3. ОрганизационНо-техническая часть

1. Встреча/проводы, а также транспортное обслуживание иностранных участников Министерской Встречи

В Министерской Встрече планируется участие более 200 зарубежных участников, подтверждение участников и рейсы прибытия в Алмату будет известно к 5 сентября текущего года. После, Департаментом будет разработан план – график встречи и проводов участников мероприятия с закреплением ответственных сотрудников Департамента и АО «Даму».

Для встречи участников Министерской Встречи в международном аэропорту города Алматы и в отеле «Риксос Алматы» будут созданы секретариаты, в котором планируется задействовать по 5 сотрудников АО «Даму».

В целях встречи/проводов гостей через ВИП терминал, а также в целях обеспечения безопасности участников, Министерством направлены соответствующие письма в Министерство внутренних дел Республики Казахстан и Акимат города Алматы. Далее данный вопрос требует проработки со стороны сотрудников Департамента.

Во время проведения мероприятия у отеля «Риксос Алматы» будут дежурить 10 автомашин представительского класса, а также в целях обеспечения транспортам участников, проживающих в гостинице «Отырар», будут определены 2 комфортабельных автобуса.

2. Обеспечение проживание иностранных участников Министерской Встречи

Департаментом в целях обеспечения комфортного проживания участников Министерской Встречи 25 июля текущего года забронированы 130 номеров Deluxe King Room (стандартный номер) в отеле Риксос Алматы по специальным тарифам на проживание.

Тарифы на номера:

Стоимость одноместного номера Deluxe King Room (стандартный номер) составляет 39 200 тенге, включая 12% НДС в сутки.

Стоимость одноместного номера Premium Room (номер классом выше) составляет 50 400 тенге, включая 12% НДС в сутки.

Специальные пересмотренные тарифы на проживание:

- Deluxe King Room (стандартный номер) – 25 000 тенге, включая 12% НДС в сутки

- Premium Room (номер классом выше) – 35 000 тенге, включая 12% НДС в сутки

Проживание включает в себя завтрак, посещение СПА и интернет в номере.

Для сопровождающих лиц забронированы 60 стандартных номеров в гостинице «Отырар» по цене 15 000 тенге в сутки, в стоимость включен завтрак.

В отеле «Риксос Алматы» будет работать Call center, а также секретариат из числа сотрудников АО «Даму», которые будут ответственны за встречу, размещение и решение вопросов бытового характера участников Министерской Встречи.

В каждом номере отеля «Риксос Алматы» для гостей будут предусмотрены фруктовая корзина, программа мероприятий, информационный бюллетень про Казахстан и город Алматы на пяти языках (казахский, русский, английский, французский и испанский).

3. Раздаточные материалы и сувенирная продукция

Все участники Министерской Встречи будут обеспечены раздаточными материалами, состоящих из:

- Сумками с нанесением наименования мероприятия;

- Флеш-карта объемом 2 ГБ с наименованием мероприятия;

- Шариковая ручка;

- Блокнот с наименованием мероприятия;

- Папка с наименованием мероприятия.

В смете по проведению мероприятия заложены средства на приобретение 70 штук сувенирной продукции в национальном стиле для высокопоставленных гостей Министерской Встречи.