7.2.Реквизиты документов и документооборот

Документы являются основным источником первичной информации о хозяйственных операциях, совершаемых в организации. Поэтому документы должны содержать необходимые данные, характеризующие эти операции. Эти данные называются реквизитами. В них фиксируются реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Первые включают заголовки документа, таблиц, граф и строк. Вторые предназначены для количественной и стоимостной характеристики хозяйственной операции.

Состав и количество реквизитов зависит от характера учитываемой операции. Тем не менее, ряд реквизитов являются обязательными для всех документов. К ним относятся:

· наименование документа (формы), код формы;

· дата составления;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· количественная и стоимостная оценка хозяйственной операции;

· наименование должности лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления;

· личные подписи указанных лиц и их расшифровка.

Отсутствие какого-либо обязательного реквизита лишает документ юридической силы, и его показатели не могут быть включены в систему бухгалтерского учета. Другие реквизиты носят переменный характер и используются при необходимости с учетом особенностей хозяйственной операции, ее правомерности и других условий. Например, наличие печати организации на документе обуславливается характером операции. При этом совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяются и обрабатываются. Проверка может быть формальной, арифметической и по существу.

К формальной проверке относится проверка наличия и подлинности подписей ответственных лиц, соответствия правилам оформления документа, а также наличие приложений перечисленных в документе.

Арифметической называется проверка правильности подсчета, таксировки, выведения итогов и других арифметических действий.

Проверка документов по существу заключается в выяснении соответствия хозяйственных операций, оформленных документами, действующему законодательству, правилам выполнения этих операций установленным нормам, сметам или плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности.

Если проверкой документа обнаруживают ошибки, то его возвращают составителям для исправления или нового составления. Таким образом, каждый документ, прежде чем его данные будут записаны в счетах, должен быть тщательно проверен. После тщательной и всесторонней проверки документов приступают к их бухгалтерской обработке.

Обработка документов состоит из их сортировки по признаку однородности, гашения документов, составления сводных документов и бухгалтерской проводки. Кроме того, в процессе бухгалтерской обработки некоторые из документов подлежат таксировке, т.е. умножению количества на цену за единицу. Например, лимитно-заборные карты поступают в бухгалтерию с указанием только отпущенного количества материалов.

В процессе прохождения документа по инстанциям он используется, прежде всего, для оперативной работы. Например, на основании требования на отпуск материалов кладовщик отпускает в цех материалы. Этот документ служит средством распорядительных и исполнительных действий. На основании этого же документа в бухгалтерии отражают в системе учета уменьшение материальных ценностей на складах и увеличение затрат на производство.

В конечном итоге все документы попадают в архив, где должны храниться в течении установленного для них времени. Таким образом, маршрут и время прохождения документов по всем инстанциям организации с момента составления и до сдачи в архив называется документооборотом.

Задача правильной организации документооборота состоит в том, чтобы обеспечить нормальное движение документов. В каждой инстанции (рабочем месте) документ должен находиться строго определенный срок. Для этого в организациях необходимо установить маршрут прохождения документа, срок его нахождения у каждого исполнителя. Таким образом, основными этапами документооборота являются составление документов в оперативной работе; прием документов бухгалтерией; отражение документов в системе учетных записей и передача документов в архив.