- •Лекция 1
- •1. Основные понятия управления документами
- •1.2. Нормативно-правовая база управления документами
- •Правовые основы стандартизации
- •1.2.4. Нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера
- •Лекция 2
- •2.1. Общие требования к юридической силе и оформлению документов
- •2.2. Состав реквизитов управленческих документов и правила их оформления
- •Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
- •Федеральное агентство по образованию
- •Флаговое форматирование Центрованное форматирование
- •2.3. Требования к бланкам документов
- •Высшего профессионального образования «государственный университет управления»
- •Глава 3
- •3.1. Общероссийские системы документации
- •3.2. Унифицированные системы управленческой документации
- •3.3. Унифицированные формы отраслевой документации
- •3.4. Особенности оформления наиболее
- •3.4.1. Протоколы
- •3.4.2. Акты
- •3.4.3. Докладные и объяснительные записки, заявления, справки
- •3.4.4. Распорядительные документы
- •3.4.5. Организационно-правовые документы
- •Глава 4
- •4.1. Письменная корреспонденция
- •4.1.1. Носители письменной корреспонденции
- •4.1.2. Бумага для письменной корреспонденции
- •4.2. Телеграммы
- •4.3. Телефонограммы
- •4.4. Факсограммы
- •4.5. Сообщения электронной почты
- •4.6. Виды и разновидности деловых писем
- •4.6.1. Информационное письмо
- •4.6.2. Письмо-сообщение
- •Примеры писем-сообщений
- •Приносим извинения за возможные неудобства.
- •4.6.3. Письмо-приглашение
- •Примеры писем-приглашений
- •4.6.4. Письмо-извещение
- •6. Утверждение годового отчета, бухгалтерского баланса, счетов прибылей и убытков общества, рас- пределение его прибылей и убытков.
- •(Название предприятия-должника)
- •4.6.6. Письмо-предложение
- •3. Величина вознаграждения и форма оплаты
- •4. Дополнительные условия
- •4.6.7. Рекламное письмо
- •4.6.8. Письмо-просьба
- •(СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03) в количестве 40 шт.
- •1. Сведения об организации
- •2. Формы участия (отметить необходимое)
- •3. Сведения об участнике
- •4.6.10. Гарантийное письмо
- •Примеры гарантийных писем
- •4.6.11. Письмо-запрос
- •Примеры писем-запросов
- •4. Справку о стоимости одного кубометра гравия на 01.08.2008.
- •4.6.12. Письмо-заказ
- •Пример письма-заказа
- •4.6.13. Письмо-согласие
- •Примеры писем-согласий
- •4.6.14. Письмо-отказ
- •Примеры писем-отказов
- •4.6.15. Письмо-подтверждение
- •Примеры писем-подтверждений
- •4.6.16. Письмо-напоминание
- •Примеры писем-напоминаний
- •4.6.17. Письмо-требование
- •4.6.18. Претензионное (рекламационное) письмо
- •Примеры писем-претензий
- •4.6.19. Письмо-поздравление
- •4.6.20. Письмо-благодарность
- •4.6.21. Письмо-соболезнование
- •Примеры писем-соболезнований
- •4.6.22. Письмо-извинение
- •4.6.23. Рекомендательное письмо
- •4.6.24. Сопроводительное письмо
- •Примеры сопроводительных писем
- •5.1. Организация документооборота
- •5.2. Технологии обработки поступающих документов
- •5.2.1. Экспедиционная обработка поступающей корреспонденции
- •5.2.2. Предварительное рассмотрение документов
- •5.2.3. Рассмотрение корреспонденции руководителем
- •5.2.5. Обработка телеграфных и телефонных сообщений
- •5.3. Организация движения документов между подразделениями
- •5.3.1. Документооборот исполнителя (сотрудника)
- •5.3.2. Организация движения инициативных и ответных документов
- •5.5. Подсчет и оптимизация документооборота
- •5.6. Структура баз данных документального фонда организации
- •Корреспонденции
- •5.7. Контроль за исполнением документов и принятых решений
- •5.8. Организационное построение службы документационного обеспечения управления
- •5.8.1. Организационная структура службы доу
- •5.8.2. Структура службы доу
- •5.8.3. Положение о службе доу
- •Примерное положение о службе документационного обеспечения управления
- •1. Общие положения
- •2.1. Основными целями службы доу являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документаци-онному обеспечению управления. Служба доу решает следующие задачи:
- •2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
- •3.1. В соответствии с возложенными задачами служба доу осуществляет следующие функции:
- •4.1. Служба доу имеет право:
- •5.8.4. Регламентация деятельности работников службы доу
- •5.8.5. Инструкция по документационному обеспечению управления
- •5.8.6. Нормирование документационных работ службы доу
- •Глава 6
- •6.1. Документальный и архивный фонды
- •6.2. Общие принципы формирования дел
- •6.3. Систематизация и учет документов организации
- •6.4. Оценка значимости документов и определение сроков их хранения
- •6.5. Оперативное хранение документов и дел
- •Заголовок дела (дата единицы хранения)
- •7.3. Автоматизированные системы документационного обеспечения
- •Справочные и учебные издания
- •Инструкции и методические рекомендации
- •Нормы труда и выработки
- •Государственные стандарты
- •Нормативно-правовые акты
- •Результаты тестирования
- •Вопрос 1. Кто причастен к созданию программного обеспечения "open-source"? — Ответ правильный
- •Вопрос 2. Кто является автором Perl?... Ответ отсутствует
- •Вопрос 3. Как называется unix-подобная операционная система, созданная в рамках
- •Вопрос 3lH 3
- •Вопрос 1 Mi 3
- •Начальное окно программы электронного тестирования
- •Сеанс тестирования
- •Введение
- •7.3.3. Порядок создания системы управления документами
- •7.3.2. Основные способы создания асдоу
- •7.3. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
- •7.3.1. Необходимость и задачи комплексной автоматизации документационного обеспечения управления
- •Глава 7
- •7.1. Общая характеристика средств автоматизации документационного обеспечения управления
7.3.3. Порядок создания системы управления документами
Разработка автоматизированных систем документационного обеспечения управления должна осуществляться в соответствии с методологией создания систем управления документами.
Процесс проектирования и внедрения системы управления документами (в том числе и автоматизированной) состоит из следующих этапов:
Данная спецификация описывает типовые требования (Model Requirements) к управлению электронными документами (Management of Electronic Record) или требования к электронному документообороту. Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем ДОУ.
Спецификация MoReq составлена таким образом, чтобы быть применимой как в государственном, так и в коммерческом секторах в организациях, которые намереваются внедрить АСДОУ или желают оценить возможности систем, уже используемых ими.
Другие тесно связанные требования, такие, как управление электронными документами (document management) и электронное управление материальными документами (в том числе бумажными документами и микрофильмами), также рассматриваются, но менее детально. Например, спецификация включает основные требования к управлению материальными документами; однако она не включает детальное описание функциональности, связанной с отслеживанием физического размещения документов, использованием штрихового кодирования и т.д. Такие близкие темы, как оцифровка и другие средства создания электронных документов, находятся за рамками данной спецификации. Аналогично в данной спецификации не предпринимаются попытки осветить вопросы практического использования АСДОУ.
Выполнение разработки и внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления собственными силами обеспечивает экономию средств на покупку чужой системы и учет всех требований будущего потребителя. В то же время такая ориентация может привести к следующим недостаткам:
сотрудники, участвующие в проекте, будут надолго оторваны от своих прямых обязанностей из-за больших временных затрат на разработку и внедрение системы;
проект может быть не реализован из-за неправильно выбранной стратегии автоматизации, отсутствия должной квалификации разработчиков, нехватки сил для построения достаточно мощной системы, ухода одного-двух ведущих специалистов;
разработчикам системы в период эксплуатации придется регулярно ее модифицировать в связи с появлением новых потребительских свойств.
Осуществление разработки и внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления сторонней
априорная, принципиально неустранимая неопределенность перечня данных, которые могут потребоваться для принятия управленческих решений во всех возможных ситуациях, проистекающая из сложности организационных систем, невозможности описания внутреннего состояния системы конечным перечнем данных о состоянии управляемого объекта и окружающей среды, быстрого старения информации;
значительные темпы изменения управляемых процессов в организации, событий реального мира и совершенствования программно-технических средств, соизмеримые со временем внедрения автоматизированной системы.
Требования к АСДОУ. Методология разработки и внедрения автоматизированных систем во многом была разработана в 1960— 1970-х гг. применительно к проблематике автоматизированных систем управления и актуальна в настоящее время. Но для АСДОУ имеется специфическая методологическая основа в виде типовых требований, утвержденных Европейской комиссией в октябре 2002 г. (версия 5.2.4) и переведенных на русский язык в январе 2006 г.
Этот документ получил название Спецификации MoReq.
Потребность в подробной спецификации требований к автоматизированным системам документационного обеспечения управления впервые была отчетливо обозначена на Форуме DLM в 1996 г. как одно из десяти направлений деятельности по результатам работы Форума. DLM — это сокращение от французского «Donnees Lisibles par Machine* (машиночитаемые документы). DLM-дрорум действует на основе решения Совета Европы (94/С 235/03) от 17 июня 1994 г., посвященного повышению уровня кооперации в области архивов. Впоследствии организация разработки типовых требований была поручена European Commission Enterprise DCs Interchange of Data between Administrations (IDA).
В 1999 г. был проведен открытый конкурс. Работа над данной спецификацией началась в 2000 г. и закончилась в 2001 г. Разработка спецификации была выполнена небольшой командой профессиональных консультантов из компании Cornwell Affiliates pic (теперь Cornwell Management Consultants pic) при поддержке группы экспертов из разных стран. В обсуждении и согласовании спецификации принимали участие организации как из государственного, так и из коммерческого сектора.
щей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской. После завершения активного использования документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.