- •Розділ і Мова документів
- •Розділ III Орфографія
- •Іменникові суфікси 155
- •Прикметникові та дієприкметникові суфікси 158
- •Розділ IV Морфологія і правопис
- •Розділ V Графіка
- •Розділ VI Усне ділове мовлення
- •Роль і значення мови в суспільному'житті
- •Українська мова серед інших мов світу
- •Функції мови
- •Мовна норма
- •4Ітнктуащйні
- •Офіційно-діловий стиль
- •1 Євангеліє від Матвія 7. 18.
- •2 Євангеліє від Марка 14.
- •1 Див. Розділ «Особливості використання дієслівних форм у ділових паперах». 1 Див. «Російсько-український словничок типових мовних зворотів» — Додаток 3.
- •1 Дивергенція (від латин, divergere — відхилятися, розходитися) — тут утворення самостійних стилів.
- •1 Конвергенція (від латин, convergentio на грунті converge — сходжусь, наближаюсь) — тут розвиток подібних рис у різних стилях унаслідок тісних і тривалих контактів.
- •Загальні вимоги до укладання та оформлення
- •1 Реквізит (від латин, requisitum — необхідне, потрібне) — тут обов'язкові (вихідні) дані як елемент правильного оформлення офіційних документів.
- •2 Формуляр (нім. Formuler, від фр. Formulaire, на грунті латин, formula) — форма.
- •1 Деякі документи мають однакову назву (акт, протокол та ін), але різне призначення і зміст не дозволяють віднести їх до однієї групи.
- •Вимоги до укладання та оформлення документів
- •1 Документ (від латин, сіосшпепішп) — доказ, свідоцтво, взірець, повчальний приклад.
- •Оформлення сторінки
- •Текст і його оформлення
- •1 Виняток становлять документи, текст яких складається з одного речення (напр., заява на відпустку тощо).
- •Скорочування слів і словосполучень
- •6. Прикметники й дієприкметники, що закінчуються на:
- •Стандартизація ділового тексту
- •Реквізити ділових паперів
- •61049, Харків-491
- •Професійна лексика
- •Організаційні документи
- •Розпорядчі документи
- •2. У наказах про переведення на іншу роботу зазначають:
- •Довідково-інформаційні документи
- •30.11.2002 (Підпис)
- •1 Кореспонденція (від латин, саггеяропсіео — відправляю, повідомляю) —
- •1 Автобіографія (відгрец. Autos — сам, bios — життя, grapho — пишу) — опис свого життя.
- •Зміни приголосних при їх збігу
- •2. У коренях дієслів
- •2. Прикметникові
- •Твердої групи
- •М'якої та мішаної груп
- •Складні випадки правопису слів іншомовного походження
- •Іменник
- •2„ Рахівниця — прилад для лічби (не фах).
- •13. Іменники з дієсловами відмовлятися, ухилятися слід уживати в р. Відмінку з приймеником, наприклад:
- •1 Про вживання присвійних прикметників у діловій мові див. Тему «Особливості використання прикметників у ділових паперах».
- •Числівник
- •Займенник
- •2. До II дієвідміни належать дієслова, що в закінченнях усіх осіб, крім 1-ї особи однини і 3-ї особи множини, мають -и (-ї), а в 3-й особі множини - закінчення -ать (-ять)
- •Дієприслівник
- •Неправильно правильно
- •Прислівники (складні)
- •Прийменники (складні)
- •1. Разом пишуться
- •Основи культури мовлення
- •Культура усного ділового мовлення
- •1 Лекція (від латин, lectio — читання) — публічний виступ на яку-небудь тему.
- •Ділова бесіда
- •Ділове спілкування
- •Синтаксис1 усного й писемного ділового мовлення
- •1 Синтаксис (від грец. 5г/«іал:іх — побудова, устрій, зв'язок) — розділ граматики, що вивчає будову і значення словосполучень та речень, способи зв'язку слів у словосполученні й реченні.
- •Яка сфера використання та призначення художнього стилю?
- •Які основні ознаки й мовні засоби художнього стилю?
- •- Внутрішніх справ ввс
- •Уленшпїгель Тіль
Загальні вимоги до укладання та оформлення
Документ та його функції
Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинством).
Сучасний термін «документаційне забезпечення управління» є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства.
Результатом документування є документ — зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, у тому числі в перетвореному вигляді
Разом із папером нині широко використовуються й нові носії — магнітні стрічки, дискети, диски, які дозволяють використовувати для документування технічні й автоматизовані засоби.
Документування — регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.
Юридична сила — здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів1 — обов'язкових елементів укладання документа.
1 Реквізит (від латин, requisitum — необхідне, потрібне) — тут обов'язкові (вихідні) дані як елемент правильного оформлення офіційних документів.
2 Формуляр (нім. Formuler, від фр. Formulaire, на грунті латин, formula) — форма.
Держстандартом установлений не лише склад реквізитів (усього їх 31), але й зони, і послідовність їх розташовування на документі. Сукупність реквізитів і схема їх розташовування на документі складають його формуляр2.
Наявність формуляра забезпечує спільність документувавші і спільність документації як у межах одного закладу, так і «цілому в країні.
У соціальному плані будь-який офіційний документ по-хкрункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, ио й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.
До загальних функцій документа належать: Інформаційна — будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати — причина укладання документа.
Соціальна — документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.
Комунікативна — документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).
Культурна — документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.
До специфічних функцій документа належать:
Управлінська — документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.
Правова — документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).
Історична — коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.
Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.
Система документації — це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призна-
2 ЗубковМ.
33
чення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання).
Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі й ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управління об'єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації.
Основними комплексами всієї документації є:
організаційно-правова документація;
планова документація;
інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;
звітна документація;
документація щодо особового складу (кадрова);
фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);
документація з матеріально-технічного забезпечення;
договірна документація;
документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.
Окрім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) документація, яка відображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна та ін.).
Критерії класифікації документів