- •Лекция 1
- •1. Основные понятия управления документами
- •1.2. Нормативно-правовая база управления документами
- •Правовые основы стандартизации
- •1.2.4. Нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера
- •Лекция 2
- •2.1. Общие требования к юридической силе и оформлению документов
- •2.2. Состав реквизитов управленческих документов и правила их оформления
- •Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
- •Федеральное агентство по образованию
- •Флаговое форматирование Центрованное форматирование
- •2.3. Требования к бланкам документов
- •Высшего профессионального образования «государственный университет управления»
- •Глава 3
- •3.1. Общероссийские системы документации
- •3.2. Унифицированные системы управленческой документации
- •3.3. Унифицированные формы отраслевой документации
- •3.4. Особенности оформления наиболее
- •3.4.1. Протоколы
- •3.4.2. Акты
- •3.4.3. Докладные и объяснительные записки, заявления, справки
- •3.4.4. Распорядительные документы
- •3.4.5. Организационно-правовые документы
- •Глава 4
- •4.1. Письменная корреспонденция
- •4.1.1. Носители письменной корреспонденции
- •4.1.2. Бумага для письменной корреспонденции
- •4.2. Телеграммы
- •4.3. Телефонограммы
- •4.4. Факсограммы
- •4.5. Сообщения электронной почты
- •4.6. Виды и разновидности деловых писем
- •4.6.1. Информационное письмо
- •4.6.2. Письмо-сообщение
- •Примеры писем-сообщений
- •Приносим извинения за возможные неудобства.
- •4.6.3. Письмо-приглашение
- •Примеры писем-приглашений
- •4.6.4. Письмо-извещение
- •6. Утверждение годового отчета, бухгалтерского баланса, счетов прибылей и убытков общества, рас- пределение его прибылей и убытков.
- •(Название предприятия-должника)
- •4.6.6. Письмо-предложение
- •3. Величина вознаграждения и форма оплаты
- •4. Дополнительные условия
- •4.6.7. Рекламное письмо
- •4.6.8. Письмо-просьба
- •(СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03) в количестве 40 шт.
- •1. Сведения об организации
- •2. Формы участия (отметить необходимое)
- •3. Сведения об участнике
- •4.6.10. Гарантийное письмо
- •Примеры гарантийных писем
- •4.6.11. Письмо-запрос
- •Примеры писем-запросов
- •4. Справку о стоимости одного кубометра гравия на 01.08.2008.
- •4.6.12. Письмо-заказ
- •Пример письма-заказа
- •4.6.13. Письмо-согласие
- •Примеры писем-согласий
- •4.6.14. Письмо-отказ
- •Примеры писем-отказов
- •4.6.15. Письмо-подтверждение
- •Примеры писем-подтверждений
- •4.6.16. Письмо-напоминание
- •Примеры писем-напоминаний
- •4.6.17. Письмо-требование
- •4.6.18. Претензионное (рекламационное) письмо
- •Примеры писем-претензий
- •4.6.19. Письмо-поздравление
- •4.6.20. Письмо-благодарность
- •4.6.21. Письмо-соболезнование
- •Примеры писем-соболезнований
- •4.6.22. Письмо-извинение
- •4.6.23. Рекомендательное письмо
- •4.6.24. Сопроводительное письмо
- •Примеры сопроводительных писем
- •5.1. Организация документооборота
- •5.2. Технологии обработки поступающих документов
- •5.2.1. Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции
- •5.2.2. Предварительное рассмотрение документов
- •5.2.3. Рассмотрение корреспонденции руководителем
- •5.2.5. Обработка телеграфных и телефонных сообщений
- •5.3. Организация движения документов между подразделениями
- •5.3.1. Документооборот исполнителя (сотрудника)
- •5.3.2. Организация движения инициативных и ответных документов
- •5.5. Подсчет и оптимизация документооборота
- •5.6. Структура баз данных документального фонда организации
- •Корреспонденции
- •5.7. Контроль за исполнением документов и принятых решений
- •5.8. Организационное построение службы документационного обеспечения управления
- •5.8.1. Организационная структура службы доу
- •5.8.2. Структура службы доу
- •5.8.3. Положение о службе доу
- •Примерное положение о службе документационного обеспечения управления
- •1. Общие положения
- •2.1. Основными целями службы доу являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документаци-онному обеспечению управления. Служба доу решает следующие задачи:
- •2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
- •3.1. В соответствии с возложенными задачами служба доу осуществляет следующие функции:
- •4.1. Служба доу имеет право:
- •5.8.4. Регламентация деятельности работников службы доу
- •5.8.5. Инструкция по документационному обеспечению управления
- •5.8.6. Нормирование документационных работ службы доу
- •Глава 6
- •6.1. Документальный и архивный фонды
- •6.2. Общие принципы формирования дел
- •6.3. Систематизация и учет документов организации
- •6.4. Оценка значимости документов и определение сроков их хранения
- •6.5. Оперативное хранение документов и дел
- •Заголовок дела (дата единицы хранения)
- •7.3. Автоматизированные системы документационного обеспечения
- •Справочные и учебные издания
- •Инструкции и методические рекомендации
- •Нормы труда и выработки
- •Государственные стандарты
- •Нормативно-правовые акты
- •Результаты тестирования
- •Вопрос 1. Кто причастен к созданию программного обеспечения "open-source"? — Ответ правильный
- •Вопрос 2. Кто является автором Perl?... Ответ отсутствует
- •Вопрос 3. Как называется unix-подобная операционная система, созданная в рамках
- •Вопрос 3lH 3
- •Вопрос 1 Mi 3
- •Начальное окно программы электронного тестирования
- •Сеанс тестирования
- •Введение
- •7.3.3. Порядок создания системы управления документами
- •7.3.2. Основные способы создания асдоу
- •7.3. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
- •7.3.1. Необходимость и задачи комплексной автоматизации документационного обеспечения управления
- •Глава 7
- •7.1. Общая характеристика средств автоматизации документационного обеспечения управления
4.1.2. Бумага для письменной корреспонденции
Форматы (размеры) бумаги — писчей, почтовой, для множительных аппаратов, а также изделий из бумаги (бланков, конвертов и других) определяет ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».
Стандартом установлены три ряда потребительских форматов: А, В, С. Основным рядом потребительских форматов является ряд А. Форматы вспомогательного ряда В применяются в исключительных случаях, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Форматы ряда С применяются для таких изделий, как папки, конверты и других им подобных.
Потребительские форматы обозначаются буквами, за которыми следует цифра, указывающая число делений, которые были произведены, начиная с исходного формата (АО, ВО, СО). Потребительские форматы рядов А, В, С соответствуют величинам, представленным в табл. 4.2.
Основным потребительским форматом является формат АО, площадь которого равна 1 кв. м. Ряды форматов построены по принципу деления предшествующего большего формата на две рав
ные части, параллельно меньшей его стороне (рис. 4.5). Площади смежных форматов одного и того же ряда относятся как 1 к 2. Все
АО
А2
А1
А4
A3
А6
А5
А6
Рис 4.5. Форматы бумаги (ряд А)
форматы геометрически подобны, имеют одинаковое отношение сторон.
В делопроизводстве используется бумага форматов: A3, А4, А5, А6. Письма оформляются на бумаге форматов А4 и А5.
4.2. Телеграммы
Телеграмма — краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи. Обобщенное название «телеграммы» охватывает различные по содержанию документы, выделяемые в связи с особым способом передачи текста.
В зависимости от используемых средств передачи различают телеграммы, передаваемые:
по внутригосударственной и международной сетям телеграфной связи общего пользования;
по сетям внутригосударственного (АТ50) и международного (TELEX TELeprinter EXchange service) абонентского телеграфа (телетайпограммы или телексы);
посредством радиосвязи (радиограммы).
Передача телеграмм по телеграфным сетям осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 222). Требования к оформлению телеграмм, учитывающие специфику подготовки документов в конкретной организации, включаются в Инструкцию по делопроизводству.
В зависимости от страны нахождения отправителя и адресата пользователям услуг телеграфной связи предоставляются следующие основные услуги:
«внутренняя телеграмма»;
«международная телеграмма».
Услуга «внутренняя телеграмма» предоставляется при передаче телеграмм в пределах Российской Федерации, услуга «международная телеграмма» — при передаче телеграмм за пределы Российской Федерации или при доставке телеграмм, адресованных в Российскую Федерацию и поданных за ее пределами.
Услуги телеграфной связи предоставляются пользователям в пунктах предоставления услуг телеграфной связи (отделениях связи, пунктах коллективного пользования и т.п.), а также с помощью установок (терминалов) абонентской сети.
Служба Телекс (TLX, АТ/Телекс) — абонентская телеграфная служба, предназначенная для обеспечения документальной связью организаций и физических лиц, которые являются пользователями (абонентами) сети Телекс. Сообщения, пересылаемые по этой сети, называются «телексами» или телетайпограммами. В качестве абонентской установки (терминала) пользователи (абоненты) сети Телекс могут использовать:
телеграфный аппарат;
рабочее место в составе вычислительной системы, оснащенной соответствующими коммуникационным оборудованием (модемы и т.п.) и программным обеспечением.
Вызовы от пользователей (абонентов) национальной сети Телекс (АТ/Телекс) делятся на три типа:
местные;
национальные;
международные.
Название приемно-передающего аппарата (телетайп) вызвало появление терминов «телетайпная связь», «телетайпограмма».
Адреса, по которым направляются телеграммы, указываются в справочных данных об организации. Например, адресные данные ОАО «ЛУКойл» включают:
Телекс: 612553 LUKSU,
а адресные данные ООО «ЛУКойл Нижневолскнефть» — Телетайп: 117171 НЕФТЬ
Телеграммы, телексы, телетайпограммы (далее по тексту — телеграммы) составляются в тех случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.
Телеграммы должны доставляться адресатам отпечатанными на светлой бумаге. В отдельных случаях при отсутствии в пункте связи, осуществляющем доставку телеграмм, технической возможности для оформления телеграмм в отпечатанном виде допускается оформлять доставляемые телеграммы в рукописном виде.
Телеграммы с отметкой «люкс» должны доставляться адресатам на художественных бланках.
Телеграмма должна содержать реквизиты, размещаемые в следующей последовательности:
отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);
отметка о виде телеграммы;
адрес и наименование адресата;
текст телеграммы;
подпись отправителя (по желанию отправителя).
В нижней части бланка подаваемой телеграммы (или листа белой бумаги, используемого вместо бланка) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать номер телефона отправителя или отметку «проездом»). Фамилия и адрес отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны включаться отправителем в текст телеграммы.
Доставляемая адресату телеграмма должна иметь служебный заголовок, указывающий пункт подачи, номер телеграммы, количество слов, дату и время подачи и содержание телеграммы, поданной отправителем.
На доставляемой телеграмме должны быть оттиски календарного штемпеля, содержащего наименование оператора связи и пункта связи, осуществляющего доставку телеграммы, и календарную дату.
Адрес телеграммы должен включать все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок.
В соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи указываются:
если адресатом является гражданин — фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата;
если адресатом является должностное лицо — наименование организации, должность, фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица;
если адресатом является организация — наименование организации.
Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.
Допускается прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке.
При направлении телеграммы в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.
При направлении телеграмм указывается подробный адрес: почтовый индекс, название области, края, автономного округа, республики; название города, поселка; название улицы, номер дома; название органа власти, учреждения; наименование должности; инициалы и фамилия, которые печатаются прописными буквами.
Условный или сокращенный адрес присваивается адресату оператором связи, который предоставляет услуги телеграфной связи на территории, где находится адресат. Доставка телеграмм, адресованных на условный или сокращенный адрес, не зарегистрированный оператором связи, не производится.
В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:
Москва, ул. Королева, 8 или
Екатеринбург 11 «Восток»
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:
Алапаевск Свердловской области
Боровичи Новгородской области
Наименование организации печатается в дательном падеже: Администрации Псковской области
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:
Губернатору Ульяновской обл.
или
А.Н. Горбатову
Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:
Руководителям органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации
Текст телеграммы должен содержать хотя бы одно слово. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая (последняя часть может содержать менее 300 слов), передаваемых как отдельные телеграммы. При этом отметка о категории телеграммы указывается на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы — только на первой телеграмме.
Текст излагается кратко, печатается без переноса слов. Требования к телеграммам, устанавливаемые в инструкциях по делопроизводству, обычно ограничивают объем телеграммы. Он не должен превышать двух машинописных страниц.
Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.
В тексте телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, дается ссылка на его регистрационный номер и дату.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:
Уважаемый /
Подпись в тексте телеграммы оформляется отдельной строкой. Реквизит «Подпись» включает: наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Дата проставляется после подписания документа и оформляется словесно-цифровым способом, располагается ниже реквизита «Подпись» и печатается от левой границы текстового поля.
Регистрационный номер проставляется после подписания документа и размещается ниже реквизита «Подпись» от левой границы текстового поля. Например, регистрационный номер телеграммы может состоять из буквенного индекса «НР», индекса подразделения и порядкового номера:
НРА?'1-1932
На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.
Фамилия и адрес отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя эти данные должны включаться отправителем в текст телеграммы.
Адрес телеграммы, наименование адресата, отметки о категории и виде телеграммы, а также наименование и адрес отправителя должны быть написаны на русском языке буквами русского алфавита, а для телеграмм, пересылаемых в пределах территории республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке буквами русского алфавита.
Текст подаваемой отправителем телеграммы должен быть написан отправителем на любом языке буквами русского или латинского алфавита. Транслитерация (представление букв русского алфавита латинскими буквами) осуществляется в соответствии с ГОСТ 7.79-2000 (ISO 9.95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».
Особым видом телеграмм являются радиотелеграммы (радиограммы). Их отличия от обычных телеграмм проявляются в специфике передающей среды (радиоэфир), используемой аппаратуры и области использования (морской и речной флот, геолого-разведочные и другие работы в пустынных и незаселенных местах и т.п.).
Эти особенности отражены в Правилах радиосвязи морской подвижной службы и морской подвижной спутниковой службы Российской Федерации (утв. приказом Минтранса России № 137, Минсвязи России № 190, Госкомрыболовства России № 291 от 04.11.2000).