „По неделям”, „По дням”, „По часам”, „По минутам”. Для властивості „Интервал” укажіть число одиниць виміру, якщо ви хочете проводить групування по певному відрізку часу. Наприклад, якщо ви хочете створити групи з інтервалом в два роки, установіть для властивості „Группировка” значення „По годам”, а в комірці властивості „Интервал” уведіть 2.

5.4. Використання обчислюваних значень

Значні можливості звітів Microsoft Access багато в чому визначаються їх здатністю виконувати прості і складні обчислення з даними базових таблиць або запитів. Microsoft Access надає десятки вбудованих функцій, призначених для обробки даних або для додавання інформації в звіт.

 

5.4.1. Додавання поточної дати і номера сторінки

Для дат Microsoft Access надає дві вбудовані функції, які можна використовувати для включення у звіт поточної дати і часу. Функція „Date” повертає поточну системну дату і час у вигляді значення дати/часу.

Щоб добавити поточну дату у звіт, створіть вільне поле в верхньому колонтитулі і уведіть вираз

= Now()

в комірці його властивості „Данные”, а для властивості „Формат поля” встановіть значення довгий формат дати. Поверніться у звіт і уведіть з клавіатури в напис поля змістовний текст або зовсім видаліть його. 

Щоб додати номер сторінки, використовуйте властивість звіту „Page”. Ви не побачите його у вікні властивостей, тому що воно підтримується Microsoft Access на системному рівні. Крім того, в Microsoft Access існує властивість „Pages”, що містить загальну кількість сторінок у звіті. Щоб додати у звіт номер поточної сторінки, створіть вільне поле і в комірці його властивості „Данные” введіть вираз:

= “Page ” & [Page] & “ of ” & [Pages]