Тема 2. Составление и оформление основных документов

2.1.Организационная документация

Организационные документы являются основополагающими и обладают высшей юридической силой. К числу организационных документов относятся учредительные документы организации, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

В зависимости от организационно-правовой формы организации к учредительным документам относится устав организации; учредительный договор и устав; только учредительный договор; в ряде случаев некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях соответствующего вида.

Обязанности администрации по организации труда работников обычно оговариваются в правилах внутреннего распорядка. В некоторых организациях действует аналогичных документ – положение о персонале. Данные документы определяют трудовые правоотношения работников с организацией, взаимоотношение персонала с руководством организации и ряд других вопросов.

При наличии в организации нескольких структурных подразделений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой статус, задачи и функции, права, обязанности и ответственность.

Устав является основным учредительным документом, определяющим правовой статус организации, необходимым согласно закону для ее государственной регистрации (Приложение 3).

С момента регистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано только данной организацией.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного и муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления. Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации.

Устав — это сложный и объемный документ. В нем излагаются правила, регулирующие деятельность организации, взаимоотношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закрепляет организационно-правовую форму организации, ее название, адрес, органы управления, контроля, порядок распределения прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность. В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав организации, указывается фонд зарплаты.

Структура текста и его содержание определяются разработчиками устава. В число обязательных разделов включаются:

1.Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации).

2.Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

3.Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

4.Финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

5.Отчетная и ревизионная деятельность.

6.Порядок ликвидации организации.

Штатное расписание – это документ, устанавливающий структуру, штатный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме №Т-3 (Приложение 4).

Положение – организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений (рис.1).

Положение об организации в целом утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации. Проект положения о подразделении согласовывают с юридическим отделом и представляют на утверждение руководителю предприятия. Текст положения может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы предприятия в целом или конкретного структурного подразделения.

Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должности (рис.2).

Должностная инструкция — эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником, работодателем и работником.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделения и отдела управления персоналом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

справочные данные об организации

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

(подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

ПОЛОЖЕНИЕ

о______________________________________

(наименование структурного подразделения)

ТЕКСТ

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права и обязанности

5. Ответственность

6. Взаимоотношения. Связи

7. Организация работы

8. Оценка работы

Руководитель

подразделения (подпись) И. О. Фамилия

Виза согласования

С положением

ознакомлены: (подписи) расшифровка подписей

00.00.0000

Рис. 1. Формуляр и структура текста положения о подразделении организации

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

справочные данные об организации

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

(подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

_______________________________________________

(наименование должности и структурного подразделения организации

по штатному расписанию)

ТЕКСТ

1.Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения (связи по должности)

7. Квалификационные требования

8. Оценка работы

Руководитель

подразделения (подпись) И.О. Фамилия

Виза согласования

Инструкцию

получил (подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

Рис.2. Формуляр и структура текста должностной инструкции