Билет № 1
Вопрос 1 Делопроизводство в древнерусском государстве
От периода древнерусского государства сохранились лишь отдельные документы. Всем известные договора X в. (911 г. и 945 г.) свидетельствуют о том, что уже в тот период существуют определенные правила составления таких документов и их могли составить только лица, знакомые с ними. При князьях всегда были грамотные служители, писавшие документы от их имени. Это были дети привилегированных сословий, обычно бояр и дружинников, которые окончили школу. Они находились обычно на должности печатника - хранителя княжеской печати, накладывание которой сопровождало оформление важнейших документов. ( В курсе будет изучаться история развития печатей как реквизита документа, придающего ему юридическую силу.) Кроме того, документы часто составляли церковные дьяки и псаломщики, как наиболее грамотный слой населения, так как школа находилась при церкви. Поэтому в XIV в. лица, занимавшиеся составлением, оформлением и хранением документов, обычно назывались дьяками.
В этот период складывались и укреплялись определенные традиции составления различных видов документов. Их тексты имели устойчивые словосочетания, особенно в начальной и конечной части документа, которые нельзя было нарушать. Складываются устойчивые формуляры отдельных видов документов и формы их засвидетельствования - "приписи", "скрепы", печати. Все это дьяки должны были хорошо знать. В данном курсе мы прослеживаем с вами лишь то, как складывалась профессия.
Вопрос 2
Особенности автоматизированной системы регистрации документов
Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.
Регистрация документов на компьютере позволяет:
• регистрировать документы на различных рабочих местах;
• организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;
• на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;
• организовать контроль за исполнением документов. Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе*.
|
1) дата получения (регистрации) документа;
2) номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер);
3) наименование корреспондента;
4) дата документа;
5) номер документа;
6) краткое содержание;
7) автор резолюции;
8) текст резолюции;
9) наименование исполнителей;
10) срок исполнения (когда документ должен быть исполнен);
11) ход исполнения;
12) дата исполнения (когда документ фактически был исполнен);
13) номер дела (в которое подшит исполненный документ);
Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:
14) название структурного подразделения;
15) количество листов в документе;
16) количество листов приложений;
17) вид документа (приказ, акт, договор и т.п.);
18) названия связанных документов.
В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой.
Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.
Все документы передаются исполнителю под расписку в указанной выше форме. Расписки хранятся до исполнения документа и помещения его в дело.
При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вносится в поле «Ход исполнения документа».
Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.
В настоящее время локальная автоматизация, как правило, не применяется даже в небольших организациях. Повсеместное распространение получили комплексные системы автоматизации делопроизводства, например Lotus Domino/Notes.
Билет 2