4. Вихідні документи. Розробка форм та вибір засобів виведення інформації

Однією з основних компонентів інформаційного забезпечення є система документації. В межах підсистеми інформаційного забезпечення АСМ вона повинна розглядатись як взаємоповязаний коплекс: форм документів, процесів документування і докуметообороту, які мають регламентуватися відповідними нормативно–технічними матералами.

Інформацію, яка циркулює в екномічному обєкті, можна кваліфікувати за різними ознаками. Розглянемо деякі з них.

За місцем виникнення і напрямом руху інформація поділяється на вхідну і вихідну. Інформація, яка поступає (надходить) в обєкт управління, називається вхідною, а та, що виходить – вихідною. Вхідну і вихідну інформацію, в свою чергу, з точки зору відношення до обєкта менеджменту, можна поділити на внутрішню і зовнішню. Внутрішньою називається така інформація, яка виникає всередині обєкта (цеху, відділу), зовнішньою, – та, яка виникає за її межами.

Розглянемо докладніше вихідну інформацію:

Зовнішня вихідна інформація поділяється на обліково–рорахункову і довідкову. Довідкова інформація – це різного роду довідки про хід виконання виробничого завдання, що призначається для вищих рівнів управління.

Внутрішня вихідна інформація поділяється на кілька груп:

• Планова (для дільниць і робочих місць);

• Транспортні команди;

• Технічні завдання майстрам, робітникам ВТК;

• Робочі команди на ліквідацію внутрішніх збурень.

До вихідної відносится інформація, одержана в результаті розвязання завдань АСМП і призначена для безпосереднього використання в управлінні.

В основу інформаційного забезпечення АСМП може бути покладена тільки документована інформація, яка регламентується, як правило, правовими нормами і має юридичну силу. Для створення інформаційної бази повинні використовуватись тільки первинні документид, що вміщують вихідну інформацію.

Склад і структура форм вихідних документів визначається організаційно – еко номічною сутністю завдань, цілями і параметрами менеджменту, можливостями засобів обробки і виводу інформації, а також вимогами програмного забезпечення, яке використовується.

Сучасні ЕОМ дозволяють виводити інформацію на широкоформатний рулонний папір, дисплей, магнітні стрічки, диски та ін. Залежно від того, які пристрої ЕОМ використовуються, змінюється і норма предствалення результативної інформації. Зведення, отримані на друкуючих пристроях ЕОМ, – машинограми, а дані з екрана дисплея – відеограми.

В умовах обробки інформації на ЕОМ всі вихідні документи формуються спочатку на машинних носіях, а потім відображаються у формі машинограм або відеограм. Відображення результативної інформації у вихідних документах здійснюється в двох режимах: регламентному і до запитання. При регламентному режимі машинограми видаються згідно ухваленого плану за попередньо встановленими термінами. Режим до запитання забезпечує видачу результативної інформації в будь–який час, коли виникає в ній необхідність. Якщо результативна інформація видається негайно після поступлення запиту на екран дисплея, то мова йде про діалоговий режим відображення даних.

При проектуванні форм виводу інформації на друкуючий пристрій складається ескіз зведень, визначається порядок розміщення в них даних по графах, вид зведення залежно від типу машин, на яких його будуть складати, вихідні дні.

У заголовку будь-якого вихідного документа вміщується його найменування, дата складання, довідкові реквізити, наприклад, код зведень. У змістовій частині зведення спочатку розташовуються довідкові і довідково–групові ознаки, а потім, – розрахункові показники. У зведеннях можуть друкуватись усі стрічки результативного масиву з підрахунком підсумків за груповими ознаками, кількісними і вартісними, показниками, або тільки підсумкові стрічки. Це залежить від призначення машинограми і вимог користувача. При проектуванні форм вихідних машинних документів враховується можливість використання локальних і всезагальних класифікаторів для того, щоби забезпечити співставлення зведених даних на різних рівнях управління АСМ.

Сучасні ЕОМ дають можливість отримувати зручні і наглядні для користувача форми вихідної інформації. Зведення, складені на ЕОМ, повністю оформлені, не вимагають додаткових ручних операцій, розграфлені, мають віддрукований заголовок багатографних документів будь–якої форми.

При проектуванні відеограм враховується інформаційний обєм екрана дисплея, число стрічок у кадрі, і символів у стрічці, щоб можна було розмістити максимум корисної інформації. Правильний вибір форм і зміст результативної інформації є передумовою і важливим фактором підвищення ефективності технологічного процесу автоматизованої обробки інформації.