4.6.1. Информационное письмо

Информационное письмо — деловое письмо, содержащее сведе­ния официального характера.

Информационные письма обычно носят типовой характер и, как правило, рассылаются органами власти и управления различ­ных уровней подведомственным организациям или организациям, деятельности которых касается содержащейся в них информации. В информационных письмах могут буквально приводиться те или иные положения правовых документов, могут содержаться реко­мендации, предложения и разъяснения по их применению в опре­деленных ситуациях.

В отдельных случаях информационные письма могут содержать приложения (собственно правовые документы, методические ука­зания и разъяснения и т.п.).

Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двух-трех страниц. Как правило, информационные письма под­писываются руководителем рассылающей их организации.

Ранее аналогом информационных писем были так называемые циркулярные письма — письма, рассылаемые группе адресатов с целью сообщения какой-либо информации обязательного харак­тера. В настоящее время название «циркулярное письмо» не ис­пользуется.

Примеры информационных писем

Доводим до Вашего сведения, что при подготовке долж­ностных инструкций по должностям госслужащих следует руководствоваться Указом Президента Российской Федера­ции от 30.01.1996 «О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы» и Рекомендациями по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполни­тельной власти Российской Федерации (письмо Минтруда России от 13.03.1996 № 482-ВК).

Руководителям организаций

Сообщаем, что Минсвязи России во исполнение постановления Правительства Российской Федера­ции от 05.08.1999 № 903 «О регулировании приме­нения оборудования электросвязи на взаимоувязан­ной сети связи Российской Федерации» 30.12.1999 утверждена Инструкция о порядке заполнения ти­повых форм по предоставлению статистических дан­ных о работе цифровых систем коммутации, нахо­дящихся в эксплуатации на взаимоувязанной сети связи Российской Федерации.

Прошу Вас организовать предоставление инфор­мации о работе оборудования электросвязи конкрет­ных типов по формам и в сроки, устанавливаемые данной Инструкцией, аналитическим центрам со­гласно утвержденному перечню.

Инструкция о порядке заполнения типовых форм по предоставлению статистических данных о работе цифровых систем коммутации, находящихся в экс­плуатации на Взаимоувязанной сети связи Россий­ской Федерации, размещена на WEB-сервере Минсвязи России (www.ptti.gov.ru) в разделе «Доку­менты».

Направляем разъяснение о порядке применения контрольно-кассовых машин по п. 7 постановления Правительства Москвы от 18.04.2000 № 292 «Об упо­рядочении рыночной торговли в г. Москве».

Просим довести указанное разъяснение до руко­водителей рынков, действующих на территории ва­шего округа.

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

4.6.2. Письмо-сообщение

Письмо-сообщение — деловое письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес как для автора, так и для адресата. Оно может быть послано по инициати­ве автора или являться ответом на соответствующие деловые пись­ма с просьбой или запросом. Письма-сообщения имеют небольшой объем, нередко состоят из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение обычно начинается с обоснования или не­посредственно с изложения сообщаемой информации с использо­ванием одной из следующих ключевых фраз:

«Доводим до Вашего сведения, что...»;

«Сообщаем Вам, что...»;

«Считаем необходимым поставить Вас в известность о...».

При составлении писем-сообщений, являющихся ответами на просьбы или запросы, должно соблюдаться языковое соответствие: в тексте ответа следует приводить те же языковые обороты и лек­сику, которые использовал автор просьбы или запроса, при усло­вии, что они корректны в языковом отношении.