2.3 Планирование персонала и определение потребности в персонале

Процесс принятия на работу начинается с понимания потребности в новом персонале. Обычно это происходит таким образом: менеджер представляет заявку в отдел по управлению персоналом, в которой говорится о необходимости заполнить свободную вакансию. Вакансия должна быть определена через должностные обязанности и особенности работы. Этот процесс должен совпадать с планами организации относительно персонала. При определении потребности в персонале следует учитывать как количественную, так и качественную потребность в кадрах.

Для найма новых работников руководство предприятия должно знать, какие функции он будут выполнять, в связи с чем проводится анализ содержания работы. Оценка всех специальностей дает надежное основание для принятия будущих решений о найме, отборе, назначении заработной платы, оценке деятельности и повышения в должности.

Успех процесса принятия решений в управлении и планировании персонала зависит именно от того, насколько точно руководитель понимает специфику должности и содержание работы.

Анализ содержания работы помогает организации отобрать нужного кандидата на вакантную должность. Тщательно подготовленный анализ работы раскрывает, какая квалификация и какие знания, навыки и способности необходимы для успешной работы. Причем анализ работы играет немаловажную роль не только в процессе привлечения и отбора персонала, но и в общей системе управления персоналом. Например, в определении уровня заработной платы, в процессе ротации, повышения сотрудников. Анализ работы представляет собой ряд практических действий, направленных на сбор и изучение информации о работе.

Одним из таких действий является общение с сотрудниками, имеющими представление о данной профессии. Это наиболее эффективный источник получения необходимой информации. Это может быть супервайзер или работник, занятый на похожей должности. Всем сотрудникам задают одинаковые вопросы, с тем чтобы ответы потом можно было сравнить и проанализировать. Для этих целей в компании существуют специальные анкеты.

Так же для получения информации об интересующей должности возможен к использованию метод случайного и периодического наблюдения и изучения самой должности. В результате таких наблюдений можно получить ценную информацию.

Так же используются качественные показатели в анализе требований к должности: определение специфики работы, определение необходимых навыков, личностных качеств и необходимого опыта и образования. Основываясь на информации, которая был получена в результате анализа работы, составляется описание той должности, которая должна быть заполнена, иными словами составляется должностная инструкция.

Должностные инструкции определяют основное содержание работы, которая должна выполняться работником. Они включают следующие пункты: наименование должности; что собой представляет данная работа. Какие виды деятельности и обязанности она в себя включает; квалификационные требования к работнику; ответственность и полномочия; место работника в формальной структуре организации, личностные качества работника.