5. Облік платників податків, податкових надходжень та внесків до державних цільових фондів

Податковим кодексом України (ст.ст. 63-68) пере­дбачено, що облік платників податків і зборів (обов'язко­вих платежів) здійснюється державними податковими органами та іншими державними органами відповідно до законодавства. Банки та інші фінансово-кредитні уста­нови відкривають рахунки платникам податків і зборів (обов'язкових платежів) лише за умови пред'явлення ними документа, що підтверджує взяття їх на облік у державному податковому органі, і в триденний термін повідомляють про це державний податковий орган.

Юридичні особи реєструються в органі державної податкової служби за своїм місцезнаходженням, а фізичні особи — за своїм місцем проживання.

Підприємства, організації та установи зобов'язані у 10-ти денний термін після реєстрації звернутися до по­даткової інспекції за своїм місцезнаходженням для того, щоб стати на податковий облік.

Довідка про взяття на облік платника податків надсилається (видається) платникам податків - юридичним особам та відокремленим підрозділам юридичних осіб наступного робочого дня з дня взяття на облік за основним місцем обліку.

Військові частини зобов'язані протягом 10 календарних днів після реєстрації військової частини як суб'єкта господарювання стати на облік в органі державної податкової служби за місцем своєї дислокації.

Підставою для взяття на облік (внесення змін, перереєстрації) відокремленого підрозділу іноземної компанії, організації, у тому числі постійного представництва нерезидента, є належна акредитація (реєстрація, легалізація) такого підрозділу на території України згідно із законом.

Для взяття на облік постійні представництва нерезидентів та відокремлені підрозділи іноземних юридичних осіб зобов'язані звернутися протягом 10 календарних днів з дня їх державної реєстрації (акредитації, легалізації) до органів ДПС за своїм місцезнаходженням. Центральний орган державної податкової служби визначає порядок обліку платників податків в органах державної податкової служби та порядок формування Реєстру великих платників податків ( z1372-10 ) на відповідний рік.

На обліку в органах державної податкової служби повинні перебувати угоди про розподіл продукції та договори про спільну діяльність на території України без створення юридичних осіб, на яких поширюються особливості податкового обліку та оподаткування спільної діяльності, визначені цим Кодексом.

У разі прийняття рішення про переведення великого платника податків на облік у спеціалізовану державну податкову інспекцію чи інший орган державної податкової служби відповідні органи державної податкової служби зобов'язані протягом 20 календарних днів після прийняття такого рішення здійснити взяття на облік/зняття з обліку такого платника податків.

Великий платник податків, щодо якого центральним органом державної податкової служби прийнято рішення про переведення на облік у спеціалізовану державну податкову інспекцію чи інший орган державної податкової служби, після взяття його на облік за новим місцем обліку зобов'язаний сплачувати податки за місцем попереднього обліку в органах державної податкової служби, а подавати податкову звітність та виконувати інші обов'язки, передбачені цим Кодексом, за новим місцем обліку.

Для того, щоб стати на облік, платники податків — юридичні особи подають в органи державної податкової служби за своїм місцем знаходження такі документи:

1) заяву;

2) завірені в нотаріальному порядку копії статуту, установчих договорів з відміткою органу, що здійснив держав­ну реєстрацію;

3) копію положення (для бюджетних установ, благодійних організацій);

4) копію свідоцтва про державну реєстрацію;

5) копію довідки про включення до ЄДПОУ з присвоєним їй ідентифікаційним кодом.

Вищезазначені документи подає особисто власник, засновник (власники, засновники) або уповноважена ним (ними) особа (заявник), або призначений керівник, або головний бухгалтер. Документи приймаються лише при наявності паспорта особи, яка подає документи, довідок про присвоєння ідентифікаційного номера з ДРФО власників, засновників (фізичних осіб), директора та голов­ного бухгалтера. Заяви приймають відділи обліку та реєструють у загальному відділі (канцелярії). Прийман­ня заяви фіксується в журналі реєстрації заяв та по­відомлень про взяття на облік платників податків за ф. №2 ОПП. Перевірку паспортних даних та встановлення місцезнаходження платника податків виконують підрозділи податкової міліції.

Взяття на облік платника податків юридичної особи здійснюється податковою інспекцією протягом двох робочих днів після надходження заяви при наяв­ності всіх поданих документів. Дані заяви про взяття на облік заносяться до районного рівня Єдиного банку даних про платників податків юридичних осіб і фіксу­ється у відповідному журналі (ф. №2-ОГШ).

Після взяття платника податків на облік (перереєст­рація) орган державної податкової служби ставить на примірнику статуту (положенні) платника податків від­мітку (штамп) про взяття його на податковий облік за підписом відповідальної особи і видає йому довідку про взяття на облік платника податків.

Платник податків зобов'язаний протягом трьох робо­чих днів з дня відкриття (включаючи день операції) особисто подати або надіслати поштою (з повідомленням про вручення) на адресу органу державної податкової служби, в якому він перебуває на обліку, повідомлення про відкриття рахунків в установах банків, які повинні зберігатися в особовій справі платника.

Підрозділи з обліку платників податків — юридич­них осіб вносять інформацію про відкриття/закриття рахунків платників податків до районного рівня Єдиного банку даних про платників податків юридичних осіб.

Підрозділи обліку платників податків після взяття на облік платника податків формують його облікову справу (реєстраційну частину) з переліку документів, яка зберігається до ліквідації платника податків або зняття його з обліку в одному органі державної подат­кової служби і взяття на облік в іншому, тобто у випад­ку зміни місцезнаходження платника податків (зі зміною адміністративного району), у підрозділі обліку юридич­них осіб.

Фізична особа — суб'єкт підприємницької діяльності після одержання свідоцтва про державну реєстрацію повинна в 10-ти денний термін звернутися до органу дер­жавної податкової служби за місцем проживання для того, щоб стати взяття на податковий облік, з такими документами:

— заява за ф. №5-0ПП;

— копія свідоцтва про державну реєстрацію суб'єкта під­приємницької діяльності — фізичної особи;

— документ, що засвідчує особу (паспорт). Працівники підрозділів з обліку платників податків перевіряють подані документи, дані заяви за ф. №5-01Ш заносяться до Реєстру фізичних осіб.

Після взяття платника податків на облік в органи державної податкової служби видають йому довідку, яка підтверджує його перебування на податковому обліку.

Платник податків зобов'язаний протягом трьох робо­чих днів з дня відкриття/закриття рахунку (включаючи день відкриття) подати особисто або надіслати поштою, з повідомленням про вручення, на адресу органу дер­жавної податкової служби, в якому він перебуває на обліку, повідомлення про відкриття поточних рахунків в установах банків. Підрозділ з питань оподаткування фізичних осіб вносить інформацію про відкриті рахунки платників податків до Реєстру фізичних осіб.

Підрозділ обліку платників податків після взяття платника податків на облік формує його облікову справу, яка зберігається до ліквідації платника податків або зняття його з обліку в одному органі державної податко­вої служби і взяття на облік в іншому, тобто у випадку зміни місця проживання платника податків (із зміною адміністративного району). Облікова справа з описом документів па другий день після взяття платника податків на облік закріплюється за інспектором, про що робиться відмітка в журналі за ф. №7-0ПП. Реєстраційна і звіт­на частина облікової справи зберігається в підрозділі з питань оподаткування фізичних осіб.

Облік фізичних осіб — суб'єктів підприємницької діяльності ведеться в журналі обліку платників податків і зборів (обов'язкових платежів) фізичних осіб (далі — журнал) за ф. №7-01111. Інформація про взятих на облік платників податків або зміни щодо них щотижня вносяться в зазначений журнал, підписуються керівни­ком органу державної податкової служби, завіряються печаткою і підшиваються.

Для зняття з обліку платник податків у 3-денний термін з дати прийняття рішення про ліквідацію подає в податкову інспекцію, в якій перебуває на обліку, такі документи:

1) заяву про зняття з обліку платника податків за ф. №8 ОПП, дата якої фіксується в журналі за ф. №6-ОІІП;

2) оригінал довідки про перебування платника на обліку за формою №4-ОІЩ;

3) копію розпорядчого документа (рішення) власника або органу, уповноваженого на те засновницькими докумен­тами про ліквідацію;

4) копію розпорядчого документа про утворення ліквіда­ційної комісії;

5) ліквідаційну картку органів державної статистики (для кожної філії при наявності у платника податків — юридичної особи філій).

У 10-денний термін з дня подання заяви за ф. №8-0ПП платник зобов'язаний скласти ліквідаційний баланс у формі річного звіту (на дату прийняття рішення про лік­відацію) та подати його для перевірки органу державної податкової служби.

При одержанні органами державної податкової служби від платника податків заяви за ф. №8-0ПП, а також на підставі інформації про порушення справи про банкрут­ство платника податків або звернення до пуду з питан­ня скасування державної реєстрації, органом державної податкової служби у місячний термін приймається рі­шення про проведення документальної перевірки таких платників. Відповідні підрозділи розпочинають перевірку.

Документальною перевіркою може бути підтверджено відсутність податкової заборгованості платника або вста­новлено факт такої заборгованості.

У разі встановлення факту відсутності заборгованості перед бюджетами орган державної податкової служби знімає платника з обліку. Зняття з обліку платника по­датків в органах державної податкової служби проводить­ся при наявності повідомлення від установи банку про закриття такому платнику рахунків. Після завершення процедури зняття з обліку орган державної податкової служби складає довідку про зняття з обліку платника податків за ф. №12-0ПП, яку надсилає до органів дер­жавної реєстрації або органу, що здійснив реєстрацію.

Якщо після проведеної перевірки платника податків встановлено факт заборгованості його перед бюджетами, орган державної податкової служби не знімає його з обліку, а підрозділи обліку та звітності складають по­відомлення про наявність обов'язків зі сплати податків і зборів (обов'язкових платежів) за ф. №10-ОПП і надси­лають його особі, відповідальній за погашення податко­вих зобов'язань або податкового боргу (ліквідаційна комісія, вищестояща організація, фізична особа). Зазна­чене повідомлення дозволяється видавати платнику по­датків для пред'явлення у відповідні органи.

Зняття з обліку платника фіксується в журналі за ф. № 6-ОПП, а відмітка про зняття платника з обліку вводиться в районний рівень Єдиного банку даних про платників податків — юридичних осіб або Державного реєстру фізичних осіб. Облікові справи про таких плат­ників здаються до архіву органу державної податкової служби по закінченні звітного року.

Центральний орган державної податкової служби формує та веде Державний реєстр фізичних осіб - платників податків (далі - Державний реєстр).

До Державного реєстру вноситься інформація про осіб, які є:

громадянами України;

іноземцями та особами без громадянства, які постійно проживають в Україні;

іноземцями та особами без громадянства, які не мають постійного місця проживання в Україні, але відповідно до законодавства зобов'язані сплачувати податки в Україні або є засновниками юридичних осіб, створених на території України.

Облік фізичних осіб - платників податків, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний орган державної податкової служби, ведеться в окремому реєстрі Державного реєстру за прізвищем, ім'ям, по батькові та серією і номером паспорта без використання реєстраційного номера облікової картки.

До облікової картки фізичної особи - платника податків та повідомлення (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків) вноситься така інформація:

прізвище, ім'я та по батькові;

дата народження;

місце народження (країна, область, район, населений пункт);

місце проживання, а для іноземних громадян - також громадянство;

серія, номер свідоцтва про народження, паспорта (аналогічні дані іншого документа, що посвідчує особу), ким і коли виданий.

До інформаційної бази Державного реєстру включаються такі дані про фізичних осіб: джерела доходів; сума нарахованих та/або отриманих доходів та податків; інформація про податкову знижку та податкові пільги платника податків.

Органи державної реєстрації актів цивільного стану, органи внутрішніх справ зобов'язані подавати відповідним органам державної податкової служби інформацію щодо зміни даних, які включаються до облікової картки фізичної особи - платника податків, щомісяця, але не пізніше 10 числа наступного місяця.