3. Таблицы

Таблица - основной источник данных для других объектов БД. Создается таблица обычно в два этапа. На первом этапе создается структура таблицы, а на втором - таблица загружается данными.

3.1. Создание структуры таблицы

Для задания структуры таблицы надо определить состав полей (столбцов), их имена, последовательность размещения их в таблице, тип данных каждого поля, размер поля, первичные ключи ( необязательно), индексы и другие свойства полей.

Создание структуры новой таблицы:

 вкладка Таблицы/кн. Создать

В открывшемся окне выбрать один из режимов создания таблицы.

Режим таблицы позволяет пользователю создать таблицу, не определяя предварительно ее структуры. При выборе этого режима открывается пустая таблица, содержащая 20 столбцов и 30 строк, в которую можно сразу вводить данные. Полям таблицы по умолчанию присваиваются имена Поле1, Поле2 и так далее.

Достоинства этого режима очевидны. Недостатки:

• требуется переименование полей:

• 2с на области выделения столбца (серый фон наверху столбца) или

•  Формат/Переименовать или

•  Переименовать из к.з. меню;

• может потребоваться изменение количества столбцов или строк:

• удалить столбец или строку:

• выделить столбец (1с на сером фоне наверху столбца, когда указатель мыши будет представлен в виде вертикальной стрелки); выделение строки производится аналогично, но на серой вертикальной полосе слева от нужной строки, когда указатель мыши примет изображение горизонтальной стрелки. Выделение нескольких соседних столбцов или строк осуществляется протаскиванием мышью;

• Правка/Удалить столбец или из к.з. меню (для строки  Удалить/Строку)

• вставить столбец или строку:

• выделить столбец, слева от которого требуется вставить новый столбец, или строку, перед которой требуется вставка новой строки;

•  Вставка/Столбец или из к.з. меню ( для строки  Вставка/Строки )

• при сохранении этой таблицы ACCESS проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы. Однако размер данных может оказаться значительно больше необходимого, что не рекомендуется.

Мастер таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается более 40 образцов таблиц, предназначенных для использования в различных целях. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых пользователь может выбрать нужные.

Включаемые в таблицу поля могут быть переименованы.

После создания таблицы мастером можно при необходимости доработать таблицу в режиме конструктора.

Импорт таблиц позволяет использовать готовые таблицы, созданные другими приложениями или входящие в состав других баз данных. При этом в текущем .mdb-файле создается копия импортируемой таблицы. С такой таблицей можно работать так же, как и с другими таблицами текущей БД.

Связь с таблицами позволяет создавать в текущем .mdb -файле ссылки на нужные таблицы без создания копии, что позволяет работать произвольно с данными таких таблиц, но не разрешает редактировать структуру таблицы. Кроме того, не должно изменяться местоположение связанных таблиц на диске.

Конструктор (основной режим) позволяет сконструировать структуру таблицы по желанию пользователя.

Конструктор (основной режим) позволяет сконструировать структуру таблицы по желанию пользователя. Создание таблицы:

• выбрать вкладку Таблицы в окне БД и затем кн. Создать в окне БД;

• в открывшемся окне выбрать режим конструктора;

• в столбец Имя поля вводить имена полей таблицы, а в столбце Тип данных выбирать из списка нужный тип данных для каждого поля;

• на вкладке Общие задать свойства полей;

• создать первичный ключ таблицы, если необходимо (не обязательно):

• выделить поле или несколько полей (если ключ составной). Выделение нескольких смежных полей можно производить 1с на в полосе маркировки первого поля и 1с в полосе маркировки последнего поля ( удерживая клавишу Shift). Выделение не смежных полей можно производить 1с на каждом следующем поле, удерживая клавишу Ctrl.

• 1с по кн. Ключевое поле (с изображением ключа) или  Правка/Ключевое поле

• сохранить созданную структуру таблицы с присвоением ей имени (кн. закрытия окна структуры или  Файл/Сохранить).

Имя поля задается по правилам задания имен объектов ACCESS (см. выше имя файла).

Типы данных выбираются из раскрывающего списка или вводом первой буквы типа. Можно выбрать следующие типы данных:

• Текстовый имеет фиксированную длину (размер) до 255 символов, которая задается свойством Размер поля.

• Поле Memo размером до 65000 символов имеет переменную длину, которая не указывается пользователем.

• Числовой, используемый в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их размер задаются общим свойством Размер поля (см. ниже).

• Денежный содержит числа, используемые в денежных расчетах. Расчеты производятся с точностью до 15 знаков в целой части и до 4-х знаков в дробной части числа. Длина поля 8 байт.

Обработка числовых значений из денежных полей выполняется в формате с фиксированной точкой, что значительно быстрее, чем вычисления для числовых полей с плавающей точкой. Поэтому рекомендуется для полей, в которых планируется хранить числовые значения с указанной точностью, использовать денежный тип данных.

• Дата / Время

• Счетчик. В этом поле для каждой новой записи автоматически вводятся возрастающие на единицу или случайные числа (способ задания значений определяется свойством Новые значения). Размер поля устанавливается автоматически как длинное целое. Часто используется для определения первичного ключа. Основным недостатком этого поля является  невозможность восстановления удаленного значения. !!! В таблице может быть только одно поле счетчика.

• Логический. Может иметь следующие значения: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл./Выкл.

• Поле объекта OLE содержит данные из других приложений, которые поддерживают технологию OLE (Object Linking Embedding - связь и внедрение объектов). Объектами могут быть документы, рисунки, диаграммы, звуковые файлы и пр.

• Гиперссылка содержит адрес объекта, документа или Web - страницы, которые можно вывести на экран 1с мыши на соответствующем поле.

• Мастер подстановок позволяет создать поле, с помощью которого можно выбирать значения из списка.

Общие свойства полей

Размер поля задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле:

• Для текстового поля до 255 байт (по умолчанию 50 байт). Размер поля по умолчанию устанавливается настройкой параметров:  Сервис/Параметры/вкладка Таблицы/Запросы

• Для числовых полей:

• байт для целых чисел от 0 до 255

• целое для целых чисел от -32 768 до +32 767 (2 байта)

• длинное целое для целых чисел от -147 483 648 до 2 147 483 647 (4 байта)

• с плавающей точкой для чисел от -3.4*10Е38 до +3.4*10Е38 с точностью до 7 знаков (4 байта)

• с плавающей точкой для чисел от -1.797*10Е308 до +1.797*10Е308 (8 байт). Размер числового поля по умолчанию устанавливается настройкой параметров, как и текстового поля.

Рекомендуется задавать минимально необходимый размер поля.

Формат поля является форматом отображения данных при выводе их на экран или печать. Для некоторых типов данных определены встроенные форматы, например для даты и др. Для отдельных типов данных можно задавать собственные (пользовательские) форматы, например

• Для денежного типа: ### ## руб. Здесь символ # может быть заменен цифрой, знаком или пробелом  (необязательный символ). Пробел будет выведен буквально. Или # ## 0,00руб; -# ## 0,00руб[Красный]. Здесь отрицательные числа будут выведены красным цветом.

• Для числового процентного типа: ###.##%. Точка и знак процента будут выведены буквально.

• Для текстового типа: (@@@)@@@-@@-@@. Здесь символ @ будет заменен текстовым символом или пробелом (обязательный символ). Этот формат часто используется для вывода номера телефона.

• Для логического типа: ;’’Выделен’’[Синий];’’Не выделен’’. Это означает, если значение логического поля истина, то выведется слово Выделен синим цветом. Иначе выведется Не выделен цветом, принятым по умолчанию.

Маска ввода удобна для ввода данных. Например, для ввода номера телефона можно задать маску : [phone]. ACCESS автоматически ее преобразует к виду: \(000\)000\-00\-00 . Здесь символ \ означает, что следующий символ будет восприниматься буквально. Примеры других масок ввода можно найти, вызвав помощь клавишей F1.

Число десятичных знаков (после точки) Можно задать от 0 до 15.

Подпись задает текст, который будет выводится в качестве имени поля в таблице, форме и отчете.

Условие на значение позволяет осуществить контроль вводимых значений.

Сообщение об ошибке задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении условия, заданного предыдущим свойством.

Обязательное поле определяет обязательный ввод данных в поле (Да) или разрешает не вводить данные (Нет). В последнем случае полю присваивается значение Null.

Индексированное поле позволяет индексировать поле (Да) или нет (Нет). Если поле индексируется, то надо указать, допускаются ли в поле повторяющиеся значения (Совпадения допускаются) или нет (Совпадения не допускаются).

Свойство Подстановка определяет, в каком виде будут отображаться значения соответствующего поля в таблице и в форме: в виде одиночных значений, в виде списка значений или в виде раскрывающегося списка значения ( поле со списком). Для логического поля в виде: флажка (удобно для ввода данных) и поля. Значения логического поля могут выводиться в виде 0 (ложь) и -1 (истина).

Характеристика Пустые строки позволяет указывать, что в данное поле может быть введена пустая строка (“”).

Мастер подстановок позволяет создать поле, значение в которое будет вводится из списка.

Создание первичного ключа

В качестве первичного ключа можно использовать поле типа счетчика или другое поле, значения в котором не повторяются в пределах таблицы. Для создания первичного ключа надо:

• выделить поля, входящие в состав первичного ключа;

• кн. Ключевое поле на ПИ или  Правка/Ключевое поле

Для ключевого поля автоматически строится индекс, которому всегда дается имя PrimaryKey. Индекс ключевого поля всегда уникален (Совпадения не допускаются) и не допускает пустых (не введенных) значений , т.е. Null - значений в записях. Настройкой параметров ( Сервис/Параметры/вкладка Таблицы/Запросы) можно задать автоматический способ индексации для полей, входящих в заданный список.

Открытие окна индексов:  Вид/Индексы .