Система планирования и контроля.

Планирование и контроль представляют собой процессы обработки информации руководителями (с помощью управленческого персонала). Эти процессы осуществляются с помощью методов и инструментов. Входом для этих процессов служит информация о внешней и внутренней среде предприятия. Выходом или результатом – планово-контрольная информация, отражаемая в планах и отчетах. Плановая информация определяет цели и мероприятия (с учетом и без учета изменения в потенциале), характеризующие будущие события. Фактическая задокументированная информация отражает прошедшие события. Путем сравнения фактической информации с плановой получают контрольную информацию.

Планирование и контроль – система, имеющая свои элементы и связи между элементами.

Элементы – это сами процессы планирования и контроля в отношении конкретных объектов. Составляющие этих процессов:

- входная информация (аналитическая и прогнозная) о состоянии внешней и внутренней среды предприятия;

- методы обработки и анализа информации;

- выходная информация, т.е. планово-контрольная информация, содержащаяся в планах и отчетах;

- субъекты – руководители и их помощники, вооруженные средствами обработки информации (компьютерами).

Связи между элементами определяются предметом планирования отражаются в структуре планов и отчетов.

Методы

Инструменты

Субъекты

Информация о внешней и внутренней среде

Планово-контрольная информация (желаемое, фактическое состояние и отклонения

вход

выход

Рис.4 - Система планирования и контроля.

Планово-контрольные расчеты являются количественным выражением планирования.

Система планирования и контроля сама является предметом метапланирования.

Требования к системе планирования.

Требования к системе планирования;

1) Целенаправленность. Цели верхнего уровня – исходный пункт всего процесса планирования, отдельные разделы общего плана должны вытекать из целей верхнего уровня (стоимостных, материальных, социальных). Цели подразделений формулируются как вклад в цели организации, и они не должны противоречить целям других подразделений. Пример формулировки цели для подразделения маркетинга: уменьшить количество жалоб, рекламаций от клиентов на 20% в следующем плановом году.

Планы служат инструментом наглядного представления целевых показателей и возможностей их достижения.

2) Целостность и полнота. Система планов и планово-контрольные расчеты должны охватывать все предприятие с учетом взаимопересекающихся целей, потенциалов и мероприятий во всех подсистемах и на предприятии в целом.

3) Процессы планирования и планы характеризуются содержанием, объемом и параметрами времени.

С точки зрения содержания планы должны быть проблемно-ориентированными.

С точки зрения объема и степени детализации – укрупненные (грубые) и детализированные (уточненные).

С точки зрения времени – краткосрочные (до года), среднесрочные (3-5 лет), долгосрочные (5 лет и более).

Долгосрочные планово-контрольные расчеты всегда будут грубыми.

4) Планы должны быть интегрированы содержательно и во времени, т.е. связаны одни с другим.

Интеграция – целенаправленная взаимосвязь объектов для создания более-менее постоянных структур. Координация – ориентированное на цель согласованное поведение элементов системы.

Содержательная интеграция плановых задач (и субъектов, отвечающих за их решение) осуществляется в рамках организационной структуры предприятия. Организационная и плановая пирамиды при наложении одна на другую должны совпадать по структуре и контурам. Планово-контрольная информация содержательно и с привязкой к проблемам согласуется как по горизонтали, так и по вертикали. Показатели должны содержательно агрегироваться при переходе с одного уровня на другой, более высокий.

Интеграция во времени. Согласование всех разделов плана может быть последовательно и синхронно.

Последовательно – когда один план разрабатывается на базе другого (вход одного является выходом предыдущего).

Синхронно – когда содержание всех планов определяется одновременно в момент принятия. Часто разработать единый план предприятия синхронно вообще невозможно (слишком велико число влияющих факторов). Но необходимо стремится к этому, синхронизируя последовательное планирование.

Процесс планирования осуществляется по принципу встречного потока. Представители как минимум двух уровней управления должны согласовать свои цели и представления о путях достижения в ходе многократно повторяющихся совещаний.

Представление о целях

Представление о путях достижения целей

Рис.5 - Планирование «сверху вниз» и «снизу вверх»

Интеграцию или согласование всех разделов плана следует начинать с первичного или исходного уровня, являющегося базой для разработки одного или нескольких вторичных.

Первичный план может быть грубым предварительным планом, из которго вытекают все детализированные планы. Например, план финансовых результатов предприятия в целом – первичный план.