3. Порядок відбору документів і проведення роботи щодо включення їх до Державного реєстру

• 3.1. Для організації роботи щодо відбору документів до Державного реєстру при національних, державних бібліотеках, республіканській (Автономна Республіка Крим), обласних універсальних наукових, міських (міст Києва і Севастополя) та бібліотеках - галузевих та відомчих методичних центрів створюються експертні групи із числа бібліотекарів, книгознавців, науковців, музейних працівників, колекціонерів тощо.

• 3.2. За участю зазначених експертних груп здійснюється безпосередній перегляд фондів, каталогів, формуються дані щодо передачі в головні бібліотеки.

• 3.3. Головною бібліотекою в організації цієї роботи є Національна парламентська бібліотека України, яка здійснює збір і на корпоративних засадах із Національною бібліотекою України ім. В.І.Вернадського, Харківською державною науковою бібліотекою ім. В.Г.Короленка, Одеською державною науковою бібліотекою ім. М.Горького, Львівською науковою бібліотекою ім. В.Стефаника НАН України опрацьовує дані, отримані з регіонів та зазначених бібліотек.

• 3.4. Республіканська універсальна наукова бібліотека ім. І.Франка Автономної Республіки Крим, обласні універсальні наукові бібліотеки, Публічна бібліотека ім. Лесі Українки м.Києва, Севастопольська центральна міська бібліотека ім. Л.Толстого як головні бібліотеки регіонів, після уточнення, опрацювання, зведення даних, одержаних від бібліотек-фондоутримувачів свого регіону, упорядковують їх в електронній формі і передають ці дані електронним каналом зв'язку (або на дискеті) до головної бібліотеки загальнодержавного значення. У випадку, коли одне й те саме видання в регіоні наявне у кількості понад п'ять примірників, вказуються назви лише основних п'яти бібліотек-фондоутримувачів і загальна кількість примірників по регіону в цілому.

• 3.5. Міністерства та інші центральні органи виконавчої влади для організації цієї роботи визначають головну бібліотеку у своїй галузі, яка збирає, опрацьовує, зводить дані відповідних бібліотек-фондоутримувачів у цілому і направляє їх до головної бібліотеки загальнодержавного значення.

• 3.6. Державна історична бібліотека України, Державна бібліотека України для юнацтва та Державна бібліотека України для дітей складають реєстри за своїми фондами і направляють їх до Національної парламентської бібліотеки України.

• 3.7. Опис документа та його характеристика здійснюються згідно з діючими стандартами безпосередньо з титульного аркуша, тобто de visu, а в разі його відсутності використовується практично будь-яка частина документа, яка містить відомості та вихідні дані про нього, зокрема: колофон, шмуцтитул, передмова, колонтитул, заголовки розділів тощо. Обліку та опису підлягають також всі цінні алігати (конволюти). Опис документа здійснюється в електронному вигляді мовою оригіналу. До опису необхідно включати такі дані:

  • Для рукописних книг - прізвище автора, укладача, переписувача книги, назву, місце створення, дату написання, обсяг (стор., арк.), формат, наявність ілюстрацій, шифр зберігання, фізичний стан документа (задовільний чи незадовільний), код групи, до якої відноситься документ, назва бібліотеки.

  • Для друкованих книг - прізвище автора, назву, місце видання, видавництво (друкарня), рік видання, обсяг (стор., арк.), формат (для стародруків), фізичний стан документа (задовільний чи незадовільний), код групи, до якої відноситься документ, назву бібліотеки.

  • Для періодичних видань - назву, видавця, місце видання, за які роки представлено зібрання, повноту комплекту, код групи, до якої відноситься документ, назву бібліотеки.

Для уточнення окремих даних використовуються бібліографічні покажчики, каталоги, мережа Інтернет. Передача інформації до бібліотек, які визначені головними, повинна здійснюватися в електронному вигляді: текстовий файл за такою структурою та з такими позначками:

Інструкція з органiзацiї прийому — передачi бiблiотеки науково-дослiдної установи Hацiональної академiї наук України Інструкція для користувачів комп'ютерної мережі Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського Інструкція про перевiрку бiблiотечного фонду бiблiотеки науково-дослiдної установи Hацiональної академiї наук України Організація роботи бібліотеки науково-дослідної установи Національної академії наук України: Збірник документів і матеріалів

Положення про бiблiотеку науково-дослiдної установи Hацiональної академiї наук України Положення про мережу бiблiотек Hацiональної академiї наук України Правила користування комп'ютерами в читальних залах Санітарно-гігієнічна обробка документів, каталогів та засобів їх зберігання Типові правила користування бiблiотекою науково-дослiдної установи Hацiональної академiї наук України