Раздел II. Отдел по общим вопросам и кадрам

Непосредственным местом прохождения практики был отдел по общим вопросам и кадрам. Адрес: г. Пермь, ул. Ленина, д. 25, каб. №7, тел. [phone].

Отдел по общим вопросам и кадрам является структурным подразделением Управления внешнего благоустройства и подконтролен непосредственно начальнику Управления.

Функциями отдела по общим вопросам и кадрам являются:

1. осуществление редактирования проектов документов начальника Управления, изготовления проектов документов и подлинников документов;

2. организует работу с входящей корреспонденцией. Осуществление приема входящих писем (обращения граждан и хозяйствующих субъектов), их автоматизированную регистрацию и оперативное прохождение в Управлении;

3. обеспечение подготовки к передаче на государственное хранение документов Управления, организации работы архива Управления (осуществляет контроль за формированием и правильным оформлением дел, подлежащих сдаче в МУ «Архив города Перми», готовит и передает документы постоянного срока хранения в МУ «Архив города Перми» в установленном порядке);

4. совершенствование документационно-информационного обеспечения (систематически проводит анализ качества составления и оформления документов Управления, прохождения документов, вносит предложения по повышению качества и улучшению работы, разрабатывает и реализует мероприятия по совершенствованию форм и методов работы);

5. занимается вопросами награждения граждан, предприятий, учреждений.

Отдел по общим вопросам и кадрам в своей деятельности подчиняется общим правилам, предусмотренным для Управления внешнего благоустройства администрации города Перми. Кроме того, в своей деятельности общий отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства России, Законодательного Собрания Пермской края, Пермской городской Думы, Уставом города Перми, постановлениями и распоряжениями администрации города Перми, нормативно-методическими документами по вопросам документационного обеспечения управления и работы архивов, работы с обращениями граждан в администрации города и районов, а также Положением об управлении внешнего благоустройства администрации города Перми.

Раздел III. Индивидуальное задание: функции муниципального менеджмента на примере отдела по общим вопросам и кадрам Управления внешнего благоустройства администрации г. Перми

В качестве объекта анализа практической части выступает отдел по общим вопросам и кадрам Управления внешнего благоустройства администрации города Перми. В качестве руководства подразделения – начальник отдела.

Первоначально определим функциональное место подразделения в общей организационной структуре управления. Для этого необходимо определить тип связей взаимодействия отдела с другими структурными единицами.

В первую очередь, стоит отметить, что отдел подотчетен непосредственно начальнику Управления. Данный факт позволяет судить о том, что отношения строятся на основе линейных связей. Начальник отдела осуществляет функции по подготовке проектов документов начальника Управления, но непосредственный управленческие решения принимает начальник Управления. Другими словами, начальник выступает в роли исполнителя. Кроме того, подразделение является посредником передачи информации сверху – вниз.

Из анализа функций подразделения, закрепленных в штатном расписании, можно сделать вывод о том, что отношения отдела с другими подразделениями Управления строятся на основе функциональных связей. Во – первых, никаких управленческих решений по отношению к ним отдел не принимает, а осуществляет функции согласования и реализации основных функций управления, таких как: контроль, мотивирование, организация (конкретные примеры осуществления функций приведены ниже).

Несмотря на то, что отдел выполняет функции контроля по отношению к деятельности других отделов, нельзя определенно назвать эти связи линейными, так как специалисты отдела не могут применить от своего лица (от лица отдела) ни санкций, ни поощрений, а могут лишь внести предложения заместителям начальника или начальнику.

Кроме того, в решении кадровых вопросов начальник отдела, также выступает в роли исполнителя и координатора, озвучивая решения Начальника Управления.

По типологии подразделение относится к вспомогательным, так как не имеет как таковой собственной компетенции по решению вопросов местного значения. Несмотря на это играют важную роль в деятельности Управления. В частности, отдел по общим вопросам и кадрам обеспечивает (из анализа непосредственных функций отдела, перечисленных в первом разделе):

• планирование и координацию работы всех подразделений;

• работу с документацией (делопроизводство);

• подготовку и проведение совещаний, заседаний, коллегий, других мероприятий;

• контроль исполнения решений;

• организацию приема физических и юридических лиц, работу с жалобами, предложениями и по вопросам оказания муниципальных услуг;

• материально-техническое, кадровое, информационное, хозяйственное обеспечение деятельности Управления;

• взаимодействие Управления с учреждениями и другими подразделениями администрации города.

Подводя итог выше перечисленного можно сделать вывод о том, что основной функцией муниципального менеджмента отдела является – организация и обеспечение деятельности, как начальника Управления, так и всех остальных подразделений.

Для осуществления данной функции необходимы ресурсы. Приведем характеристики ресурсного обеспечения.

Финансовые ресурсы – единственным источником финансовых ресурсов является бюджет города Перми, так как Управление в целом, и в частности, отдел по общим вопросам и кадрам не осуществляют деятельность приносящую прибыль.

Технические ресурсы – отдел оснащен необходимой для осуществления деятельности компьютерной и оргтехникой. Также нововведениями в части информационных технологий – электронный документоооборот, посредством, которого осуществляется большая часть функций, закрепленных за отделом.

Человеческие ресурсы – учитывая специфику организации (муниципальный орган), люди - один из главных ресурсов для обеспечения функции менеджмента, в частности для анализируемого подразделения. Человеческие ресурсы можно характеризовать, с точки зрения качества как самих сотрудников – уровень образования так и методы управления ими, как высокие (наличие высшего образование, регулярная переподготовка кадров). Можно отметить и то, что совершенствуются методы управления персоналом. Кроме того, эффективному выполнению функций способствует благоприятное окружение.

Информационные ресурсы – отдел выступает центром сбора информации в Управлении, необходимой для его эффективной деятельности как внутренней, так и внешней. От лица управления осуществляет взаимодействие с внешними агентами (юридические, физические лица, учреждения, администрация города). Все изданные нормативно – правовые акты, оперативная информация о совещаниях, мероприятиях, первоначально поступают в отдел, а лишь потом уже отправляется по компетенции.

В своей деятельности подразделение осуществляет и основные функции управления, конкретные мероприятия приведены ниже.

Планирование: в - первую очередь, в подразделении составляется локальный план по деятельности отдела. Также составляет общий план управления на основе составленных планов подразделений. Во - вторых ведется планирование в части кадровой работы: планирование отпусков, график обучения по переподготовке муниципальных служащих, прохождения плановой диспансеризации муниципальных служащих, своевременное проведение аттестации и квалификационных экзаменов. В – третьих, составляется план в части хозяйственных вопросов: закупка необходимой оргтехники, канцелярских принадлежностей, бытовых товаров, необходимых в процессе деятельности.

Кроме того, участвует в планировании деятельности руководителя.

Контроль: осуществляет контроль всех подразделений по текущей исполнительской дисциплине - контроль за сроками, контроль за качеством исходящих писем и документов. Контроль по надлежащему исполнению должностных обязанностей, контроль за соблюдением служебной дисциплины и правил внутреннего распорядка.

Организация: координирует и организует работу подразделений Управления, обеспечивает сопровождение входящих документов и своевременное их исполнение, осуществляет необходимые мероприятия при подготовке совещаний, круглых столов, аттестации и квалификационных экзаменов, проводит инвентаризацию.

Мотивирование: непосредственно начальник отдела осуществляет данную функцию, выступая инициатором. Главным образом, функция реализуется через материальное стимулирование и моральное поощрение. Осуществляется через следующие формы: премирование, единовременные дополнительные выплаты, отличившимся муниципальным служащим. (помимо ежемесячного), командировки, награждения, как в рамках Управления, так и представление кандидатур в администрацию города.

Координация: осуществляется непосредственно начальником отдела, в соответствии с штатным расписанием и должностными инструкциями между исполнителями, осуществляется через механизм прямого управления. Так, каждый исходящий документ, принятое решение, должно быть согласовано с начальником отдела, так как это входит в его непосредственные обязанности.

Далее приведем характеристики организационной структуры.

Особенности разделения управленческого и исполнительского труда. В подразделении прослеживается четкое разграничение между управленческим и исполнительским трудом. Часть основных функций управления осуществляются только начальником отдела, например, мотивирование и координация. Исполнители, осуществляя основные функции управления, не принимают никаких управленческих решений, они лишь участвуют в их разработке. Часть компетенции отдела закреплена, исключительно за начальником отдела – кадровые вопросы, разработка проектов приказов начальника Управления.

Диапазон контроля. Факторы, влияющие на диапазон контроля. Диапазон контроля – количество работников в подчинении руководителя. Диапазон контроля оценивался на основании следующих факторов: уровень образования сотрудников, степень однородности выполняемых функций, уровень иерархии, степень интенсивности внутри подразделения. При анализе диапазона контроля сложилась, следующая ситуация. В подчинении начальника отдела находится 3 специалиста, в силу этого можно говорить о том, что не один из факторов не оказывает существенного влияние. Так, уровень образования работников должен способствовать увеличению диапазона контроля. Специалисты отдела имеют высшее образование (обязательное требования для муниципальных служащих), кроме того, регулярно проходят профильное обучение, связанное с осуществлением непосредственных функций. Специалисты выполняют однородные функции, что так же должно способствовать расширению диапазона контроля. Руководитель подразделения представляет низовой уровень управления, данный фактор также характеризует увеличение диапазона.

Данное несоответствие можно объяснить спецификой положения подразделения в общей структуре управления. Во – первых, это подразделение по типу вспомогательное, не имеющее собственной компетенции. Согласно штатному расписанию в отделе предусмотрено 4 ставки специалиста (без начальника отдела), но на протяжении последних двух лет одна ставка не занята, но, тем не менее, не закрывается. Руководством Управления принято решение, что для осуществления непрофильных, а координирующих и организационных функций достаточно трех специалистов. Считается, что все выполняемые функции являются однородными и рутинными. Кроме того, обосновывается это и введением электронного документооборота, который должен ускорить процессы и снизить нагрузку.

Соотношение децентрализации и централизации в подразделении. Рассмотрим факторы, влияющие на соотношение. Расширение подразделения – в силу того, что расширение численности подразделения не представляется возможным, т.к. подразделение не имеет собственной компетенции и в организации осуществляет непосредственно координационные и организационные функции, а также, выполняет преимущественно однородные функции (специфика функций всех муниципальных органов) можно говорить о преимуществе централизации. Кроме того, ответственность за деятельность всего отдела несет непосредственный начальник. Принимает решения в рамках своих полномочий, может только начальник Управления. Так же начальник отдела осуществляет планирование деятельности отдела и контроль за деятельностью своих исполнителей. Так же тенденции централизации способствует такой фактор как низкая неопределенность.

Децентрализацию можно проследить по такому фактору как, рутинные технологии с высокой степенью формализации. Технологии являются рутинными, потому что присутствует высокая степень структурированности проблем – при отклонении от стандартов, всегда есть алгоритм действий (как формальный – инструкции, положения, так и неформальный, осуществляемый на основе личных контактов – звонки, устные соглашения и договоренности) и низкая вариативность задач – деятельность осуществляются по стандартам как локального характера (должностные инструкции, штатное расписание), так и общеприменимых нормативно – правовых актов.

Любой управленческий труд должен быть направлен на эффективную деятельность организации. Рассмотрим критерии эффективности, по которым оценивается деятельность отдела по общим вопросам и кадрам.

Основным и единственным из критериев является показатели по исполнительской дисциплине. Единицами измерения в данном случае выступают: количество исполненных в срок документов (ответы на обращения граждан, юридических лиц, распоряжения начальника Управления, разработка ведомственных целевых программ, согласованная проектная документация на выполнение работ) количество просроченных документов.

Данные показатели строятся на основе еженедельных, ежемесячных и квартальных отчетов. Данные отчета предоставляются заместителю главы администрации города Перми, курирующему соответствующий блок. Несмотря на то, что по большому счету, отдел не осуществляет подготовку вышеперечисленных документов, его деятельность оценивается именно этим критерием, потому что отдел полностью обеспечивает их прохождение в Управление (начиная с поступления и заканчивая исходящей документацией), а также исполняет непосредственный контроль за их исполнением.

На основании ежемесячного отчета за май 2012 г. можно дать следующую оценку работе отдела. Из документов, которые были на непосредственном исполнении отдела, в срок были выполнены все: 3 справки физическим лицам, 3 проекта приказа начальника Управления, 4 документа по межведомственным вопросам (переписка с правовым отделом Администрации, с отделом по муниципальной службе, МКУ «Пермблагоустройство»). На основе результатов исполнительской дисциплины других отделов можно сделать следующие выводы: по планам должно было быть выполнено 547 писем (как внутренних, так и исходящих), подготовлено и согласовано 6 пакетов аукционной документации, выполнено 4 поручения ПГД. Из всего вышеперечисленного выполнено без просрока: 538 писем, 6 пакетов аукционной документации и 3 поручения ПГД².

Специальной методики вычисления эффективности работы не используется, применяется простое процентное соотношение. Таким образом, получается, что эффективность непосредственной деятельности отдела 100%, общей по Управлению – 97.85%.

Косвенным критерием эффективности отдела может служить проверка прокуратуры, которая непосредственно затрагивает не только исполнительскую дисциплину, но и проверку кадровых и хозяйственных вопросов. При данной проверке можно говорить не только о количественных показателях, но и качественных. Но за время прохождения практики такой проверки не осуществлялось.

Делая общие выводы по практической работе, можно выделить следующие предложения по улучшению деятельности отдела.

Несмотря на вспомогательные функции отдела, специалистам приходится выполнять большой объем работы и в процессе деятельности ощутимы перегрузки. Кроме того, при отсутствии одного из специалистов (по болезни, отпуск, учеба) выполнять такой объем работы физически невозможно и приходится временно нанимать сотрудника, что не всегда удается. Поэтому необходимо принять на пустующую ставку специалиста, так как она предусмотрена штатным расписанием. Альтернативным решением данной проблемы может служить перераспределение обязанностей между специалистами отдела, так как один из специалистов выполняет только лишь функции секретаря. Он бы мог взять на себя часть функций, но это невозможно в силу того, что он входит в группу ведущих специалистов и не может выполнять дополнительные функции.

Во – вторых необходима комплексная методика оценки эффективности деятельности отдела, которая должна содержать как количественные, так и качественные показатели. На основе выполненных и просроченных документов, невозможно выявить причины, влияющие на результат. Часто бывает, что исполнение документов в срок страдает от электронного документооборота, так как согласование многих писем происходит за рамками управления, а осуществляется непосредственными помощниками заместителей главы администрации, главы администрации и главы города, исходя из того, за чьей готовится письмо.