Вставка существующего документа в главный документ
Откройте главный документ .
Установите режим отображения документа Структура .
Если содержащиеся уже в документе вложенные документы свернуты, на панели инструментов Структура нажмите кнопку Развернуть вложенные документы .
Поставьте курсор в место, куда следует вставить документ. Это должна быть пустая строка между существующими вложенными документами .
На панели инструментов Структура нажмите кнопку Вставить вложенный документ .
Дважды щелкните по значку вставляемого файла или выделите его и нажмите кнопку Открыть (рис. 8.4
).Вложенный документ будет обведен бледно-серой прерывистой рамкой. В левом верхнем углу рамки отображается значок вложенного файла (см. рис. 8.3). Перед документом будет вставлен разрыв раздела на следующей странице, а после него — разрыв на текущей странице.
Если
главный документ и вставляемый документ
содержат одноименные стили, появляется
соответствующее сообщение (рис. 8.5
).
Для обеспечения единообразия стилей
во всем главном документе лучше отказаться
от переименования стилей вложенного
документа.
Каждый вложенный документ начинается с новой страницы. Это не всегда удобно. При необходимости можно изменить тип разрывов разделов во всем главном документе.
8.1.4.
Открытие и работа с главным документом
Главный документ открывается как обычный файл Word.
Однако
в открытом документе первоначально
отображается только текст собственно
главного документа, а вложенные документы
представлены в виде гиперссылок
(рис. 8.6
).
Если
главный документ открылся не в режиме
отображения Структура
,
следует сначала переключиться в этот
режим. Для просмотра всего документа,
включая вложенные, нажмите кнопку
Главный
документ/Вложенные документы
панели инструментов Структура
.
Вложенные документы будут обведены
бледно-серой прерывистой рамкой. В левом
верхнем углу каждой рамки появится
значок вложенного файла (рис. 8.7
).
Для
удобства дальнейшей работы с документом
нажмите кнопку Главный
документ/Структура
панели инструментов Структура.
При этом скроется часть элементов панели
Структура,
а в документе скроется отображение
значков вложенных документов, но
останется отображение разрывов разделов
(рис. 8.8
).
Для еще большего удобства можно перейти к режиму просмотра документа Разметка страницы . При этом скроется панель инструментов Структура , но при необходимости ее можно отобразить обычными средствами.
С главным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом.
Все результаты редактирования и оформления вложенных документов при сохранении файла главного документа автоматически сохраняются в файлах вложенных документов. Исключение составляют концевые сноски, которые автоматически сохраняются только в главном документе. Также в главном документе рекомендуется размещать оглавление всего документа, списки рисунков, таблиц и т.п.
8.1.5.
Просмотр главного документа
8.1.5.1.
Свертывание всего текста для просмотра только заголовков
Поместите курсор в первый заголовок . На панели инструментов Структура нажмите кнопку Свернуть . Чтобы заново отобразить весь текст, поместите курсор в первый заголовок, а затем нажмите кнопку Развернуть .
8.1.5.2.
Свертывание всего текста, кроме первой строки каждого абзаца
На панели инструментов Структура нажмите кнопку Показать только первую строку . Многоточие (...) после первой строки указывает на то, что остальные строки свернуты. Чтобы заново отобразить весь текст, нажмите эту кнопку еще раз.
8.1.5.3.
Свертывание текста под заголовком определенного уровня
На панели инструментов Структура в поле Показать уровень выберите самый нижний из уровней заголовков, которые требуется отобразить. Например, чтобы отобразить заголовки уровня 1, 2 и 3, в раскрывающемся списке Показать уровень выберите команду Показать уровень 3 . Чтобы заново отобразить все уровни, в раскрывающемся списке Показать уровень выберите режим Показать все уровни .
8.1.5.4.
Свертывание всех подзаголовков и основного текста под заголовком
Дважды щелкните символ структуры около заголовка . Для повторного отображения всех подзаголовков и основного текста под заголовками, еще раз дважды щелкните мышкой символ структуры.
8.1.5.5.
Свертывание текста под отдельным заголовком
Поместите курсор в нужный заголовок. На панели инструментов Структура нажмите кнопку Свернуть . Чтобы заново отобразить текст, нажмите кнопку Развернуть .
8.1.6.
Работа с вложенными документами
8.1.6.1.
Редактирование и оформление
С вложенным документом можно выполнять все те же действия, как и с обычным документом. Все изменения, внесенные во вложенный документ, будут отображены в главном документе .
8.1.6.2.
Блокировка вложенного документа
При работе с главным документом во избежание случайного внесения ненужных изменений во вложенный документ его можно заблокировать.
Поставьте курсор в любое место блокируемого документа и нажмите кнопку Заблокировать документ панели инструментов Структура . Рядом со значком файла появится значок замка.
Заблокированный документ нельзя редактировать и оформлять. Номера сносок при этом будут автоматически обновляться, а нумерация названий и перекрестные ссылки — нет.
Для разблокирования документа нажмите эту же кнопку.
8.1.6.3.
Переименование файла вложенного документа
Файл вложенного документа нельзя переименовывать обычными средствами. Для переименования файл должен быть открыт обязательно из главного документа. Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.
Дважды щелкните по значку файла, отображаемому для развернутого вложенного документа в режиме Структура (см. рис. 8.7) или при нажатой клавише Ctrl щелкните гиперссылку свернутого вложенного документа (см. рис. 8.6)
Сохраните файл под новым именем и/или в другую папку с использованием команды Файл/сохранить как .
Закройте файл вложенного документа.
Сохраните главный документ.
Предыдущая версия файла вложенного документа остается на прежнем месте. При необходимости ее можно удалить.
8.1.6.4.
Преобразование вложенного документа в часть главного документа
Вложенный документ можно сделать непосредственной частью главного документа .
Поставьте курсор в любое место документа и нажмите кнопку Удалить вложенный документ панели инструментов Структура . Если вложенный документ заблокирован, предварительно разблокируйте его.
Файл вложенного документа останется на прежнем месте. Его можно удалить.
8.1.6.5.
Удаление вложенного документа из главного документа
Вложенный документ можно удалить из главного документа. Если вложенный документ заблокирован , предварительно разблокируйте его.
Щелкните по значку файла, отображаемому для развернутого вложенного документа в режиме Структура (см. рис. 8.7) или свернутого вложенного документа (см. рис. 8.6)
Нажмите клавишу Delete .
Сохраните главный документ.
Файл вложенного документа остается на прежнем месте.
8.2.
Создание документов слиянием
8.2.1.
О применении слияния
Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.
С помощью слияния можно создавать следующие документы.
Набор документов на бланке сообщений, электронной почты или факсов. Все документы, сообщения и факсы содержат стандартный текст, однако в каждом содержатся уникальные сведения, например, о получателе, адрес и/или другие данные.
Набор наклеек или конвертов. На каждом конверте и наклейке печатается стандартный адрес отправителя, но разные адреса получателей.
Чтобы вручную создать каждый документ, письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт потребовалось бы много времени. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра.
Для слияния документов и последующей работы используют панели инструментов Слияние .
При слиянии используется следующая терминология:
Основной документ — документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например, обратный адрес или текст письма.
Источник данных — файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.
Поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия.
Составной документ — документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.
8.2.2.