4. Залы для проведения Министерской Встречи и их оформления

Первый день конференции - 12 сентября, 2012 г.

В Премиум Бальном Зале №2 состоится Министерская встреча на 100 участников в формате круглого стола.

Премиум Бальный Зал №2:

- площадь - 323 м2

- высота - 7 м

- длина – 14,20 м

- ширина – 23 м

- вместимость за круглым столом 45 человек

Для делегатов будет предоставлен большой стол и стулья, столы будут покрыты белыми скатертями, на столе будут расположены микрофоны и наушники, минеральная вода, а также раздаточные материалы в сумках. Перед каждым участником предусмотрен настольный флаг его государства.

Техническое обеспечение также будет представлено в виде звуковой системы, системы синхронного перевода на пяти языках (казахский, русский, английский, французский и испанский), а также будет вестись звукозапись.

На все три дня проведения мероприятия будут арендованы 5 малых конференц-залов Даймонд №1, 2, 3, 4 и 5. Залы №1, 2, 3 будут предназначены для проведения двухсторонних переговоров, зал №5 будет предназначен для проведения пресс-конференции, в данном зале будет вывешен баннер. Зал № 4 будет оборудован как рабочая комната и снабжена 5 компьютерами с подключением в интернет, аппаратами для копирования и сканирования документов, а также телефонный и факсовый аппарат с выходом на международную связь. Данный вопрос прорабатывается с АО «Казахтелеком».

Кроме того, во время проведения мероприятия будет функционировать бизнес-центр, снабженный 5 компьютерами с подключением к сети интернет и копировальным центром для оперативного копирования объемных документов.

Даймонд

- площадь - 70 м2

- высота - 3,5 м

- длина – 9,0 м

- ширина – 7,30 м

Свет и температура в залах регулируется.

Кофе-брейк:

До и после обеда делегатам будет предложен кофе-брейк в фойе Премиум Бального Зала. Гостям будет предложено: чай, кофе, минеральная вода, 3 вида выпечки, мини бутерброды.

ВИП комната для кофе-брейков:

На все три дня проведения Министерской Встречи, во время кофе-брейка для ВИП гостей будет выделена ВИП комната (12 м2), которая находится на одном этаже, что и конференц-залы возле Премиум Бального Зала №3. В комнате будет находиться несколько кресел и журнальных столиков для удобства. Также там будет накрыт кофе-брейк для ВИП делегатов.

Обед:

Обед для всех гостей будет проходить в ресторане Брассери в виде шведского стола, где гости могут выбрать для себя разнообразные закуски, салаты, горячие блюда международной кухни, а также напитки. В ресторане Брассери имеется летняя терраса, где гости могут насладиться видом парка и подышать свежим воздухом.

Официальный прием (обед):

Первый день Министерской Встречи (12.09.2012г.) состоится официальный прием (обед) от имени Министра экономического развития и торговли Республики Казахстан для 70 участников (главам делегаций) в Премиум Бальном Зале №1.

В ходе проведения официального приема предусматривается организация концертной программы с участием национального оркестра, звезд эстрадной музыки Республики Казахстан (сценарий концертной программы в приложении №3).

13-14 сентября, 2012 г.

В Премиум Бальном Зале №3 (323 м2) состоится конференция на 250 участников в театральном стиле.

Напротив входа вдоль стены будет находиться президиум на 10 человек. Президиум будет находиться на подиуме (ширина – 4 м, высота – 50 см, длина – 14м). К подиуму будут поставлены лестницы с двух сторон. Для членов президиума будут приготовлены микрофоны и наушники, минеральная вода, а также раздаточные материалы в сумках. За президиумом будет висеть баннер, с тематикой конференции. Трибуна будет расположена в одном из углов, возле президиума.

Для остальных участников будут расставлены столы и стулья в театральном стиле. Для всех гостей будут приготовлены микрофоны, наушники, минеральная вода, а раздаточные материалы в сумках. Синхронный перевод будет вестись на 5 языках (казахский, русский, английский, французский и испанский). А также, на столах будут расставлены таблички с наименованием страны, настольные флаги государств участниц в алфавитном порядке (в стиле залов ООН).

Два экрана будут спущены, один по центру зала, другой вдоль боковой стены, чтобы президиум мог видеть трансляцию.

Официальный прием (ужин):

Второй день Министерской Встречи (13.09.2012г.) состоится официальный прием (ужин) от имени Министра экономического развития и торговли Республики Казахстан для 250 участников (всем участникам) в Премиум Бального Зала №1, 2 которые будут совмещены.

В ходе проведения официального приема предусматривается организация концертной программы с участием национального оркестра, звезд эстрадной музыки Республики Казахстан (Сценарий концертной программы в приложении №3).

Все залы и ресторан будут оформлены живыми цветами, будет организована фото и видео съемка всего мероприятия.

14 сентября текущего года иностранным участникам Министерской Встречи планируется организовать экскурсию по городу Алматы. Совместно с Акиматом города Алматы рассматривается возможность проведения ужина вне отеля, предположительно в ресторанах района высокогорного катка «Медео».