Выселение

1. Откройте список Лицевых счетов.

2. В поле «Номер» введите номер комнаты, из которого нужно выселить гостя, и нажмите Enter. Вы увидите список лицевых счетов гостей, проживающих в данном номере. Возьмем, к примеру, номер 36.

Выделим гостей, которых нужно выселить, удерживая кнопку Ctrlа затем нажмем кнопку «Выселить»

3. Проверим баланс.

4. Нажмите на кнопку «Выселить».

Размещение переходит на закладку Архив размещений со статусом Выезд

В случае наличия задолженности будет выдано сообщение о том, что у гостя есть задолженность и запрошено, нужно ли, тем не менее, выселить гостя:

Возможность выселения гостей с долгами отображена в наборе прав, в случае установки этого права, при ненулевом балансе гостя возможно его выселение данным пользователем программы

Как отменить выселение при ошибке

1. Найдите и откройте размещение гостя, которого нужно восстановить. (см. поиск размещения)

2. Нажмите кнопку «Отменить выселение». (Кнопка в левом нижнем углу). Внимание! Кнопка доступна только для гостей выехавших сегодня.

3. Нажмите ОК.

1. Поселение по брони

1. Нажмите на кнопку «Бронирование» (F7)

2. Найдите бронь по фамилии, по имени организации, по дате заезда, или по номеру брони.

Ниже выделены строки с бронью группы 165. Обратите внимание, что бронь уже оформлена на конкретных гостей. Выделим мышью все строки группы 165, удерживая клавишу Ctrl:

Нажмем на кнопку «Поселить».

3. Откроется новое размещение, в котором вам нужно выбрать номер.

4. Заполните карточки гостей, т.е. всю ту информацию о них, которая была неизвестна при бронировании.

5. Нажмите в размещении кнопку «ОК». В списке размещений данной группы видим:

Теперь рассмотрим случай анонимной брони, т.е. ситуацию, когда приезжает группа людей, но фамилии их неизвестны. Забронируем места в двухместных номерах ПК2 на 10 человек:

На закладке «Состав группы» у нас только одна строка, но это не должно смущать, поскольку кнопка Итоги дает правильную информацию:

В журнале Брони видим:

Для размещения такой группы можно использовать кнопки «Поселить» и «Двоих», «N».

Использование кнопки «Двоих» выводит на экран форму с двумя строками, в которых нужно заполнить фамилии гостей.

После проведения размещения в брони будет отмечено, что 2 человека уже заехало, осталось ждать 8.

Как продлить

1. В списке «Проживающие» найдите размещение по номеру (Alt+Н) или по фамилии гостя (Alt+Г).

2. Откройте размещение. (F2)

3. Поменяйте дату выезда.

4. Нажмите «ОК»(Ctrl+Enter)

5. Откроется лицевой счет гостя. Если нужно внесите доплату на счет гостя.

Как внести предоплату наличными по брони.

1. Оформите бронь.

2. Выделите нужную бронь в списке, откройте ее. (F2)

3. Нажмите кнопку «Лицевые счета» - откроется список счетов прикрепленных к этой брони.

4. Откройте счет.

5. Нажмите оплатить.

6. Укажите сумму предоплаты.

7. Нажмите на кнопку «ОК». Документ будет проведен и, если выбран способ оплаты «наличные» или «кредитная карта», будет пробит чек.

Расчеты с гостями

Как оформить счет посетителю

1. Откройте «Лицевые счета» (Ctrl+ F9).

2. Нажмите Insertили кнопку. Откроется новый счет.

3. Нажмите F5, или кнопку

4. Выберите услугу, укажите количество. Нажмите ОК.

5. Нажмите на кнопку «Оплатить»(F10). Откроется форма нового платежа. Укажите сумму, которая вноситься на счет гостю.

6. Нажмите кнопку «ОК». (Ctrl+Enter) чтобы пробить чек и распечатать счет.

Как оформить оплату наличными

1. Откройте «Лицевые счета» (Ctrl+ F9).

2. Откройте лицевой счет гостя. Можно воспользоваться поиском по фамилии (Alt+Г) или по номеру (Alt+Н)

3. Нажмите на кнопку «Оплатить»(F10). Откроется форма нового платежа. Укажите сумму, которая вноситься на счет гостю.

4. Нажмите кнопку «ОК». (Ctrl+Enter)

Как добавить гостю дополнительные услуги.

1. Откройте «Лицевые счета» (Ctrl+ F9).

2. Откройте лицевой счет гостя. Можно воспользоваться поиском по фамилии (Alt+Г) или по номеру (Alt+Н)

3. Нажмите на кнопку «Начислить»(F5). Откроется новый документ «Начисление».

4. Выберите из списка услугу, которую Вы хотите добавить.

5. Укажите количество.

6. Нажмите кнопку «ОК».(Ctrl+Enter)

Как повторно распечатать счет.

1. Откройте лицевые счета. Выделите лицевой счет гостя. Можно воспользоваться поиском по фамилии (Alt+Г) или по номеру (Alt+Н)

2. Нажмите кнопку «Печать»(Shift+F9). Выберите вариант печати и нажмите Enter.

Как сторнировать услуги.

1. Откройте лицевой счет гостя.

2. Выделите услугу, которую нужно сторнировать.

3. Нажмите на кнопку «Сторно»(Shift+F5)

Как внести предоплату за телефон, питание и т.д.

1. Откройте лицевые счета ранее поселенного гостя

2. Выберите лицевой счет, на который будут впоследствии начисляться услуги. Нажмите Enterчтобы войти внутрь лицевого счета.

3. Нажмите на кнопку «Оплатить»(F10)

4. Укажите сумму предоплаты, нажмите ОК, чтобы пробить чек.

Поиски

Как найти размещение по номеру комнаты

1. Откройте «Размещения» (F6)

2. В поле «Номер» введите номер, и нажмите Enter. (Alt+Н в русской раскладке клавиатуры).

3. В списке останутся только размещения проживающих гостей.

4. Если нужно найти размещения выехавшего гостя, то нужно переключиться на закладку «Архив размещений».

Как найти размещение по фамилии гостя

1. Откройте «Размещения» (F6)

2. В поле «Гость» введите фамилию гостя, или нажмите на кнопку выбора справа от поля и выберите гостя из списка. (Alt+Г)

3. Нажмите Enter. Вы увидите список размещений проживающих гостей.

4. Если нужно найти размещения выехавшего гостя, то нужно переключиться на закладку «Архив размещений».

Как найти счет по фамилии гостя или номеру комнаты.

1. Откройте «Лицевые счета» (Ctrl+F9).

2. Для поиска по номеру комнаты, в поле «Гость» введите фамилию гостя, или нажмите на кнопку выбора справа от поля и выберите гостя из списка. (Alt+Г)

3. Для поиска по номеру комнаты, в поле «Номер» введите номер, и нажмите Enter. (Alt+Н в русской раскладке клавиатуры).

4. Нажмите Enter. Вы увидите список лицевых счетов проживающих гостей.

Работа с кассой.

Как закрыть смену

1. Нажмите кнопку «Касса» (F5). Откроется журнал закрытия кассовых смен.

2. Нажмите кнопку «Закрыть смену» Insert. Откроется новый документ закрытия кассовой смены.

3. Нажмите на кнопку «Закрыть кассовую смену и распечатать z-отчет» (Ctrl+Enter)

4. Смена закрыта.

6. Инструкция по оформлению возвратов

Если оплата была наличными

1. Если сумма была пробита в текущую смену – выполняем аннуляцию.

Что нужно сделать:

1. Оформить заявление от лица гостя или от лица себя.

2. Отобрать у гостя старый чек. Если гость потерял чек, то указать в заявлении, что чек утерян.

3. На сумму старого чека составить Акт-КМ3. Вписать в акт номер чека.

4. Пробить по кассе аннуляцию чека.

5. Если нужно (у гостя появился долг), пробить новый чек на правильную сумму.

В бухгалтерию сдаются документы:

• Заявление гостя

• Акт КМ-3

• Старый чек

• Чек аннуляции

• Копия счета с нулевым балансом.

Действия портье в программе.

1. Найти и открыть список транзакций лицевого счета гостя

2. Перейти на закладку «Платежи».

3. Выделить платеж, который нужно аннулировать. Обычно это последняя строка в списке платежей.

• Открыть документ нажав на кнопку «Изменить» слева над списком платежей.

• Перейти на закладку «Валюты».

• Нажать на кнопку «1. Печать: Заявление, Акт КМ-3» - распечатаются заявление и Акт КМ-3.

• Нажать на кнопку «2. Аннулировать чек» - на ККМ пробьется чек аннуляции.

Подписать заявление у гостя. Возможно, попросить написать от руки причину аннуляции.

К акту КМ-3 приложить старый чек и чек аннуляции.

Перейти на закладку «Детальный список транзакций»

Если нужно, нажать на кнопку «Оплатить» (F10), пробить новый чек на правильную сумму.

Распечатать счет в 2-х экземплярах – отдать один экземпляр счета гостю вместе с новым чеком (если пробивался). Приложить второй экземпляр счета к заявлению и акту.

Действия бухгалтера. Ничего делать не надо.