Проектування первинного документа має таку послідовність:

• Виявляються реквізити, які потрібні для внесення в документи за кожною функціональною підсистемою, склад реквізитів визначається постановкою задачі.

• Із загального обсягу необхідної інформації за кожною підсистемою відбирається коло реквізитів для конкретної форми документа.

• Обрані реквізити поділяються на дві групи: ті, що переносяться на машинний носій , і ті, що не переносяться на машинний носій.

• Здійснюється проектування ескізів форми первинного носія інформації.

• Форми первинних документів уточняються, кресляться на бланках стандартного розміру і замовляються в типографії.

Проектування ескізів первинних документів ведеться з урахуванням розташування реквізитів у відповідних зонах. Будь–який бланк документа можна розбити на зони, які призначені для запису певних груп реквізитів, що мають логічну або математичну залежність і повязані з обробкою або заповненням. Окремі зони документа можуть бути побудовані за лінійною, анкетною або табличною формою.

При проектуванні первинних документів необхідно враховувати вимоги, які ставляться до них у звзку з машинною обробкою і використанням в АСМП:

1. Реквізити повинні розміщуватись на бланку в певній послідовності: довідково–групові реквізити–ознаки, сталі для групи документів, довідково–групові змінні реквізити–ознаки і ревізити основи.

2. Реквізити, які переносяться на машинний носій, повинні бути обведені потовщеною лінією (0,7–1,0 мм); їх неохідно групувати і виділяти в спеціальнгі зони.

3. З перевинних документів необхідно виключити постійну інформацію (довідкову, розцінкову, нормативну, планову), а також вихідні показники, які можуть бути отримані в результаті обробки. Вихідні дані допускається включати в зони для даних, які не підлягають машинній обробці. Постійна інформація в АСМ розміщується в зовнішній памяті ЕОМ і використвовується у міру необхідності для вирішення комплексу завдань. Виконання цих вимог істотно скорочує форми документів, їх заповнення й обробку, а також підвищує надійність інформації.

4. Уніфікація первинної документації. Документи, що відображають однорідні операції, повинні мати певний склад реквізитів і однакову визначену послідовність їх розміщення на бланку. Уніфіковані форми документів повинні створюватися на всіх рівнях управління. Це забезпечить інформаційну єдність АСМ різних рівнів.

4. Організація раціонального документообороту на підприємстві

Основними напрямами удосконалення системи документації в країні є їх стандартизація та уніфікація. Система уніфікації управлінської документації спрямована, в першу чергу, на скорочення різноманітних документів, і підвищення в результаті цього організованості в системі. Системна уніфікація – це комплекс заходів, що забезпечує системне функціонування й ефективний розвиток документації в будь–якій АСМ.

Уніфіковані системи документації є важливим заходом для організації інформаційної сумісності на докуменетальному рівні.

Організація інформаційної взаємодії всього комплексу автоматизованих систем, які функціонують у різних сферах менеджменту наролного господарства, в сучасних умовах висуває також і завдання, повязаних із сумісністю при обміні інформацією на машинних носіях і при передачі її каналами звязку.

В роботах з уніфікації документації повинні бути передбачені організаційна єдність, єдина методологія удосконалення і розвитку систем документації та регламентації основних положень, термінології і методів оформлення уніфікованих документів.

Можна виділити такі основні напрями уніфікації та стандартизації документів: вхідна уніфікована, внутрішня (проміжна) та вихідна документація.

Скорочення розмаїття документів є основною проблемою, вирішення якої визначається роботами інших напрямів. Насамперед, розмаїття документів обумовлене розбіжністю і дублюванням даних, представлених у різних документах. Розбіжність, у свою чергу, визначається невпорядкованістю термінології, прийнятої в документах для опису найменувань показників і їх реквізитів, а також групових понять. Це породжує синонімію в назвах, різні прнципи агрегування, приводтиь до протилежних даних (одиничних і агрегаваних).

Крім цього, потрібно забезпечити оптимальний склад інформації в документі. Він не повинен бути перевантажений зайвими даними й одночасно включати всю необхідну інформацію.

Вирішення цих питань може бути досягнуте лише в результаті системної змістової уніфікації документації.

Іншим суттєвим напрямом робіт із вдосконалення документації і документообороту дає можливість провести поетапну оптимізацію всієї сукупності документів шляхом виключення зайвих показників, що не використовуються в розрахунках, правильному розподілу показників між зведеними і галузевими блоками розрахунків, а також за рахунок півищення ігформаційної повноти, відбору інформації за відхиленнями та ін.

У документації, яка використовується в будь–якій автоматизованій системі, використовуються вхідні, вихідні і внутрішні документи, до яких ставляться свої вимоги.

Вхідна уніфікована документація повинна реалізовувати принцип інтеграції даних в системі, який базується на однократності вводу. Такий підхід дозволяє не тільки мінімізувати обсяг вхідної інформації, а й забезпечує інформаційну єдність усіх розрахунків, найбільш зручні і єдині для всіх завдань способи опису даних. При проектуванні вхідної документації в першу чергу враховуються вимоги автоматизації масового вводу даних, контролю, та організації в памяті ЕОМ.

Внутрішня (проміжна) документація в будь–якій автоматизованій системі є засобом інформаційної взаємодії системи обробки даних із функціональною структурою. Ця компонента визначає обсяги документооборотів всередині системи. Раціоналізація документооборотів також визначається удосконаленням та уніфікацією внутрішеьої документації.

Вихідна документація, як і вхідна, повинна включатися у склад уніфікованих систем, оскільки в більшості випадків вона розглядається в якості вхідної для інших автоматизованих систем.

Проблема одночасного використання документів як джерела даних для працівників сфери менеджменту і для автоматизованої керуючої системи істотно впливає на системи документації, оскільки в документі одночасно повинна бути присутня інформація, яка записана звичайною мовою і мовою кодових позначень. Така вимога в ряді випадків приводить до помітного інформаційного перевантаження документа й ускладнює введення даних. У звязку з цим на практиці намагаються використовувати способи автоматичного кодування і декодування, тобто автоматичного переходу від текстів до їх кодів і навпаки. Вирішення такого завдання базується на єдиному фонді словників текстів, які використовуються в системі, повязаних із класифікаторами техніко–економічної інформації.

Робота з удосконалення системи документації проводиться як на державному, так і на галузевому рівнях. Основна увага при цьому звертається на розробку стандартів, які виначають єдині принципи розробки і використання документів.

Розробка і впровадження уніфікованих систем документації дозволяє істотно скоротити кількість діючих в країні документів дердавного значення і підвищити ефективність використання засобів організаційної і обчислювальної техніки в управлінні економіки країни. Поряд із цим, у сфері вдосконалення системи документації все ще наявні ресурси. Так, нині поставлене завдання різко скоротити потоки ділових паперів, які циркулюють у міністерствах, відомствах і в підвідомчих підприємствах, закладах і організаціях. Безліч документів, що утворюються в сфері управління, приводять до неефективного використання людських ресурсів, зайнятих складанням, розсиланням, зберіганням, обробкою і пошуком документів, а також до неефективного витрачання матеріальних ресурсів (засоби обробки інформації, папери).