9)Формы регистрации корреспонденции

Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Для небольших коммерческих предприятий наиболее эффективна централизованная система регистрации, когда все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником, например секретарем-референтом.

Большинство предприятий проводит регистрацию документов в основном децентрализованно: в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, бухгалтерская - в бухгалтерии, распорядительные документы по основной деятельности - в службе документационного обеспечения (канцелярии) и т.д.

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрация входящей или исходящей корреспонденции – это фиксация факта создания или получения документов через присвоение им порядковых номеров и записи необходимых сведений, содержащихся в них.

Цель регистрации заключается в обеспечении учета, контроля и поиска документов.

Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления , а исходящие и внутренние – в день подписания.

Обязательно должны регистрироваться документы, поступающие от вышестоящих организаций (учреждений), и те, которые направляются в вышестоящих организаций (учреждений), важные внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы, докладные записки и т.д.), а также предложения, жалобы граждан.

Не регистрируются поздравительные письма, поздравительные телеграммы, приглашения информации до сведения, документы, проходящие через службу документирования и подвергаются оперативному учету в специальных оперативных формах в отраслевых и функциональных структурных подразделениях: бухгалтерские документы первичного учета (их регистрируют в бухгалтерии), ежемесячные и ежеквартальные отчеты подведомственных организаций.

Для регистрации документов всех категорий (входящих, исходящих, внутренних) используют регистрационно-контрольные карточки и специальные журналы.

Регистрационно-контрольные карточки заполняют машинописным способом (предпочтительнее) или от руки.

В случае регистрации служебных писем фиксируют лишь инициативные документы (запросы), составленные в данном учреждении или те, которые поступили от другого учреждения, а данные о документе, оставленный в ответ, отмечают как дополнение к регистрационным записям в той же карте.

Бланки регистрационно-контрольных карточек изготовляют типографским способом или с помощью средств оперативной полиграфии на листах бумаги формата А5 или А6.

Календарную шкалу контрольно-регистрационной карточки используют для контроля за сроками исполнения документа. На ней обозначают число месяца, в который документ надо выполнить.

В календарной шкале карточек формата А6 отмечают только нечетные дни месяца. Если срок исполнения документа приходится на четное число, то в карточке обозначают предыдущее число.

В графе "Корреспондент" фиксируют название организации, с которой поступил документ или, если документ выходной, – куда его отправлено (которой учреждении). Регистрируя заявления, предложения, жалобы, то в этой графе указывают также фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес автора.

Графы "Дата", "Индекс" заполняют только на входящие документы.

В графу "Краткое содержание" вносят название документа (если нет отдельной графы) и заголовок к тексту документа. Если регистрируемый документ не имеет заголовка к тексту, то регистратор сам определяет суть документа и записывает краткое формулирование ее в этой графе.

В графе "Резолюция" отмечают полное содержание резолюции, ее автора и дату. Эту графу заполняют после рассмотрения документа. Если на документе нет резолюции, то регистратор указывает в этой графе фамилия, инициалы, должность исполнителя, которому направлено документ, и дату направления.

Запись об исполнении документа должно отражать суть решения вопроса, содержать индекс и дату документа, отправлено в ответ. Если письменный ответ на зарегистрированный документ не предусмотрено, то в графе "Отметка об исполнении документа" конкретно записывают: когда, кем и как решен вопрос, изложенный в зарегистрированном документе. В этой же графе отмечают индекс дела, в которое документ подшили для хранения.

На обратной регистрационно-контрольной карточки в графе "Отметка" делают отметки о контроле за сроками исполнения документа с указанием конкретных причин задержки исполнения документа.

Графы "Фонд №", "Описание №", "Дело №" заполняют в архиве, куда контрольно-регистрационные карточки сдаются вместе с документами по окончании работы с ними.

Журнальная форма регистрации документов характерна для предприятий, в которых объем документооборота составляет около 600 документов в год.

Графы журналов регистрации документов заполняются так же, как и графы регистрационно-контрольных карточек. Журнальная форма регистрации документов имеет недостатки: нарушается принцип одноразовости регистрации документа (его приходится отдельно регистрировать в каждом подразделении, куда передают на исполнение; надо вести несколько журналов – входящих документов, исходящих документов, приказов, жалоб и т.д.; поиск информации при запросах длительный и сложный, поскольку инициативный документ может быть зарегистрирован в журнале входящей документации, ответ на него – в журнале регистрации исходящей документации, а приказ по решению вопроса инициативного документа – в журнале регистрации приказов.

Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией

Процесс работы с входящей корреспонденцией можно разбить на этапы:

• прием;

• сортировка;

• регистрация корреспонденции;

• направление документов адресатам для принятия управленческого решения;

• направление документов на исполнение;

• исполнение документов;

• организация контроля исполнения документов;

• формирование исполненных документов в дела.

Регистрация входящей корреспонденции

Регистрация поступивших документов возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при децентрализованной форме делопроизводства – на секретарей или делопроизводителей структурных подразделений.

Регистрация подразумевает внесение определенных метаданных документа в регистрационные материалы с целью фиксации факта поступления документа в организацию, что в дальнейшем позволит отслеживать не только движение документа между структурными подразделениями и место его хранения, но и результат его исполнения.

Регистрация может осуществляться:

• как на бумажном носителе (в этом случае ведется стандартный Журнал регистрации входящих документов или оформляются контрольно-регистрационные карточки (далее – РК)),

• так и в электронном виде.

При регистрации входящей корреспонденции, как правило, используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации или РК на первом этапе обработки входящего письма:

• регистрационный номер входящего документа;

• дата регистрации (поступления) документа;

• дата и регистрационный номер поступившего документа;

• сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);

• краткое содержание письма;

• способ доставки (если письмо доставлено заказным почтовым отправлением, можно проставлять в регистрационные материалы и номер заказного почтового отправления, что удобно, когда несколько документов пришло в одном конверте);

• количество полученных экземпляров письма;

• номер полученного экземпляра;

• сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо, хотя оно может быть адресовано и самой организации без указания конкретного должностного лица);

• кому (Ф.И.О. и должность) входящий документ передается для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

После того, как мы внесли в регистрационные материалы все сведения о поступившем письме, давайте присвоим ему статус «Зарегистрировано». Далее не забудьте на документах, поступивших на бумажных носителях, проставить регистрационный штамп. Обычно он размещается в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов:

• наименования организации;

• даты регистрации документа (иногда добавляют время получения);

• входящего регистрационного номера (не путать с номером, присвоенным документу его автором).