19. Создание серийных документов.

Excel позволяет создавать только табличные отчеты. Очень часто , однако, требуется сформировать так называемые серийные документы, которые содержат один и тот же текст с разными числовыми и другими данными, взятыми из таблиц (из баз данных).

Поскольку не весь рабочий лист участвует в формировании серийных документов, заблаговременно следует выделить на рабочем листе только содержательную часть таблицы и присвоить ей имя.

Создать такие документы можно с помощью текстового процессора MS Word, где следует выполнить следующие действия:

• Ввести текст документа без конкретных данных, который можно назвать документ-шаблон. Если такой документ уже имеется на диске, им можно воспользоваться.

• Через меню Word Сервис+Слияние вызвать окно Слияние, где соединить текст уведомления с данными таблицы. Здесь имеем дело стремя объектами:

Основной документ – документ Word с текстом документа.

Источник данных – таблица Excel с данными.

Объединение – готовый документ, в котором соединяется текст документа с конкретными данными.

Технология формирования серийных документов состоит из следующих этапов:

1. Формируется или выбирается на диске Основной документ. Щелчок на кнопке Создать вызовет список-меню, где запрашивается тип будущих серийных документов.

Создать 

Документ на бланке Наклейки Конверты Каталог Преобразовать в обычный текст

документы располагаются на разных листах формирование адресных наклеек на конверты формирование надписей на конвертах документы выводятся на листе непрерывно шаблон преобразуется в обычный текст

Если выбрать пункт Каталог в качестве типа серийного документа, весь документ будет выводиться сплошным потоком без разбивки на страницы. Это удобно для небольших документов.

В последующем диалоге следует выбрать Активное окно как источник основного документа.

2. Задаем Источник данных. Щелчок на кнопке Получить данные откроет меню, в котором выберем пункт Открыть источник данных. В ответ Excel предъявит окно Открытие источника данных, где следует задать тип данных, соответствующий файлам Excel: Тип фалов: Книги MS Excel (*.xls), после чего найти на диске и открыть нужный файл.

   Получить данные 

Создать источник данных Открыть источник данных

создать новый источник данных воспользоваться готовым источником

При этом Excel запросит через специальное окно диапазон данных в рабочем листе, который будет принимать участие в формировании серийных документов. После этого следует покинуть окно Слияние и вернуться в Основной документ. В интерфейсе Word будет обнаружена новая панель управления слиянием документов.

Кнопка-меню Добавить поле слияния используется для того, чтобы вставить в соответствующие места текста основного документа необходимые данные.

С помощью кнопки-меню Добавить поле Word можно осуществить некоторое «программирование» вывода. Для этого следует воспользоваться конструкцией анализа условий вида IF…THEN…ELSE, которая выводит в специальное окно задания критерия выбора и реакций на него системы.

Содержание основного документа со всеми подробностями можно увидеть, если отобразить все поля с помощью клавиш Alt+F9. Обратный переход осуществляется аналогично.

<<_АБВ>> - кнопка Поля/Данные позволяет перейти в режим просмотра основного документа с конкретными данными или вернуться в режим показа полей.

3. Необходимо вернуться в окно Слияние для завершения процесса генерации серийных документов. В разделе Объединение окна Слияние появилось нужная кнопка Отбор записей, с помощью которой можно отфильтровать желаемое подмножество. Щелчок по ней вызывает окно Отбор записей, где выбирается одноименная вкладка и вводится критерий отбора. Такой критерий может быть достаточно сложным (до 6-ти условий, связанных функциями И/ИЛИ). Одновременно здесь же (вкладка Сортировка записей) возможна и сортировка на глубину до трех уровней. Если теперь нажать кнопку Объединить, в окне Слияние можно указать «пункт назначения» документа. Если здесь выбрать Новый документ, формируется файл с именем Формы1.DOC, где на каждом листе будет представлен один документ. Далее его можно напечатать, вложить в конверты и отправить адресам.

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

1. Справедливы все следующие утверждения, относящиеся к табличному курсору, кроме:

1. указывает на активную ячейку в электронной таблице;

2. перемещается при перемещении мыши;

3. перемещается при щелчке мышью на новой ячейке;

4. указывает на ячейку, в которую будут вводиться данные.

2. Предположим, что табличный курсор находится в ячейке А1, а вам нужно переместить его в ячейку AJ500. Какой из следующих методов окажется самым быстрым для выполнения перехода?

1. нажать примерно сто раз <PgDn>, чтобы оказаться в строке 500, затем нажать клавишу < > примерно миллион раз, чтобы оказаться в столбце AJ;

2. щелкнуть примерно миллион раз на кнопке прокрутки со стрелкой вниз на вертикальной полосе прокрутки, чтобы достичь строки 500, а затем около двух миллионов раз щелкнуть на кнопке прокрутки со стрелкой вправо на горизонтальной полосе прокрутки, чтобы достичь столбца AJ;

3. щелкнуть и удерживать нажатой кнопку со стрелкой вниз на вертикальной полосе прокрутки до тех пор, пока табличный курсор не достигнет строки 500, затем щелкнуть и удерживать нажатой кнопку прокрутки с направленной вправо стрелкой на горизонтальной полосе прокрутки, пока табличный курсор не окажется в столбце AJ;

4. нажать <F5>, ввести AJ500, затем нажать <Enter>.

3. Чтобы сделать активным другой лист в рабочей книге, вы можете использовать любой из следующих методов, кроме:

1. щелкнуть на кнопках прокрутки ярлычков до тех пор, пока рабочий лист не появится в окне рабочей книги;

2. щелкнуть на ярлычке нужного листа рабочей таблицы;

3. нажимать комбинации клавиш <Ctrl+PgDn> или <Ctrl+PgUp> до тех пор, пока не появится нужный лист рабочей книги;

4. выбрать номер нужного рабочего листа из меню Окно.

4. Относительно введенного в ячейку текста справедливы все следующие утверждения, кроме;

1. введенные данные автоматически выравниваются по центру ячейки;

2. введенные данные должны состоять только из букв;

3. введенные данные не могут использоваться в арифметических формулах;

4. если вводимые данные не помещаются в ячейку, то не поместившийся кусок текста переходит в ячейки, находящиеся справа, хотя на самом деле эти ячейки остаются пустыми.

5. Относительно введенного в ячейку числа справедливы все следующие утверждения, кроме:

1. введенные данные автоматически выравниваются по правому краю ячейки;

2. введенные данные могут использоваться в любых арифметических формулах;

3. вводимые данные должны состоять только из чисел;

4. данные в ячейке не совпадают с тем, что отображается в строке формул, когда ячейка активна.

6. Чтобы завершить ввод данных в ячейку, вы можете выполнить любое из следующих действий, кроме:

1. щелкнуть на кнопке Enter панели формул;

2. нажать клавишу <Enter>;

3. нажать клавишу <End>;нажать клавишу < >.

7. Какие из следующих данных не могут быть введены как число?

1. 24-5-96

2. 24^-ое мая, 1996

3. 24 мая, 1996

4. 5-24-96

8. Excel правильно вычисляет все вводимые в ячейки выражения, кроме:

1. =А3*В3

2. =А3*100

3. =50*100

4. =50х100

9. Excel правильно вычисляет все вводимые в ячейки выражения, кроме:

1. =IV15+IV16

2. =IX15-IV16

3. =IV15/IV16

4. IV15^IV16

10. Что вы получите в ячейке D2, отпустив кнопку мыши, если вы введете Товар 500 в ячейку С2, а затем выделите обе ячейки и перетащите маркер заполнения вправо в ячейку D2?

1. товар 500;

2. товар 450;

3. товар 400;

4. 400.

11. Справедливы все следующие утверждения об изменении принятого по умолчанию в Excel рабочего каталога, кроме:

1. при открытии диалогового окна Открытие документа автоматически выбирается установленная по умолчанию папка;

2. при открытии диалогового окна Сохранение документа автоматически выбирается установленная по умолчанию папка;

3. для изменения принятого по умолчанию расположения файлов следует использовать поле Рабочий каталог во вкладке Правка диалогового окна Параметры;

4. расположение файлов нужно изменять при каждом запуске Excel; в противном случае всегда будет использоваться принятый по умолчанию рабочий каталог Excel.

12. Верны все следующие утверждения об использовании авто подбора для регулировки ширины столбца, кроме:

1. когда вы используете автоподбор для регулировки ширины столбца на одном рабочем листе, Excel применяет его ко всем соответствующим столбцам на остальных листах этой рабочей книги;

2. вы можете использовать автоподбор для всех столбцов рабочего листа;

3. команда Автоподбор расширяет или сужает столбец настолько, что в нем полностью отображается самое длинное значение из составляющих его ячеек;

4. чтобы применить автоподбор для регулировки ширины столбца, вы должны щелкнуть на его правой границе указателем мыши в виде двунаправленной стрелки. Чтобы использовать автоподбор для регулировки высоты строки, вы должны щелкнуть на ее нижней границе указателем мыши в виде двунаправленной стрелки.

13. Верны все следующие утверждения о перемещении табличного курсора с помощью клавиатуры, кроме:

1. нажатие клавиш <PgUp> или <PgDn> перемещает табличный курсор на один экран влево или вправо в рабочем листе;

2. нажатие клавиш < > и < > при нажатой клавише <Ctrl> перемещает табличный курсор вверх и вниз на один экран;

3. нажатие клавиш <Tab> и <Shift+Tab> равносильно нажатию соответственно клавиш < > и < >;

4. нажатие клавиш <PgUp> или <PgDn> при нажатой клавише <Ctrl> перемещает табличный курсор к следующему или предыдущему листу рабочей книги.

14. Верны все следующие утверждения о вводе данных в рабочий лист, кроме:

1. все формулы должны начинаться со знака равенства (=);

2. все текстовые данные выравниваются по левому краю ячеек;

3. все даты вводятся в ячейки как текстовые данные;

4. все числа выравниваются по правому краю ячеек.

15. Верны все следующие утверждения о форматировании рабочего листа, кроме:

1. числовые форматы применяются только к числовым тех ячеек, для которых они назначены;

2. изменения шрифта касаются только символов текстовых данных;

3. команда Автоформат работает только в тех диапазонах ячеек, которые Excel распознает как таблицу данных;

4. стили в Excel служат для изменения шрифта, числового формата, границ, цвета ячейки, цвета шрифта в тех ячейках, для которых они назначены.

16. Верны все следующие утверждения о сохранении рабочей книги, кроме:

1. когда вы впервые сохраняете рабочую книгу, Excel автоматически пытается сохранить новый файл рабочей книги в папке Excel на жестком диске;

2. когда вы впервые сохраняете рабочую книгу, Excel автоматически предлагает для сохранения временное имя файла (Книга 1, Книга 2 и т.д.);

3. когда вы сохраняете изменения в рабочей книге, Excel сохраняет текущее положение табличного курсора на каждом листе рабочей книги;

4. когда вы используете команду Файл Сохранить как для сохранения рабочей книги, то можете переименовать файл и изменить его расположение.

17. Справедливы все следующие утверждения о создании выделенных диапазонов ячеек с помощью мыши, кроме:

1. чтобы выделить прямоугольный диапазон ячеек, нужно протащить через ячейки указатель мыши;

2. чтобы выделить весь столбец ячеек, нужно щелкнуть на буквенном обозначении столбца;

3. чтобы выделить разрывный диапазон ячеек, нужно выделить первый диапазон ячеек, затем нажать клавишу <Ctrl> и, удерживая ее нажатой, выделить следующие диапазоны ячеек;

4. для выделения диапазона данных в рабочем листе с помощью функции автовыделения нужно установить табличный курсор в первой ячейке и затем дважды щелкнуть на его нижней или правой границе.

18. Справедливы все следующие утверждения о создании с помощью клавиатуры выделенных диапазонов ячеек, кроме:

1. чтобы выделить прямоугольный диапазон ячеек, нужно, удерживать нажатой клавишу <Shift>, нажимать соответствующие клавиши управления курсором;

2. чтобы выделить таблицу данных, нужно установить табличный курсор в первой ячейке, а затем нажимать <Ctrl+ > и <Ctrl+ >, удерживая клавишу <Shift>;

3. чтобы выделить весь столбец данных, нужно нажать комбинацию клавиш <Shift+пробел>;

4. чтобы выделить все ячейки в рабочем листе, нужно нажать <Ctrl+A>.

19. Справедливы все следующие утверждения о создании имен диапазонов ячеек, кроме:

1. имена диапазонов не должны содержать пробелов;

2. в имена диапазонов не могут входить числа;

3. имена диапазонов не должны дублировать адреса ячеек рабочей таблицы;

4. имена диапазонов не могут превышать восьми символов.

20. Верны все следующие утверждения о редактировании данных рабочего листа, кроме:

1. чтобы полностью очистить ячейку (от ее содержимого, примечаний, форматов), нужно выделить ячейку и нажать клавишу <Delete>;

2. чтобы отредактировать данные в строке формул, нужно дважды щелкнуть указателем мыши в виде вертикальной черты на содержимом ячейки в строке формул;

3. чтобы отредактировать данные в ячейке, нужно дважды щелкнуть на ней указателем мыши в виде белого крестика или нажать функциональную клавишу <F3>;

4. когда Excel находится в режиме редактирования, клавиши управления курсором вместо перемещения табличного курсора перемещают курсор ввода внутри ячейки.

21. Верны все следующие утверждения о разбиении окна рабочего листа на области, кроме:

1. чтобы разбить окно рабочего листа на правую и левую области, нужно перетащить вешку разбиения, находящуюся в конце горизонтальной полосы прокрутки;

2. чтобы разбить окно рабочего листа на верхнюю и нижнюю области, нужно перетащить вешку разбиения, находящуюся в верхней части вертикальной полосы прокрутки;

3. чтобы создать заголовки рабочего листа, нужно выделить ячейку, находящуюся в строке под строкой заголовков столбцов и справа от ячейки с заголовками строк, а затем выбрать команду Окно Закрепить области;

4. единственный способ удаления областей из окна рабочего листа заключается в использовании команды Окно Снять закрепление областей.

22. Верны все следующие утверждения о примечаниях к ячейкам, кроме:

1. в первой строке текстового окна примечания к ячейке автоматически отображается имя пользователя;

2. чтобы отобразить текст примечания, присоединенного к ячейке, нужно дважды щелкнуть на ячейке;

3. чтобы изменить размеры окна примечания, нужно использовать маркеры размеров в режиме редактирования примечания;

4. Excel отмечает ячейку с примечанием маленьким красным квадратиком в правом верхнем углу ячейки.

23. Верны все следующие утверждения о редактировании данных ячейки, кроме:

1. чтобы заменить значение в ячейке, нужно выбрать ячейку, ввести новое значение и нажать клавишу управления курсором, чтобы переместить табличный курсор;

2. чтобы поместить курсор ввода в ячейку, нужно установить указатель мыши в виде белого крестика в любом месте ячейки и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши;

3. чтобы удалить символы в ячейке (при ее редактировании) слева от курсора ввода, нужно нажать клавишу <Delete>;

4. отображение кнопок Отменить, Enter и Изменение формулы на панели формул и мигающий курсор в ячейке указывают на то, что Excel находится в режиме редактирования.

24. Верны все следующие утверждения о выделении диапазонов ячеек в рабочем листе, кроме:

1. в рабочем листе можно выделить одновременно более одного диапазона ячеек;

2. диапазон ячеек может состоять из целых строк или столбцов рабочего листа;

3. наименьший диапазон ячеек рабочей таблицы может состоять из двух ячеек, расположенных рядом друг с другом;

4. наибольший диапазон ячеек включает все ячейки рабочего листа.

25. Верны все следующие утверждения о редактировании листов рабочей книги, кроме:

1. можно удалить все листы рабочей книги, кроме одного;

2. после активного листа рабочей книги можно вставить любое число новых листов;

3. чтобы переименовать лист рабочей книги, нужно переименовать его ярлычок;

4. чтобы переставить листы в рабочей книге, нужно перетащить их ярлычки в новые положения.

26. Верны все следующие утверждения о копировании и перемещении диапазонов ячеек, кроме:

1. чтобы скопировать диапазон ячеек в новую рабочую книгу, можно использовать метод перетаскивания или метод копирования и вставки;

2. если перемещаемый методом перетаскивания диапазон ячеек перекрывает существующие данные, то Excel предупреждает об этом, прежде чем заменить существующие данные;

3. если перемещаемый методом вырезания и вставки диапазон ячеек перекрывает существующие данные, то Excel не предупреждает об этом и заменяет существующие данные;

4. при копировании диапазона ячеек в буфер обмена с помощью <Ctrl+C>, скопированные данные можно многократно вставлять в различные части рабочего листа с помощью клавиши <Enter>.

27. Верны все следующие утверждения, кроме:

1. для создания внедренной диаграммы необходимо воспользоваться мастером диаграмм;

2. запустить мастер диаграмм можно либо щелкнув на кнопке Мастер диаграмм стандартной панели инструментов, либо выбрав команду Вставка Диаграмма;

3. чтобы отредактировать элемент внедренной диаграммы, нужно дважды щелкнуть на нем для открытия соответствующего диалогового окна;

4. чтобы переместить диаграмму в новую позицию рабочего листа, нужно дважды щелкнув на ней и перетащить ее в нужное место.

28. Верны все следующие утверждения, кроме:

1. перед созданием диаграммы на отдельном листе вы должны вставить в свою рабочую книгу чистый лист диаграммы;

2. при активизации листа диаграммы Excel автоматически отображает на экране панель инструментов Диаграммы;

3. чтобы отредактировать элемент диаграммы, расположенной на отдельном листе, нужно дважды щелкнуть на нем для открытия соответствующего диалогового окна;

4. чтобы создать диаграмму на отдельном листе, нужно выбрать диапазон ячеек, для значений которых вы хотите получить графическое представление, и нажать <F11>.